Harmony[谷歌Docs與Outlook的同步工具]

美國軟體開發商Mainsoft周二推出一款名為Harmony的側邊欄工具,幫助微軟Outlook軟體與谷歌的Google Docs實現同步,允許用戶通過桌面Outlook軟體實現信息共享、收發郵件、下載上傳、文檔編輯等。

目前,Harmony側邊欄工具尚處於測試階段,用戶可通過Mainsoft網站免費下載。

便捷的拖拽功能

Harmony具有拖拽功能,可幫助用戶通過電子郵件向Google Docs傳送和上傳檔案,或者在Outlook中查看Google Docs檔案。Harmony側邊欄還可以跟隨用戶的瀏覽,因此Outlook用戶在打開多個郵件的情況下,Harmony側邊欄總是出現在螢幕最上方,用戶無需在不同郵件之間來迴轉換。

如果要通過電子郵件傳送Google Docs檔案,用戶只需在Harmony側邊欄選中要傳送的檔案,將其拖到郵件當中,然後Harmony會自動創建一個Google Docs檔案的連結,而不是以附屬檔案形式傳送。

收件人在收到郵件之後,點擊該連結即可打開Google Docs檔案。如果收件人沒有谷歌賬戶,那么連結會引導該用戶先創建一個谷歌賬戶,然後再讀取該Google Docs檔案。Harmony還可以允許發件人在傳送之前設定修改和查看許可權。

根據默認設定,Harmony以連結形式傳送Google Docs檔案。用戶可以根據自己的喜好修改設定,以附屬檔案形式傳送Google Docs檔案。

如果通過電子郵件收到文檔、電子表格、PDF或演示文檔,用戶只需將附屬檔案上傳到Google Docs賬戶,上傳方法也非常簡單:將附屬檔案拖到Harmony側邊欄即可。

聯繫人顯示

安裝Harmony之後,用戶可以通過Outlook軟體同時讀取Outlook和Gmail聯繫人。不過,這些聯繫人不會同步或者合併,Harmony只是將兩項服務的聯繫人同時顯示出來。也就是說,如果用戶的Outlook和Gmail有共同的聯繫人,那么會看到重複的顯示。

文檔整理

就像Google Docs一樣,Harmony允許用戶以不同類型過濾檔案。Harmony側邊欄最下方就是文檔過濾設定,用戶可以查看所有的檔案,或者僅查看文本文檔、表格文檔、PDF文檔,或者資料夾。

對文檔進行過濾之後,用戶可以點擊Harmony側邊欄右上方的箭頭對這些文檔進行排序,例如根據文檔的所有者、標題,或者最後一次修改時間。通過點擊共享按鍵,Harmony還可以使用戶查看某份文檔或某個資料夾的修改許可權,同時跳出一個對話框,允許用戶增加或刪除自己所有的文檔的各類許可權。

Google Docs的Harmony側邊欄還有搜尋功能,幫助用戶通過搜尋找到文檔,而無需在文檔列表中滾動查看。

文檔的創建與修改

Harmony可以使用戶創建一個新的Google Docs檔案,但要修改的話,用戶需要將該檔案拖入Outlook或者線上打開該檔案。將檔案拖入Outlook之後,相當的微軟Office程式會自動打開。不過,考慮到Google Docs的工作方式,用戶必須不斷修改檔案的後綴名,例如將.doc或.xls等修改為Google Docs的對應檔案後綴。

對於喜歡使用Google Docs線上文檔協作和存儲的Outlook用戶來說,Harmony側邊欄是一款非常實用的工具。目前Harmony只針對Outlook 2007版本。Mainsoft表示,今年6月份Office 2010面世之後,針對Outlook 2010版本的Harmony工具也會及時推出。當前版本的Harmony為用戶免費提供,Mainsoft表示企業版正在研發之中。

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