業務流程結構
航空貨運出口業務流程從流程的環節來說主要包含兩大部分：航空貨物出口運輸代理業務流程和航空公司出港貨物的操作流程。前者的主體是航空貨運代理人，後者的主體是航空公司。
業務流程
航空貨物出口運輸代理業務流程主要包括以下二十個環節：市場銷售→委託運輸→審核單證→預配艙→預訂艙→接單→制單→接貨→標籤→配艙→訂艙斗出口報關→出倉單→提板箱→貨物裝箱裝板→簽單→交接發運→航班跟蹤→信息服務→費用結算。
(一)市場銷售
作為航空貨物運輸銷售代理人，其銷售的產品是航空公司的艙位，只有飛機艙位配載了貨物，航空貨運才真正具有了實質性的內容，因此承攬貨物處於航空貨物出口運輸代理業務流程的核心地位。
(二)委託運輸
航空公司代理公司與出口單位(發貨人)就出口貨物運輸事宜達成意向後，可以向發貨人提供所代理的有關航空公司的“國際貨物託運書”。對於長期出口或出口貨量大的單位，航空貨運代理公司一般都與之簽訂長期的代理協定。發貨人發貨時，首先需填寫委託書，並加蓋公章，作為貨主委託代理承辦航空貨物出口貨運的依據。航空貨運代理公司根據委託書要求辦理出口手續，並據以結算費用。因此，“國際貨物託運書”是一份重要的法律檔案。
根據《華沙公約》第5條第(1)和第(5)款規定，“貨運單應由託運人填寫，也可由承運人或其代理人代為填寫”。實際上，目前貨運單均由承運人或其代理人代為填寫。為此，作為填開貨運單的依據——託運書，應由託運人自己填寫，而且託運人必須在上面簽字或蓋章。
託運書(Shipper's Letter of Instruction)是託運人用於委託承運人或其代理人填開航空貨運單的～種表單，表單上列有填制貨運單所需的各項內容，並應印有授權於承運人或其代理人代其在貨運單上籤字的文字說明。
託運書包括下列內容欄，如下圖所示：
1．託運人(SHIPPER)
填託運人的全稱、街名、城市名稱、國名，以及便於聯繫的電話號碼、電傳號碼或傳真號碼。
2．收貨人(CONSIGNEE)
填收貨人的全稱、街名、城市名稱、國名(特別是在不同國家內有相同城市名稱時，必須要填上國名)以及電話號碼、電傳號碼或傳真號碼，本欄內不得填寫“toorder”或“to order of the shipper”(按託運人的指示)等字樣，因為航空貨運單不能轉讓。
3．始發站機場(AIRPORT OF DEPARTURE)
填始發站機場的全稱，若機場名稱不明確，可填城市名稱。
4．目的地機場(AIRPORT OF DESTINATION)
填目的地機場(不知道機場名稱時，可填城市名稱)，如果某一城市名稱用於一個以上國家時，應加上國名。例如：LONDON UK倫敦，英國；LONDON KY US倫敦，肯達基州，美國；LONDON TO CA倫敦，安大略省。
5．要求的路線/申請訂艙(REQUESTED ROUTING/REQUSETING BOOKING)
本欄用於航空公司安排運輸路線時使用，但如果託運人有特別要求時，也可填入本欄。
6．供運輸用的聲明價值(DECLAREDVALUE FOR CARRIAGE)
填供運輸用的聲明價值金額，該價值即為承運人負賠償責任的限額。承運人按有關規定向託運人收取聲明價值費，但如果所交運的貨物毛重每公斤不超過20美元(或其等值貨幣)，無須填寫聲明價值金額，可在本欄內填入“NVD”(NO Value Declared 未聲明價值)，如本欄空著未填寫時，承運人或其代理人可視為貨物未聲明價值。
7．供海關用的聲明價值(DECLAREDVALUE FOR CUSTOMS)
國際貨物通常要受到目的站海關的檢查，海關根據此欄所填數額徵稅。
8．保險金額(INSURANCE AMOUNT REQUESTED)
中國民航各空運企業暫未開展國際航空運輸代保險業務，本欄可空著不填。
9．處理事項(HANDLING INFORMATION)
填附加的處理要求，例如：另請通知(ALSONOTIFY)。除填收貨人之外，如託運人還希望在貨物到達的同時通知他人，請另填寫通知人的全名和地址。
10．貨運單所附檔案(DOCUMENT TO ACCOMPANY AIR WAYBILL)
填隨附在貨運單上往目的地的檔案，應填上所附檔案的名稱，例如：託運人的動物證明(SHIPPER’S CERTIFICATION FOR LIVE ANIMALS)。
11．件數和包裝方式(NUMBER AND KIND OF PACKAGES)
填該批貨物的總件數，並註明其包裝方法，例如：包裹(Package)、紙板盒(Carton)、盒(Case)、板條箱(Crate)、袋(Bag)、卷(Roll)等，如貨物沒有包裝時，就註明為散裝(Loose)。
12．實際毛重(ACIUAL GROSS WEIGHT)
本欄內的重量應由承運人或其代理人在稱重後填入。如託運人已經填上重量，承運人或其代理人必須進行覆核。
13．運價類別(RATE CLASS)
本欄可空著不填，由承運人或其代理人填寫。
14．計費重量(公斤)(CHARGEABLE WEIGHT)(kg)
本欄內的計費重量應由承運人或其代理人在量過貨物的尺寸(以厘米為單位)由承運人或其代理人算出計費重量後填入，或其代理人必須進行覆核。
15．費率(RATE/CHARGE)
本欄可空著不填。
16．貨物的品名及數量(包括體積及尺寸)[NATURE AND QUANTITY OF GOODS(INCL．DIMENSIONS OR VOLUME)]
填貨物的品名和數量(包括尺寸和體積)。
若一票貨物包括多種物品時，託運人應分別申報貨物的品名，需要注意的是，填寫品名不能使用“樣品”、“部件”等這類比較籠統的名稱。貨物中的每一項均需分開填寫，並儘量填寫詳細，如：“9筒35毫米的曝光動畫膠片”、“新聞短片”(美國制)等，本欄所屬填寫內容應與出口報關發票和進口許可證上所列明的相符，所填寫的貨物尺寸應註明計量單位，對於危險物品，則應註明其專用名稱和包裝級別。
17．託運人簽字(SIGNATURE OF SHIPPER)
託運人必須在本欄內簽字。
18．日期(DATE)
填託運人或其代理人交貨的日期。在接受託運人委託後，單證操作前，貨運代理公司的指定人員對託運書進行審核或稱之為契約評審。審核的主要內容：價格、航班日期。目前，在審核起降航班的航空公司大部分採取自由銷售方式。每家航空公司、每條航線、每個航班甚至每個目的港均有優惠運價，這種運價會因貨源、淡旺季經常調整，而且各航空公司之間的優惠價也不盡相同。所以有時候更換航班，運價也隨之更換。需要指出的是貨運單上顯示的運價雖然與託運書上的運價有聯繫，但互相之間有很大區別。貨運單上顯示的是TACT上公布的適用運價和費率，託運書上顯示的是航空公司優惠價加上雜費和服務費或使用協定價格。託運書的價格審核就是判斷其價格是否被接受，預訂航班是否可行。審核人員必須在託運書上籤名和寫上日期以示確認。
(三)審核單證單證應包括：
1．發票、裝箱單：發票上一定要加蓋公司公章(業務科室、部門章無效)，標明價格術語和貨價(包括樣品的發票)。
2．託運書：一定要註明目的港名稱和目的港所在城市名稱，明確運費預付或運費到付、貨物毛重、收發貨人、電話/電傳/傳真號碼。託運人簽字處一定要有託運人簽名。
3．報關單：註明經營單位註冊號、貿易性質、收匯方式，並要求在申報單位處加蓋公章。
4．外匯核銷單：在出口單位備註欄內，一定要加蓋公司章。
5．許可證：契約號、出口口岸、貿易國別、有效期，一定要符合要求並與其他單據相符。
6．商檢證：商檢證、商檢放行單、蓋有商檢放行章的報關單均可。商檢證上應有海關放行聯宇樣。
7．進料/來料加工核銷本：要注意本上的契約號應與發票相符。
8．索賠/返修協定：要求提供正本，要求契約雙方蓋章，外方沒章時，可以簽字。
9．到付保函：凡到付運費的貨物，發貨人都應提供保函。
10．關封。
(四)預配艙
代理人匯總所接受的委託和客戶的預報，並輸入電腦，計算出各航線的件數、重量、體積，按照客戶的要求和貨物重、泡情況，根據各航空公司不同機型對不同板箱的重量和高度要求，制定預配艙方案，並對每票貨配上運單號。
(五)預訂艙
代理人根據所指定的預配艙方案，按航班、日期列印出總運單號、件數、重量、體積，向航空公司預訂艙。
(六)接受單證
接受託運人或其代理人送交的已經審核確認的託運書及報送單證和收貨憑證。將收貨記錄與收貨憑證核對，製作操作交接單，填上所收到的各種報關單證份數，給每份交接單配一份總運單或分運單。將製作好的交接單、配好的總運單或分運單、報關單證移交制單。
(七)填制貨運單
航空貨運單包括總運單和分運單，填制航空貨運單的主要依據是發貨人提供的國際貨運委託書，委託書上的各項內容都應體現在貨運單項式上，一般用英文填寫。
(八)接受貨物
接受貨物，是指航空貨運代理公司把即將發運的貨物從發貨人手中接過來並運送到自己的倉庫。
接受貨物一般與接單同時進行。對於通過空運或鐵路從內地運往出境地的出口貨物，貨運代理人按照發貨人提供的運單號、航班號及接貨地點、日期，代其提取貨物。如貨物已在始發地辦理了出口海關手續，發貨人應同時提供始發地海關的關封。
接貨時應對貨物進行過磅和丈量，並根據發票、裝箱單或送貨單清點貨物，核對貨物的數量、品名、契約號或嘜頭等是否與貨運單上所列一致。
(九)標記和標籤
標記：包括託運人、收貨人的姓名、地址、聯繫電話、傳真、契約號等；操作(運輸)注意事項；單件超過150公斤的貨物。標籤：航空公司標籤上三位阿拉伯數字代表所承運航空公司的代號，後八位數字是總運單號碼。分標籤是代理公司對出具分標籤的標識，分標籤上應有分運單號碼和貨物到達城市或機場的三字代碼。一件貨物貼一張航空公司標籤，有分運單的貨物，再貼一張分標籤。
(十)配艙
核對貨物的實際件數、重量、體積與託運書上預報數量的差別。對預訂艙位、板箱的有效利用、合理搭配，按照各航班機型、板箱型號、高度、數量進行配載。
(十一)訂艙
接到發貨人的發貨預報後，向航空公司噸控部門領取並填寫訂艙單，同時提供相應的信息；貨物的名稱、體積、重量、件數、目的地；要求出運的時間等。航空公司根據實際情況安排艙位和航班。貨運代理訂艙時，可依照發貨人的要求選擇最佳的航線和承運人，同時為發貨人爭取最低、最合理的運價。
訂艙後，航空公司簽發艙位確認書(艙單)，同時給予裝貨集裝器領取憑證，以表示艙位訂妥。
(十二)出口報關
首先將發貨人提供的出口貨物報關單的各項內容輸入電腦，即電腦預錄入。在通過電腦填制的報關單上加蓋報關單位的報關專用章；然後將報關單與有關的發票、裝箱單和貨運單綜合在一起，並根據需要隨附有關的證明檔案；以上報關單證齊全後，由持有報關證的報關員正式向海關申報；海關審核無誤後，海關官員即在用於發運的運單正本上加蓋放行章，同時在出口收匯核銷單和出口報關單上加蓋放行章，在發貨人用於產品退稅的單證上加蓋驗訖章，粘上防偽標誌；完成出口報關手續。
(十三)出倉單
配艙方案制定後就可著手編制出倉單：出倉單的日期、承運航班的日期、裝載板箱形式及數量、貨物進倉順序編號、總運單號、件數、重量、體積、目的地三字代碼和備註。
(十四)提板、箱
向航空公司申領板、箱並辦理相應的手續。提板、箱時，應領取相應的塑膠薄膜和網。對所使用的板、箱要登記、銷號。
(十五)貨物裝箱裝板
注意事項：不要用錯貨櫃、集裝板，不要用錯板型、箱型；不要超裝箱板尺寸；要墊襯，封蓋好塑膠紙，防潮、防雨淋；貨櫃、板內貨物儘可能配裝整齊，結構穩定，並接緊網索，防止運輸途中倒塌；對於大宗貨物、集中託運貨物，儘可能將整票貨物裝一個或幾個板、箱內運輸。
(十六)簽單
貨運單在蓋好海關放行章後還需要到航空公司簽單，只有簽單確認後才允許將單、貨交給航空公司。
(十七)交接發運
交接是向航空公司交單交貨，由航空公司安排航空運輸。交單就是將隨機單據和應有承運人留存的單據交給航空公司。隨機單據包括第二聯航空運單正本、發票、裝箱單、產地證明、品質鑑定證書。交貨即把與單據相符的貨物交給航空公司。交貨前必須貼上或拴掛貨物標籤，清點和核對貨物，填制貨物交接清單。大宗貨、集中託運貨，以整板、整箱稱重交接。零散小貨按票稱重，計件交接。
(十八)航班跟蹤
需要聯程中轉的貨物，在貨物運出後，要求航空公司提供二程、三程航班中轉信息，確認中轉情況。及時將上述信息反饋給客戶，以便遇到不正常情況時及時處理。
(十九)信息服務
從多個方面做好信息服務：訂艙信息、審單及報關信息、倉庫收貨信息、交運稱重信息、一程二程航班信息、集中託運信息、單證信息。
(二十)費用結算
費用結算主要涉及同發貨人、承運人和國外代理人三方面的結算。
1．與發貨人結算費用在運費預付的情況下，收取航空運費、地面運輸費、各種服務費和手續費。
2．與承運人結算費用。向承運人支付航空運費及代理費，同時收取代理佣金。
3．與國外代理結算主要涉及付運費和利潤分成等
到付運費實際上是發貨方的航空貨運代理人為收貨人墊付的，因此收貨方的航空貨運代理公司在將貨物移交收貨人時，應收回到付運費並將有關款項退還發貨方的貨運代理人。同時發貨方的貨運代理人應將代理佣金的一部分分給其收貨地的貨運代理人。
由於航空貨運代理公司之間存在長期的互為代理協定，因此與國外代理人結算時一般不採取一票一結的辦法，而採取應收應付互相抵消、在一定期限內以清單沖賬的辦法。
操作流程
航空公司出港貨物的操作流程是指自代理人將貨物交給航空公司，直到貨物裝上飛機的整個業務流程(如下圖所示)
航空公司出港貨物的操作流程如下：
(一)預審CBA(Cargo Booking Advance)
CBA即國際貨物訂艙單。此單由國際噸控室開具，為配載人員進行配載工作的依據，配載人員一般應嚴格按照CBA要求配貨。
1．根據CBA，了解旅客人數，貨郵訂艙情況，有無特殊貨物。對經停的國際航班，需了解前後站的旅客人數，艙位利用情況。
2．估算本航班最大可利用貨郵業載和艙位。
貨郵業載=商務業載-行李重量貨郵艙位=總貨艙位-行李艙位
3．預劃平衡。根據訂艙情況，旅客人數及前、後艙分布，對飛機做到心中有數，如有問題，可在預配貨物時及時調整。
4．了解有關航線上待運貨物情況。結合CBA，及時發現有無超訂情況，如有疑問，及時向噸控部門了解。
(二)整理單據
整理的單據主要包括三個方面的單據：已入庫大貨的單據、現場收運的貨物的單據、中轉的散貨的單據。
1．已入庫大貨的單據
(1)檢查入庫通知單，交接清單(板箱號、高低板標識、重量及組裝情況)是否清楚完整，運單是否和交接單一致。
(2)核對CBA，做好貨物實際到達情況記錄，如果出現未訂艙貨物，應將運單放回原處。
2．現場收運的貨物的單據根據代理人提供的報關單、貨物清單對運單進行審核，主要查看貨物品名、件數、重量、運價及海關放行章，對化工產品要求提供化工部門非危險品證明。
3．中轉的散貨的單據
(1)整理運單，詢問貨物到達情況及所在倉庫區位。
(2)尋找並清點貨物，決定組裝方式。
(三)過磅和入庫
1．檢查貨物板、箱組裝情況，高度，收口等是否符合規定。
2．將貨物送至電子磅，記錄重量，並懸掛吊牌。
3．對裝有輕泡貨物的板箱，查看運單，做好體積記錄。
4．在電腦中輸入板箱號碼，航班日期等，將貨物上碼放在貨架上。
(四)出港
1．製作平衡交接單配載工作全部完成後，製作平衡交接單。
(1)註明航班、日期、機型、起飛時間、板箱號、重量、總板箱號、總重量。
(2)鮮活、快件、郵件及特殊物品作出標識。
(3)標明高、中、低板。
(4)交接單一式四份，一份交平衡室，一份交外場，一份交內場出倉，一份交接後留底。
2．製作艙單
(1)對航班所配貨物的運單整理核對。
(2)將運單和貨物組裝情況輸入電腦。
(3)製作艙單。
(1)每一架飛機所裝載貨物、郵件的清單。
(2)每一航班總申報單的附屬檔案。
(3)向出境國、入境國海關申報飛機所載貨、郵情況的檔案。
(4)承運人之間結算運費的依據之一。
(1)由交運承運人填寫。
(2)承運人之間交接貨物、檔案的憑證。
(3)承運人之間結算運費的依據之一。
