2、實行集中管理，分工合作，將所有用戶按職位分為多個級別，每個級別的用戶只能使用系統管理員分配的功能，還能為每個用戶分配特有的功能。
智慧型辦公的定義
在20世紀60年代中期.我國辦公自動化專家會議對辦公自動化傲了如下定義；辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷住入的辦公業務活動化與人以外的各種設備。並由這些設備與辦公室人員構成服務於某種目標的人的信息處理系統。其目的是充分地利用信息資源提高生產效率、工作效率和決策。求取更好的效果以達到既定(即經濟、政治、軍事成其他方面的)目標。一個完善的智慧型辦公自動化系統應包括4個基本環節；即信息採集、信息加工、信息傳遞和信息保存，其中的核心任務是為各領域各層次的辦公人員提供所需要運用的信息。藉助於各種智慧型辦公軟體和現代設備，智慧型辦公自動化集許多獨立的辦公職能於一體。實現用戶工作的自動化(如信息交流、文字處理)和協同工作的流程化(如車輛預定).從而使各項辦公工作高效、快捷、方便地進行。 隨著計算機技術的不斷發展與普及，智慧型辦公己經滲入到人們的日常生活和工作中。尤其是在處理公務方面，計算機以其處理速度快、存儲量大等優點，逐漸代替傳統的辦公理念和方式。 智慧型辦公自動化《OnceAutomation.簡稱OA)是信息化社會，重要的標誌之一，它是利用現代化的設備和技術，全部或部分代替辦公人員的工作，從而實現高效地處理辦公信息和辦公事務。
