SAP入門

SAP入門介紹了大型管理套用軟體SAPR/3系統的性能特點、內部結構以及各個功能模組的特點和模組間數據溝通的方式，最後給出了一個運行實例。

SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 引言
關鍵字：SAP R/3、組成、結構、模組
引言
近年來，我國信息化進程迅速推進，特別是市場經濟條件下企業管理機制、組織結構及市場行為方式的巨大轉變，引發了對先進的管理思想及管理模式、管理手段的渴極思飲的需求。許多國外的企業管理軟體供應商對於業界和非業界人士也由素所未聞變成耳熟能詳。
諸多知名廠家當中，在世界範圍內ERP/MRPII軟體市場上獨執牛耳的當屬德國的SAP公司。該公司成立於1972年，一直致力於SAP系列軟體的開發。97年初引進了開放新戰略後，業務增長趨勢更為強勁。在國外品牌先後看好中國這一潛力巨大的市場而紛紛湧入的潮流中，SAP自然不甘示弱。它在1996年歲末就已宣布其產品的漢化全部完成，1997年又捆綁了多種軟體，為推進其R/3系統的實施擂鼓助陣。從SAP1997年在中國市場上的積極表現來推測，1998年它將以更靈活的策略，力求迅速在中國紮根、開花、結果。
鑒於以上情況，為更有效地取人之長，繼而推動國內管理軟體業的發展壯大，筆者認為，對SAP系列管理軟體包括SAP公司本身有所了解，是十分必要的。然而，筆者接觸到的企業管理人員、財會行業人士當中，對SAPR/3系統這一大型管理套用軟體，知其名者居多，曉其實者誠少。原因不外兩點：其一，國內使用這種功能強大同時又價格昂貴的管理軟體的企業尚為數不多；其二，介紹SAPR/3系統性能特點及其內部結構的資料也寥寥無幾。因此，筆者擬從內部組成結構和運行實例分析兩個角度來對SAPR/3系統作一簡介，特別用較多筆墨介紹了SAPR/3系統各個模組的功能特點及模組間的數據溝通，希望能與關注SAP管理軟體的讀者共同討論。
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 SAP R/3系統概述
SAP R/3系統概述
SAP R/3中的S代表系統（Systems），A代表套用軟體（Applications），P代表產品（Products）。R/3意味著這是SAP軟體第三次發布的版本。用一句話來概括，SAPR/3是SAP公司開發的客戶機/伺服器環境下的套裝軟體，可用於處理一個公司中幾乎所有的經營管理任務，常見的諸如發票支付、生產資源的管理、財務控制等等都包含在其中。下文我們將陸續介紹這些內容。
SAPR/3系統的性能特點可以簡要歸納如下：
1.功能模組化。
SAPR/3運用應用程式模組（通常簡稱為“模組”）來處理上述任務。這些模組常用其英文字母來命名。比如，SD表示銷售（Sales）和分發（Distribution），MM表示物料管理（MaterialsManagement），CO表示控制（Controlling）。諸多模組分成三大類：物流（Logistics）、財務（Accounting）與人力資源（HumanResources）。比如物料管理（MM）在“物流”類中，控制（CO）是“財務”類的一個模組。它們相互協作，共同作用，來處理公司中的經營管理任務。
R/3系統的模組結構如圖1所示。
圖1R/3系統的模組結構
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 信息高度共享
信息高度共享
R/3各模組使用共同的資料庫工作。這就是說，由一個部門輸入到系統中的信息，所有其他部門都會馬上得到。比如說，財務部可以獲得來自銷售部的信息，生產計畫部又可以獲得來自財務部的會計信息。這樣，每個部門使用的都是最新的信息。即使公司的部門之間存在著各種分割，這些信息仍然被各個模組共享使用。
圖2說明了這種共享關係。
圖2R/3系統各模組間的信息共享
R/3系統之所以要保證高度的信息共享性，是因為R/3的設計開發人員認識到各種企業在實際運營中就是這樣處理事務的。舉例來說明，有一份訂單鍵入到系統中，訂單中包含的全部新信息都被寫進資料庫。R/3系統能夠認識到，要完整地執行此次業務處理的話，幾個不同的模組都需要用到這些信息。“物流”類模組需要這些信息來安排訂單上指定產品的生產，“財務” 類模組要處理原材料款項的支付和發票的簽發，“人力資源”類模組則需要這些信息來作出人力的安排。
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 開放性
開放性
首先，R/3能夠與公司現有的計算機系統實現軟硬體的全面兼容。
隨著公司的成長，現有的系統可能已經包括了大量不同類型的計算機，比如說，該系統的網路上連線著個人電腦、膝上機、小型工作站以及大型機。如圖3所示。
圖3網路上各種不同類型的計算機
而R/3系統，恰恰能夠在如此複雜多樣的計算機系統基礎上工作。
在以前，許多大型企業使用的是大型機系統。在這種情況下，個人計算機或終端遍布於公司各部門，而數據的存儲與管理卻是集中的。數據必須從大型機經過網路的傳送，才能在終端運行的程式中使用，然後再傳回給大型機儲存起來。這個過程代價昂貴，又浪費時間。近來，許多公司已經轉向開放式系統或客戶機/伺服器環境。這樣，數據的組織就更複雜了，集中的和分布的數據存儲、處理以及管理的情況將混雜在一起。SAPR/2主要是針對大型機環境開發的，R/3則主要用於開放式系統或客戶機/伺服器環境。R/2與R/3使用同一種ABAP/4程式語言，這意味著數據可以很容易地在大型機與開放式系統之間進行傳送與兼容共享。
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 不斷擴展
不斷擴展
其次，更重要的是，R/3可以不斷擴展，使得R/3能夠跟得上公司不斷的成長。
R/3主要是為大中型企業設計開發的。然而，它同樣是小型企業的理想選擇。這些小企業成長起來以後，也無需改換他們的系統。在公司的成長過程中，會發展出一套自己特有的組織、控制和計畫的流程。已經經過專門設計的R/3系統，可以適應於所有現代組織中發生的連續不斷的變化。R/3的適應性體現在以下幾個方面：R/3模組可以根據公司的特殊技術需要進行“本地化”；模組可以對來自公司已有程式的數據進行轉換；公司可以只安裝當時自己需要的模組，當業務需要發展時再加上其他的模組；R/3中的術語可以修改，與公司使用的專業名詞配套。如圖4所示。
圖4R/3系統的開放性
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 用戶界面友好
用戶界面友好
R/3系統的設計始終從用戶的需要出發。一個程式要能夠處理大範圍的管理任務，不得不變得相當複雜。儘管這樣，R/3仍然保持了友好的用戶使用界面。它使用的是用戶已經非常熟悉的windows技術，可以同時執行多個任務。所有的R/3模組都是選單驅動的，指引用戶很容易地使用整個系統。R/3套用軟體包含大量圖形對象，用戶只需看上一眼，就能說出它們的功能，大大節省了時間。如圖5所示。
圖5 R/3系統友好的用戶使用界面
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 高度安全性
高度安全性
在管理經營業務的過程中，R/3系統必然會處理到對公司來說是高度機密的信息。比如說，系統中會包括涉及公司產品、財務、未來戰略和全體員工詳細情況等等各方面的信息。所有這些數據的安全性必須要得到保證。
首先一點，就是只有被授權的人才能訪問這些數據。每個R/3的用戶都有他自己特定的訪問許可權，這種許可權嚴格規定了系統中的哪些數據是該用戶可以讀、寫甚至修改的，以及用戶可以執行哪些功能模組的操作。用戶的工作性質決定了用戶被授予何種訪問許可權。這種授權並不是一成不變的，系統管理員可以根據用戶工作性質的變化，相應地擴大或縮小授予用戶的權力。
其次，同樣非常重要的一點是，R/3系統能夠不斷地更新工作日誌，將用戶的每一次操作都準確及時地記錄下來。
R/3系統的部分安全措施如圖6所示。
圖6 R/3系統的高度安全性
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 R/3系統的組成
R/3系統的組成
為了處理各種各樣的管理任務，R/3必須是一個十分複雜的程式。然而，用戶會發現，R/3系統中包含的視窗、選單以及圖形對象會使得系統用起來得心應手,用戶使用R/3時,只需簡單的操作培訓，並不需要知道它是怎么工作的。然而，鑒於引言中已談及的原因，對系統的主要組成部分有所了解，仍是值得的。
R/3系統有四個主要部分。第一部分是套用模組（Application modules）。上文已談及，用戶在螢幕上直接操作的就是這些模組，在下文“R/3模組”一節中筆者會詳細介紹。其他三個部分是：界面(Interfaces),基礎系統(Basis System)和SAP技術(SAP Technology)。基礎系統又被稱作“核”（kernel）。R/3系統的組成結構圖如圖7所示。
圖7 R/3系統組成結構圖
下文從“SAP技術”開始依次談起。
R/3之所以能夠處理公司各個部門的管理任務，正是依賴於先進的“SAP技術”。它的作用與特點可以簡要歸納如下：
1. 這一技術使友好的用戶界面（選單、視窗與圖形對象）得以實現。
2.“SAP技術”與所有類型的計算機兼容，這意味著當需求增加時，公司的硬體可以以多種方式進行擴展。
3.“SAP技術”同樣可以處理組織結構中發生的變化。無論這些變化要求數據的處理相應變得更加集中還是更加分散，它都能應付自如。
4.以上談到的都是“SAP技術”在處理單家公司的管理任務時發揮作用，然而，“SAP技術”也適用於由幾家公司組成的組織。一個R/3系統能夠管理好幾家法律意義上獨立的公司。哪怕公司自己還有子公司，也只需一個系統進行管理。今天的許多組織都在世界不同國家建立了相互獨立的公司或分支機構。這些跨國組織選擇了R/3，因為“SAP技術”支持下的R/3是一個多語種的系統，能夠反映不同國家的稅法規定、財務準則，並且支持多時區的操作。
5.“SAP技術”已為“2000年問題”作好了準備，當日期從99年變成00年時，用戶照常工作，就象往常開始新的一年一樣。針對即將成立的歐洲貨幣同盟（EMU）可能會引起的企業財務的變動，“SAP技術”在R/3系統中也作了相應的設計。
對於近年來最重要的一個發展：World Wide Web的快速成長，“SAP技術”能夠保證公司可以開展Internet上的業務。
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 基礎系統
基礎系統
“基礎系統”（即“核”）是R/3系統的“引擎”。比如說，它負責螢幕的定義、檢查用戶的進入以及保證數據的正確流向等。“基礎系統”由螢幕解釋器(Screeninterpreter)、ABA P/4解釋器(ABA P/4 Interpreter)、數據字典(Data Dictionary)和流控制(Flow Control)四部分組成，如圖8所示。各個部分的功能分別介紹如下：
1. 螢幕解釋器負責設計R/3螢幕、檢查用戶輸入並提供出錯信息。R/3系統是一個雙向的過程，用戶輸入信息，R/3提供反饋。這通常稱作“對話”，而控制這些對話的就是螢幕解釋器.
2. ABAP/4是SAP開發的第四代程式語言，所有的SAP模組都由ABA P/4寫成。ABA P/4解釋器和螢幕解釋器一樣負責管理與用戶的對話，不過它的作用是處理輸入數據，並編輯輸出數據。通過螢幕解釋器與ABAP/4解釋器的共同作用，用戶與套用模組之間便建立了有效率的對話。
3. 數據字典，顧名思義是R/3用來查找定義的。所有套用模組使用的所有數據（如數據類型、數據域允許的最大字元長度等等）都定義在數據字典的表當中，螢幕解釋器使用這些信息來檢查輸入是否有效，ABA P/4解釋器則用這些信息來定義那些數據能夠被另一模組使用之前所需要的處理過程。數據字典同時也存儲關於系統與業務的綜合信息。
4. 流控制有助於提高R/3套用軟體管理一系列工作時的效率。比如，它保證用戶的數據已被保存；當用戶要求系統執行一系列的任務時，流控制將在批處理（Batch Process）中進行處理。
圖8 R/3中“基礎系統”部分的組成及功能
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 界面
界面
“界面”是R/3在自己與環境之間建立的連線。針對每種類型的計算機和軟體，設計有不同版本的界面。正是界面使得R/3系統無論使用哪種計算機系統，對用戶來說看上去都是一樣的。主要的界面有系統界面、用戶界面和溝通界面三種，如圖9所示。其中：
1. 系統界面是R/3與公司已有軟體之間建立的連線。比如，這個界面可以使R/3與已有的作業系統和資料庫相互溝通。用戶界面確保在不同類型的計算機上，螢幕在用戶看起來是一樣的。
2. 用戶界面可以修改來自螢幕解釋器的指令，與當前使用的特定類型的計算機匹配。
3.溝通界面使得電子數據可以在計算機之間進行轉換。比如，它可以把非R/3程式的數據轉換成R/3的數據格式。同時，溝通界面也向用戶提供e-mail和Internet服務。
圖9 R/3系統的界面分類
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 R/3的模組
R/3的模組
R/3系統包含大量模組，這些模組共同發揮作用來執行公司中的業務管理任務。每個模組都有一個國際通用的縮寫。系統的用戶使用的往往是這些模組的縮寫，而不是全稱。比如，SD表示銷售（Sales）和分發（Distribution）模組，CO表示控制（Controlling）模組。
模組分成三大類：物流、財務與人力資源。比如，“銷售與分發”模組（縮寫為“SD”）在“物流”類中；“控制模組”（縮寫為“CO”）是“財務”類的一個模組。所有模組都顯示在R/3系統的主螢幕中，用戶可以從中選擇相應的模組進行操作。
“物流”類模組處理的業務是與整個公司有關的，如：訂單處理、物料管理、主生產計畫、準備轉運和發票核查等等,如圖10所示。其中：
1.“銷售與分發”模組（縮寫為“SD”）處理有關銷售、裝運、單據開具的任務。它提供的銷售支持有：對有關銷售線索和競爭者活動的信息進行管理的工具，銷售信息系統還能提出關於市場趨勢的早期警告。如果顧客發出一份訂單，SD模組能夠從資料庫中抽取顧客地址、銷售活動和信用限額等信息。SD還能與“物料管理”和“生產計畫”模組一起，檢查原材料是否可以獲得，估計出這訂單的最早可能交貨期。SD向員工提供有關到期應該發貨的訂單的信息。它和“物料管理”模組一起，從倉庫中提出產成品，並且支持有關包裝和生成裝運單據的活動。一旦產成品發出，SD便自動開具單據，“財務會計與控制”模組馬上就能獲得這個信息。
2.“物料管理”模組（縮寫為“MM”）的主要任務是處理物料流入、流經以及流出公司的活動。MM處理採購業務、倉庫管理和庫存清單，還進行發票的核查以及提供一套複雜的信息系統。
3.“產品計畫”模組（縮寫為“PP”），協助公司上下從生產經理到操作工的全體員工來計畫生產過程。比如，它對原材料的運輸與存儲、生產設備、副產品以及廢品都能夠作出計畫。生產過程用圖形的形式表示，展示出生產各個階段間的關係，提供了計畫、控制以及生產文檔所需的信息。PP生成一份生產訂單，上面匯總了成本、材料、工藝、數量和進度各項信息。
4.“工廠維護”模組（縮寫為“PM”），處理廠房修繕和生產過程中使用的設備的維護。它提供關於機器使用與閒置的信息。PM和PP模組的緊密配合，保證了生產過程的效率。
5.“質量管理”模組（縮寫為“QM”），支持所有與產品質量保證有關的流程。它提供檢測計畫的詳細安排，管理廢品率和質量相關成本等數據。需要的話，QM還對質量資格認證進行管理。
圖10 “物流”類模組的組成與功能
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 財務
財務
“財務”類模組提供一套通用記帳系統，保證資產負債表與損益表的及時更新。除此以外，還能夠進行資產管理，提供有關經營成果的報告，使得公司管理決策建立在客觀、及時的信息基礎之上，協助完成公司的整體控制。“財務”類模組的組成與功能如圖11所示。其中：
1.“財務會計”模組（Financial Accounting，縮寫為“FI”），提供通常的會計功能，如資產負債表與損益表的科目等。這些功能可以根據各分支機構的需要來進行調整，並且往往是多語種的。同時，科目的設定會遵守任何一個特定國家中的有關規定。另外，FI還進行資產管理，包括資產的歷史情況與折舊。它甚至可以對計畫投資進行仿真，以輔助決策。
2.“控制”模組（Contr olling，縮寫為“CO”），不僅可以控制成本，還可以控制公司的目標。另外，CO還提供信息以幫助高級管理人員作出決策或制定規劃。
3.“企業控制”模組（Enterprise Controlling，縮寫為“EC”），是為公司經營者提供的一個信息系統。它能夠把公司內部的信息與關於外部市場的信息結合起來，並區分出哪些是影響公司行銷戰略的戰略性問題。
圖11 “財務”類模組的組成與功能
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 人力資源
人力資源
“人力資源”類模組可以提供一個綜合的人力資源管理系統。它綜合了諸如人事計畫、新員工招聘、工資管理和員工個人發展等各項業務活動。“人力資源”類模組的組成與功能如圖12所示。其中：
1.“人事管理”模組（Personnel Administration，縮寫為“PA”），包含所有公司員工的記錄信息。這些信息可以由所有人力資源套用軟體和許多其他業務類的模組獲得。於是，整個系統便可獲得最新的信息。同時，PA提供各種層次的時間管理，從簡單的工時監控直到自動匹配工人的工作時間與機器利用率。PA也負責管理工資單和差旅費。
2.“人事計畫與發展”模組（Personnel Planningand Development,縮寫為“PD”），包括了人力資源計畫的所有方面。例如，“成本計畫”可以預測不同工資支付戰略的影響，以支持決策。PD也支持長期計畫。例如，關於特定技術領域的員工年齡結構的數據，能夠凸顯對現有員工進行職業發展的需要或者是高效??地招募新的人力資源的需要。
圖12 “人力資源”類模組的組成與功能
總而言之，正是上述物流、財務與人力資源三大類模組以及它們相互溝通和共享數據的能力，使得R/3能夠處理公司中各種各樣的業務管理任務。
SAP R/3系統內部結構剖析與實例研究 一個例子
一個例子
下面，我們將跟蹤一製鞋企業的業務流程，看SAP R/3是以何種方式得到運用的。我們會看到，在每一個階段，從最初的訂貨到最後的發貨以及開票，R/3各模組是如何相互協作來支持和控制整個業務流程的。整個過程如圖13所示。圖中直角矩形表示的是“物流”類模組；圓角矩形表示的是“財務”類模組；橢圓表示的是“人力資源”類模組。
這個公司是一生產運動鞋的主要廠家。它希望能夠增加在運動鞋市場上的占有率，所以發起了一場促銷活動，宣傳它生產的某種鞋，並允諾以優惠價出售。
促銷活動發起後不久，就收到了公司的一位潛在客戶打來的電話，他想儘快買到4000雙這種鞋子(如圖13中步驟1)。公司得到此客戶的詳細信息後，就將其作為客戶主記錄（Customer MasterRecord）輸入“銷售與分發”模組（SD）的資料庫中(如圖13中步驟2)。所謂客戶主記錄，其中存儲的是該公司與此客戶的業務關係，包含如下條目：地址、付款方式、以往的銷售記錄和客戶所在公司的代碼等等。
這些信息輸入SD模組後，就觸發訂單處理流程。首先，給該客戶生成一份報價單，包括價格、數量、交貨期和該報價單的有效期等信息(如圖13中步驟3)。
報價單發出幾天后，公司收到了一份書面訂單(如圖13中步驟4)。現在可以輸入這份訂單了。訂單的大部分的信息可以從客戶主記錄取得，因而無需重新輸入。
訂單輸入完畢後，整個訂貨信息就被保存下來，由R/3系統自動給它分配一個訂單編號。一旦訂單被確認並賦予了一個訂單號，訂單信息就從SD模組傳送到“物料管理”模組（MM）和“生產計畫”模組（PP），以便開始這批鞋的生產(如圖13中步驟5)。
MM模組從SD模組收到計畫傳送這4000雙鞋的信息後，首先檢查資料庫中保存的庫存信息，看當前可以提供的產成品數目(如圖13中步驟6)。經查詢，得知倉庫中只有1000雙這種鞋子。顯然，要滿足客戶訂單，還要生產3000雙鞋子。於是，MM模組把倉庫中現有的鞋和原料預留下來，再向公司的供應商去定購原料的不足部分(如圖13中步驟7)。當供應商將原料運到以後，倉庫管理員便把這批到貨的詳細信息輸入MM模組來更新庫存信息(如圖13中步驟8)。
MM模組還能提供發票核查的功能，用來檢查供應商開出的發票上記載的貨項確實是公司定購的，並核實價格的正確性。經過核查的這些信息又被傳送給“財務會計”模組（FI）(如圖13中步驟9)，由其決定付款方式並安排給供應商付款(如圖13中步驟10)。
MM模組進行處理的同時，“生產計畫”模組（PP）在為這批鞋的生產安排機器設備。它計算出為達到訂單要求所需的機器工時。當PP模組為能按期交這筆貨而制定機器使用計畫時，發現需要推遲一台機器的維修。這個信息被送往“工廠維護”模組（PM），以作相應調整(如圖13中步驟11)。
PP模組同時計算出人力工時，傳送給“人事管理”模組（PA）(如圖13中步驟12)，由它來計算員工的工資(如圖13中步驟13)。
“質量管理”模組（QM）為保證產品質量而制定的一系列檢測措施，則貫穿於整個生產過程中。當生產和測試都完成以後，最終可供貨數目回送給MM和SD模組(如圖13中步驟14)。
MM模組將生產好的產品計入庫存。SD模組自動準備好裝運單據(如圖13中步驟15)，並安排把這批鞋子運送給那個客戶。
在整個過程中，所有與財務有關的信息都從物流類模組送至FI模組。當FI模組被告知貨物已發運時(如圖13中步驟16)，它生成最終的銷貨發票(如圖13中步驟17)。當客戶付清貨款後(如圖13中步驟18)，FI模組更新總帳科目和客戶資料庫。
“控制”模組（CO）一直監控著來自物流類和人力資源類模組的信息。比如說，它使用這些信息來修改MM和PP等模組的配置，以便改進將來的生產流程處理。同時，CO模組提供一份整個生產流程的成本分析，可以用來指導銷售部門將來的報價。直到這時，才算是完成了這批4000雙鞋子訂單的全部處理。
圖13 SAPR/3系統的一個運行實例