提高會議效率法

提高會議效率法

在現代化管理中,利用開會的方式互通信息,進行安排、協調、諮詢、決策等工作,是一種必要的、提高工作效率的好方式。 但是如果濫用會議,或者掌握不當、會議成災,必然會走向反面,反而降低工作效率。在中國社會,領導一般特別愛開會,但效率和成果卻總是不盡理想。 研究怎么開會,如何用最少的時間產生最大的效率,是本法將要告訴你的。

什麼是提高會議效率法

所謂提高會議效率法,就是研究如何舉行會議,提高工作效率的方法。

提高會議效率法的具體操作

1、準備階段

1)了解會議的特點,確定會議要達到的目的。

2)選擇會議種類、方式、參加者。

3)確定不同的主持會議的方法。

2、實施階段

1)參加會議者入場就座。

2)發言表明觀點。

3)作出決議,確定觀點。

4)核算會議成本,進行成本---效益分析

提高會議效率法的實施要點

1、確定要開的是什麼類型的會議。

會議的方類有三種:

1)按會議的形式可分為四類,見下表:

會 議 類 型 會 議 特 點 舉例
告知性的會議 由特殊身份的人來宣布,與會者只應接受、討論和理解報告。 宣布某一政策法規宣布任命。
建設者性的會議 不需每個部門都參加,一般選擇有創見、有主意的人參加。 討論新戰略、新方法、新規定。
立法性的會議 受命制定規章、制度等,或修改舊的、不適應新情況的規章、制度。 安全操作條例的制訂。
執行性的會議 將任務分配給執行者,解決“怎么做?誰來做”的問題。 各班組年度生產量的分配。

2)按會議的實質性內容可分為兩類:

A、政策性研究會:目標規劃、應急對策、貫徹指示等需產生有方向性的見解的會議;

B、執行性協調會:布置任務、協調矛盾、組織實施等直接宣布決定的會議。

3)按會議產生結論的方式可分為五類,見下表:

名稱 主要程式
通過式會議 只有一種意見和主張,提出後讓大家舉手通過,履行認可手續。
選擇式會議 在兩種或多種意見中選取一種。
拼合式會議 在已提出的幾個方案中,採納每個方案中的合理意見,拚命成一個新方案。
折衷式會議 兩種方案相持不下,討論結果,只好採用介於兩者之間的第三種方案,雖雙方均不滿意,但得到部分滿足,尚可以接受。
綜合式會議 在討論中,對照會議目的,採納原方案中的合理部分,去掉其不合理部分,並吸收討論中所產生的新思想、新方法,將所有好的意見綜合起來,形式一個最佳方案。

不同的會議的目的不同,所以首先要給會議定類,明確目的所在。

2、不同的會議,安排不同的座次,以營造不同的氣氛。

對以下達指令為主的會議,應分上下座位,下達指令者坐上面,接受指令者坐下面,以營造嚴肅的氣氛;對以討論等為主的會議,應採用圓桌形式,增加彼此間的親近感。

3、按順序發言,自由發言應注意時間控制。

4、會議主持人對不同目的的會議,應注意主持方式。

1)對主持執行性協調會議(或稱解決問題的會議),應組織參加者圍繞與目的直接有關的問題來討論,儘量言簡意賅,迫使參加者保持高度集中、緊張的精神狀態,同時只考慮可執行的方案,以解決某一急迫問題。

2)對主持政策性研究會(或稱產生思想觀念的會議),主持人要以平等的態度對待與會者,使之充分表達思想,論證不管成熟與否,均要充分,以便當場定奪,但不是簡單地肯定或否定某些意見,而是儘量取長補短,互相合作。

5、會議成本計算的方法。

會議成本=2A*B*T

其中,A:每小時平均工資的3倍(因為勞動產值總高於職工工資);B:參加會議人數;T:會議時間。

與本次會議可以產生的效益(折算或現金流量)比較,即可確定會議當天與否。

例如,某廠有職工2000名,全廠平均工資500元(按每月25天計算,則每小時約1.5元),開大會2小時,則其成本為:會議成本=2*(1.5*3)*2000*2=36000元

提高會議效率法的特別提醒

1、據日本效率協會統計,科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上,並且由於開會而花去的費用也越來越高.日本旭化成公司的一家設備工廠,1980年統計,在辦公業務時間中會議時間占去28%以上,折算成本10億元.由此可見提高會議效率的重要性。

2、在與會者眾多的發言中,不管它多么有創見,均應放棄。

3、在鼓勵與會者公開論戰、對質的同時,要避免人身攻擊,把爭論限於對實質問題的討論上。

4、若與會者發言非常有創造性,但一時構思不成熟,應鼓勵他們會後繼續完善自己的想法,提出書面建議。

5、不管哪種會議,主持者要想利用好它,提高會議效率,就必須做到以下“八不”:

不開無目的的會議,必須事先確定本次會議目的,否則寧可不開;

不開多議題的會議,每次會議只解決一個中心議題;

不開無準備的會議,會前必須有充分的準備;

可開可不開的會議就不開,只召開非開不可的會議;

不要無關的人參加會議,會議參加者必須與會議議題有關;

不做離題的討論,開會時必須圍繞會議的中心議題發言;

不能重複別人已經講過的觀點,表達觀點應簡潔明了;

不開議而不決的會議,會而有議,議而有決。多次會議才能解決的問題,應當明確宣布是暫時休會,並應宣布下次會議的進一步要求,提醒大家早作準備。

6、主持人應反覆強調會議目的,以統一大家意志,並要求與會者共同努力以實現目的,避免不必要的互相譏諷、惡語傷人等現象的發生。

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