上海浦東電線電纜集團控制有限公司總經理
淺談如何控制企業採購成本總裁辦 張禮博
當前，企業間的競爭越來越激烈，競爭也滲透到了企業管理的各個層面，作為企業採購成本管理也擺到了企業管理的最核心位置，企業成本控制的成效直接決定了企業在市場上的競爭優勢。就拿我公司上海浦東電線電纜集團來說吧，她專業生產各種電線電纜，是個地道道的生產加工性企業，所用原材料主要有紫銅線、塑膠等，其所占總成本的80%，如今電纜業間的競爭愈來愈激烈，只有在做好其它管理的同時做好了採購成本控制，才能使企業在同行業間具備極強的競爭力。本文就結合我在企業管理過程中的實際，談談如何控制企業的採購成本。
關鍵字：企業，採購成本，控制一、採購成本在企業中的地位
我們都知道要提高企業產品的市場競爭力，必須加強企業的成本管理，企業成本管理其實是個系統工程，採購成本管理是屬於企業成本管理這一系統中核心子系統，就拿上海浦東電線電纜集團這樣的加工性製造企業來說，採購成本占企業總成本的80%，企業所需的採購物資如果20億的話，採購成本略微下降0.5%，就有淨利潤1000萬所產生，如公司的淨利潤為1.2億左右的話，它的利潤就上升8%左右。可見控制採購成本具有極其重要的作用。
二、企業採購成本管理中主要存在的問題每家企業的採購成本控制或多或少都存在一些問題，就拿上海浦東電線電纜集團來說，2005年以前她的採購管理上也存在諸多問題，採購成本高，從而壓縮公司的利潤空間，嚴重製約了公司的發展，大大降低了企業的市場競爭力，其中問題主要包括如下幾個方面：
1、企業採購制度不健全
公司採購制度不健全,沒有建立完整採購管理體系，隨意性比較大，導致採購活動存在著很多漏洞，如採購工作責任不明確,部分採購人員利用制度的缺陷從中漁利,進行暗箱操作,給企業造成很大的影響。
企業未建立供應商相關的檔案及相關信用資料,導致每次採購活動都要花費大量的人力、物力、財力重新選擇新的供應商及對其產品的檢驗，沒有切實可行的獎罰措施,不能調動採購人員的工作積極性；對供應商所處行業的經濟狀況或成本結構的研究也幾乎是空白，以上這些在一定程度上都直接造成採購成本高而工作效率低下。
2、沒有建立有效的供應商選擇與管理機制
由於我公司的主要原材料是銅線，當市場銅材短缺時，很難找到令人滿意的供應商，導致原材料進價過高，影響企業正常生產；當市場銅材緊張時供過於求時，又有許多供應商蜂擁而至，爭相推銷自己的產品。作為我們這樣一家集團公司來說，當務之急是建立穩定的、長期密切合作關係的供應商。
公司在日常採購活動中，未能制定出一套適合自己企業使用的供應商選擇程式以及管理措施，造成對供應商的管理混亂、不科學；為了防止偽劣質次產品入庫，我們花費了大量的人力物力加強對物資的檢驗，大大地增加了採購成本。
3、採購方式不合理
公司的採購方式是根據企業個部門在月末的時候填寫採購申請表，報下一個月需要採購的物資品種和數量而編制採購計畫。這種採購對市場物資存量的變化反映不靈敏，導致庫存積壓或是缺貨並存的現象。未能對採購物資市場的供求關係進行調查，不能把握良好的時機進行物資採購從而降低採購成本。
4、採購物資的外部環境利用缺失
外部環境對採購策略的制定、採購計畫的實施會產生重要的影響。包括市場季節性的變化、國家巨觀經濟政策的變化、國家財政政策的調整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰爭罷工等各種因素。一個好的採購策略應當充分利用外部市場環境帶來利益。而我們公司只是根據自身企業日常需求進行採購，未能及時掌握市場外部環境的變化，充分利用影響價格變動的因素，確定公司的庫存量以及採購的最佳時間，從而造成很多被動局面，無形中增加了採購成本。
5、沒有與供應商建立長期的合作夥伴關係
供應商和採購者是利益互相衝突的矛盾對立體，供應商總希望產品利潤最大化，採購方則希望產品價格市場最低，為此雙方經常打價格戰，也因此一些供應商在得不到滿意的報價而在貨物最終的質量和數量上打主意。雙方之間存在互相獨立的現象，公司與核心供應商，如：銅材、塑膠等，未能建立良好的戰略合作夥伴關係。
我認為要解決公司採購成本管理中存在的種種問題，必須採取系統的方法解決問題，從而達到企業利潤空間的最大化。我們一說到降低企業的採購成本，大家馬上就聯想到降低採購價格，其實不然。譬如：我採購紫銅50噸銅線，要求交期10天內交貨，有三種採購方案選擇：（一）甲供應商提供的價格為36元/kg，交期為9天，質量穩定；（二）乙供應商提供的價格為35.5元/kg，交期為是為12天，質量穩定；（三）丙供應商提供的價格為35.3元/kg，交期為10天，但質量不穩定。我想大家一定會選擇（一），因為只有使企業成本最低化的採購方案才是最低的採購成本，所以我們在控制企業的採購成本時一定要用系統的方法，全局的角度來控制採購成本，為此我們從以下幾個方面入手，談談上海浦東電線電纜集團是如何加強了對公司的採購成本控制的：
1、建立、健全採購管理制度
（1）建立嚴格的採購管理制度
建立嚴格完善的採購制度，包括：採購管理制度，採購申請、審批流程，供應商管理制度。這些制度不僅能規範企業的採購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防採購人員的不良行為。採購制度應規定物料採購的申請、授權人的批准許可權、物料採購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關係、各種材料採購的規定和方式、報價和價格審批等。
（2）建立標準採購價格，對採購人員根據工作業績進行獎懲
財務部對所重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期定出標準採購價格，促使採購人員積極尋找貨源，貨比三家，在保證採購質量及供貨效率的基礎上不斷降低採購價格。標準採購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，並提出獎懲措施，對完成降低公司採購成本任務的採購人員進行獎勵，對沒有完成採購成本下降任務的採購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施，另外還要結合採購部門採購交貨及時性、採購物資的批量交檢合格率對採購部進行考核。
2、合理地選擇與管理供應商
（1）建立供應商檔案和準入制度
嚴格按照公司制定的供應商管理制度選擇供應商，對公司的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯繫方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。
同時要建立供應商準入制度，對新的供應商要按照樣品試製——現場審核——批量供應進行嚴格把關，企業要制定嚴格的供應商考核程式並設定供應商考核指標，要對考核指標逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為公司的合格歸檔供應商。
（2）建立供應商行為的績效管理
在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，其中包括價格、質量、交貨期、服務等，以評價供應商在合作過程中供貨行為的優劣；並利用績效管理的結果衡量與供應商的後續合作：增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優質及時的供貨，從而有效的降低採購總成本，同時將考核的結果作為下年度評選公司的合格供應商的依據。
3、採用科學合理的採購方式
（1）通過付款條款的選擇降低採購成本
可採用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。比外，對於進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的。
（2）把握價格變動的時機
有些採購物資的價格會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，因此我們要求採購人員對公司這些主要原材料的歷史價格進行分析，儘可能地把握價格變動的趨勢，把握好採購時機，選擇好時機和採購數量，從而給公司帶來很大的效益。
（3）以競爭的方式來選擇供應商。
對於我公司的大宗物料（如：銅等）採購，一個有效的方法是每種物料引入至少三家實行競爭採購，綜合比較他們的供貨質量、價格、交期、服務等，從而確定他們的供貨量的比例，從而使公司在談判中處於有利的地位。
（4）合理採購物資
企業要熟悉市場物資的情況，包括供應量、需求量、可供能力、政策、管理規章制度、發展趨勢等；熟悉市場的情況，進行合理的採購。
4、充分利用採購環境
我們在管理過程中要求人力資源部為採購部配備採購人員時結合採購物資的特點，配備有過相關行業採購經驗的、經濟或金融專業背景的人員來擔任這一崗位，這樣他會熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。另外我要求採購部建立有關的市場信息機制，以達到有效利用採購環境的目的，建立重要貨物供應商信息的資料庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及這些供應商的產品或服務的規格性能及其他方面的可靠信息。
採購管理中充分利用採購環境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低採購成本的途徑之一。
5、加強企業與供應商之間的合作關係的建立
我們通過對供應商的業績考核，將一段時間內考核業績優秀的供應商，增加與其的業務合作量以及合作範圍，並與之建立直接的戰略夥伴關係。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關係，使我們在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰略夥伴關係的確立，能給我們供需雙方都帶來長期而有效的成本控制利益，保證了我們公司物資供應的質量、及時性、穩定性、低成本，同時也有利於公司的生存與發展。
通過以上的分析不難看出，加強採購成本控制是提高企業經濟效益，減少生產成本的最佳途徑之一。企業通過建立建全採購採購制度、完善整個採購體系的內部管理、充分利用市場的外部環境，加強與優質供應商建立戰略全作關係是目前企業控制成本的首選方法，也是各企業積極探索的主要方面之一。
