學籍管理體制
全市學籍實行計算機管理，統一使用大同市中國小學籍管理系統軟體，學籍管理實行學校、縣、市三級管理。全市高中和市區範圍的市直、企辦、民辦中國小的學籍由市教育局管理。各縣（區）的國中、國小的學籍由各縣（區、含同煤集團教育處，下同）管理。
學籍管理功能
學籍管理信息化便於隨時掌握全市、全縣、各學校的學生和學校的基本情況，為各級教育行政部門的基礎教育規劃、統計和評價提供準確、詳實的依據。電子註冊學籍，有利於教育行政部門和學校及時發現並掌握各學校學生流動、流失情況，及時拿出對策，對義務教育階段學生輟學實施監控。
入學、新生學籍電子註冊和備案
1、凡新學年入學的全市國小一年級、國中一年級、高中一年級的新生都要填寫《大同市中小學生學籍卡》並進行學籍電子註冊。
2、學籍編號共十四位：第一、二位為年份代碼；第三、四位為縣區代碼；第五位為學校辦學性質代碼（公辦學校為1，企辦學校為2，民辦學校為3）；第六、七、八位為學校代碼；第九位為學段代碼（高中為1，國中為2，國小為3）；第十、十一、十二為班級代碼（全校的班級代碼不得重複）；第十三、十四位為各班學生流水號 。
3、各學校要列印一式兩份（高中學校為一式三份）的新生學籍卡，分別留存學校和上交縣（區）教育主管部門（高中學校再交市教育局一份）。
4、各學校在新生入學學籍計算機錄入後，由學校版管理軟體將新生學籍自動生成統一格式的上報盤，各學校於每年9月底前，將新生學籍花名冊和軟碟報送縣（區）教育主管部門進行學籍註冊（高中學籍同時到縣區和市教育局註冊）。
5、各縣區教育局於每年10月底前將所轄中國小新生學籍的數據盤報送市教育局基教科完成學籍備案。
學籍管理期報制度
初次上報的新生入學數據是永久不變的。為了能夠及時掌握和了解全市各縣（區）、各學校的學生變動情況，全市學籍管理實行期報制度：即各縣（區）學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數據軟碟，於每學年的第一學期10月25日前，第二學期3月25日前，報送到市教育局基教科，進行必要的數據維護。
轉學
因家庭搬遷或其他特殊原因確需轉學者，應辦理有轉學續。轉學生應出具戶口薄（或戶籍遷移證明）、轉學聯繫表、轉學證明、《大同市中小學生學籍卡》，國中轉學生還應出具《山西省國中義務教育證書》。
1、轉學程式為：首先由轉出學校在學籍管理資料庫中找到該學生學籍號，用計算機列印轉學聯繫表，學校校長簽字，學校加蓋公章，持轉學聯繫表到轉入學校，經校長同意簽字，學校加蓋公章，到轉入學校主管教育行政部門加蓋學籍管理專章；再回到轉出學校，由學校根據轉學聯繫表辦理結果開具加蓋學校公章的轉學證明，持轉學證明到轉出學校主管教育行政部門辦理學籍註銷手續，到轉入學校主管教育行政部門辦理學籍註冊手續；教育行政部門學籍註冊後，轉入學校方可接收該生。
2、 轉學辦理時間為每學期開學後和放假前兩周內辦理，除特殊原因外，在非規定時間內原則上不予辦理。
3、 學校轉入、轉出學生，手續必須完備，各中國小不得給不符合條件的學生開具轉學證明。
（1）凡超規模、超班容量的學校不得再接收轉學生。
（2）轉學過程中隨意留級蹲班的學生不予辦理轉學手續。
（3）各學段畢業年級最後一個學期不再辦理轉學手續。
4、任何學校和個人不得私自接收轉學學生。任何學校不得接收無正常轉學手續或轉學手續不完備的學生，無正當理由也不得拒收屬本學區內的轉學生。
休學和復學
1、休學。中小學生因疾病或其他特殊原因，連續兩個月以上不能堅持到校學習的，可辦理休學手續。學生休學須由學生寫出“休學申請書”，出具縣級以上醫院或醫療機構的診斷建議，經學校審核後，列印出“休學證明”，經學校校長簽字，學校蓋章，到上級教育主管部門批准備案。學生休學期限不得超過一年。各學段畢業年級最後一個學期不再辦理休學手續。
2、復學。病癒後需要復學的學生由學生提出復學申請，並附有縣級以上醫院的證明及治療期間的有關原始證件，經學校同意，縣級以上教育主管部門嚴格審核批准後準予復學。
3、準予復學的學生，如果休學時間在一學期之內，則回原年級原班就學，如果休學時間超過一學期，跟原年級就學確有困難，可編入下一年級。
轉、休、復學辦理方式
轉、休、復學辦理採用公開、集中辦理方式。即各學校學籍管理員要把本校的轉、休、復學生按規定時間集中統一到上級主管部門辦理。
市直和城區範圍企辦、民辦中國小、全市高中生的轉、休、復學在大同市政務審批中心教育局的公開服務視窗公開辦理。
升級和留級
根據山西省教育廳有關檔案精神，各年級在校生原則上不辦理留級手續。凡修完國家規定學年和課程的義務教育階段的學生，均可升級。
輟學、退學
按照《中華人民共和國義務教育法》，每個適齡兒童和少年都應該接受完九年義務教育。因此，義務教育階段不允許有輟學生和退學生。輟學者，班主任應及時向校長報告，並進行家訪，查明原因，督促其到校。經工作，如學生仍不到校時，校長應向縣級人民政府或鄉（鎮）人民政府報告。針對學生輟學原因，當地人民政府負責對其父母或監護人採取教育或行政措施，強制其送子女或者被監護人復學。
企事業單位舉辦的義務教育學校，其學生輟學，可參照上述規定執行，學校主管部門予以配合。
畢業、結業
1、對受完規定義務教育的兒童、少年，經考查達到國小畢業程度的，由學校發給學生經縣級教育主管部門驗印的山西省國小階段義務教育證書，並加蓋“畢業”字樣章；經考試和考查達到國中或初級中等職業技術學校畢業程度的，由學校發給學生經縣級或市級教育主管部門驗印的山西省國中階段義務教育證書，並加蓋“畢業”字樣章。
2、雖受完規定年限的義務教育，但經畢業補考仍有一科不及格的，和畢業時留校查看處分未撤消的，按照畢業審批程式審核後，由學校發給學生加蓋“結業”字樣的義務教育證書。
3、對受完規定年限，經高中會考達到高中畢業程度的高中學生，由學校發給學生經縣級和市級教育主管部門驗印的高中畢業證書，並加蓋“畢業”字樣章。高中會考經補考後，仍有一科不及格者，按照畢業審批程式審核後，不發給高中畢業證書。
