背景
為促進政務公開，提高政府服務能力，推進政府職能轉變和服務型政府建設，確保重慶市政府系統公開電子信箱辦理工作行為規範、運轉協調、監管有力，特制定本暫行辦法。本暫行辦法自2005年12月1日起試行，2006年3月1日起正式實施
內容
一、總則
（一）重慶市政府系統公開電子信箱（以下簡稱公開信箱）是建立在重慶市政府公眾信息網站（“中國重慶”政府入口網站，以下簡稱市政府公眾信息網）上，以重慶市政府市長信箱（以下簡稱市長信箱）為總協調和總監管，由各區縣（自治縣、市）人民政府、市政府各部門及部分企業公開信箱（以下簡稱單位信箱）組成，直接面向社會公眾的專用公開電子信箱體系。
（二）公開信箱的主要職責是了解社情民意，密切政府與人民民眾的聯繫；為人民民眾提供政策諮詢，排憂解難；聽取人民民眾意見、建議，拓寬人民民眾參政議政渠道，接受人民民眾監督。
（三）公開信箱遵循“分級負責，屬地管理”原則，辦理工作實行“集中受理、歸口辦理、集中公示、統一監管”的制度。市政府市長公開電話值班室（市政府值班室）負責總協調、總監管和市長信箱郵件的辦理。各單位要明確此項工作的責任部門和分管領導，並落實專人負責具體工作。
（四）為提高工作效率，在市政府公眾信息網上建立重慶市公開電子信箱運行管理系統（以下簡稱管理系統），以確保各單位之間實施網上互動，並為該項工作的網上運行監管和考核提供支撐。各單位的公開信箱統一設立在此系統上，由市政府值班室對每個信箱的接辦件情況實施自動監管。各單位已在其他網站或電子郵件系統設立的部門（或行政首長）公開信箱必須轉接到統一分配的公開信箱的訪問入口上。各單位公開電子郵件的受理、處理、轉交和回復等，均通過管理系統專用程式辦理。
二、郵件遞交
（一）市民通過登入市政府公眾信息網“市政府公開信箱”欄目進入公開信箱遞交入口，選擇市長信箱或各單位信箱遞交郵件。
（二）市民選定信箱後，自動進入郵件撰寫頁面。根據頁面提示填寫有關內容後，完成郵件遞交。
（三）市長信箱和各單位信箱收到的電子郵件，通過管理系統，按照統一辦理程式進行處理。
三、郵件受理
（一）受理範圍
1．市民日常社會生活中的熱點、難點問題及解決問題的建議或意見；
2．對我市國民經濟和社會發展各方面提出的建議或意見；
3．需要重慶市各級政府、市政府各部門以及部分公共企事業單位按職責處理的有關事宜；
4．對有關政策法規的諮詢；
5．對重慶市各級政府和各級政府部門辦事效率、工作作風、廉潔自律等方面的投訴和舉報。
涉及以下內容的郵件不屬於公開信箱受理範圍：
1．屬於黨委、人大、政協、部隊、法院、檢察院等部門工作範疇的；
2．行政公文；
3．各種惡意攻擊性郵件；
4．內容重複、空泛或無實際意義的；
5．各類推銷廣告。
（二）受理登記
1．收件。各單位信箱管理部門專設工作人員應在工作時間內隨時收閱本單位公開信箱的郵件，做到日積日清。
2．分類。一是根據來信性質，可分為建議、求助、投訴、舉報、諮詢和其他六種類型；二是根據來信內容涉及領域，可分為水電氣、教育、治安等若干類型；三是根據郵件內容涉及地區，對郵件進行地域劃分；四是根據受理範圍，可分為有效件（受理郵件和掌握郵件）和無效件。以上三種分類均由管理系統自動提供選項，由來信人在填寫郵件時自行選定。工作人員閱件時應對信件的歸類及內容進行審閱，並修正錯誤。
3．登記編號。各單位信箱辦理責任人員進入公開信箱處理系統登記受理欄後，應逐件閱讀，對受理郵件進行登記編號（掌握郵件應存檔備查，無效郵件可予以刪除）。登記後，管理系統自動生成郵件文號（附表1），並自動歸入“擬辦郵件列表”顯示郵件信息。在郵件辦理過程中，按照“一件一號”原則，始終以首接單位文號為準，不再另編文號。
四、立項處理
根據郵件內容，可選擇以直辦、交辦、轉閱、呈辦、掌握五種方式對有效郵件進行處理。管理系統已實現了市長信箱與單位信箱、單位信箱之間網上辦件互動。各單位與其下屬單位之間的網上辦件聯繫由各單位根據情況自行建立。為方便各單位郵件辦理的批閱處理，管理系統同時提供直辦單、交辦單、轉閱單、呈辦單的轉換列印功能，經辦人可以紙質件方式對郵件進行內部流轉處理，各處理單統稱為“重慶市政府系統公開電子信箱××單”。
（一）直辦：即首接單位工作人員直接處理答覆，或交單位內部其他部門處理。
處理：在管理系統“擬辦郵件列表”的“處理方式”中選擇“直辦”，以“重慶市政府系統公開電子信箱處理單”（附表2）為載體處理郵件。或直接通過電話、電子郵件或網上公示的方式將處理結果答覆來信人，或列印“處理單”轉交單位內部其他部門按要求處理。
（二）交辦：即首接單位將郵件轉交其他部門辦理。包括市長信箱交單位信箱辦理和各單位信箱交其下屬部門辦理。
處理：在管理系統“擬辦郵件列表”的“處理方式”中選擇“交辦”，以“重慶市政府系統公開電子信箱交辦單”（附表3）為載體提出擬辦意見和承辦要求，經部門分管負責人審閱後，以網上傳輸（市長信箱）、傳真、郵寄等方式轉交有關單位處理。郵件辦結後通過電話、電子郵件或網上公示的方式將處理結果答覆來信人。需二次甚至多次交辦的郵件，由第一承辦單位自行處理。
（三）轉閱：即首接單位將內容不屬於本單位受理範圍的郵件轉請有關單位處理。包括市長信箱向單位信箱轉閱，也包括單位信箱間的轉閱。轉閱件不要求回復，首接單位應將郵件去向反饋來信人，亦可視情況要求承閱單位採取適當方式答覆來信人。
處理：在管理系統“擬辦郵件列表”的“處理方式”中選擇“轉閱”，以“重慶市政府系統公開電子信箱轉閱單”（附表4）為載體提出轉閱意見，經部門分管負責人審閱後，以網上傳輸、傳真、郵寄等方式轉交有關單位處理，並通過電話或電子郵件的方式將郵件去向告知來信人。
（四）呈辦：即將郵件報送本單位領導閱示後處理，或各單位信箱將郵件報送市長信箱協調處理。
處理：在管理系統“擬辦郵件列表”的“處理方式”中選擇“呈辦”，以“重慶市政府系統公開電子信箱呈辦單”（附表5）為載體提出呈辦意見，經部門分管負責人審閱後處理。需報送市長信箱協調處理的郵件，可以“呈辦單”形式通過管理系統網上傳輸到市長信箱。根據需要，可以將“呈辦單”轉換為“交辦單”，按照交辦郵件處理程式進行交辦。
（五）掌握：將郵件存檔備查，作為情況掌握或信息收集，不予登記編號。
五、退件
若收到交辦、轉閱、呈辦有誤的郵件，接件單位應及時將郵件退回來件單位，並說明退件原因。
六、承辦回復
各承辦單位收到上級單位的交辦郵件後，應及時辦理。除特殊情況外，一般應於收件之日起10個工作日內按要求回復辦理結果。凡要求書面回復交辦單位的，應按照“重慶市政府系統公開電子信箱承辦回復”（附表6）格式要求回復或正式行文回復。
由於市長信箱與各單位信箱之間實行網上互動，各單位信箱應定時線上收取市長信箱和其他單位信箱交辦、轉閱的郵件，並按要求處理回復。承辦單位若不能按時回復，應在辦理時限內口頭或書面向市長信箱說明原因，申請延時。
七、催辦、退辦
（一）對超過回復時限而又未說明辦理進度的郵件，由交辦單位下發“重慶市政府系統公開電子信箱催辦單”（附表7），進行催辦。市長信箱通過管理系統進行催辦，同時在系統公示欄中進行公示，並自動顯示累計時間。
（二）承辦單位回復件不符合要求的，由交辦單位下發“重慶市政府系統公開電子信箱退辦單”（附表8）予以退辦，並註明退辦理由和重辦要求。承辦單位應按照要求重新辦理回復。市長信箱通過管理系統進行退辦，同時在系統公示欄中進行公示。
八、反饋
（一）領導批示郵件：工作人員應跟蹤了解領導批示的落實情況，並及時向領導反饋有關情況。
（二）直辦郵件：直辦郵件中轉交單位內部其他部門處理的郵件，採用“誰辦理、誰回復”的原則，由辦理部門視情況以適當方式回復來件人。必要時，可將結果告知首接部門。
（三）交辦郵件：根據交辦單位要求，或由承辦單位直接將結果答覆來信人，或將結果回復交辦單位後，由交辦單位答覆來信人。市長信箱及各單位信箱可以根據情況以電話、電子郵件或網上公示的方式將處理結果答覆來信人。
（四）轉閱郵件：採用“誰辦理、誰回復”的原則，由辦理單位視情況以適當方式回復來件人。必要時，可將結果告知首接單位。
九、公示
郵件辦理完結後，除涉及國家機密和依法受到保護的商業秘密、個人隱私以及敏感性較強的內容外，經分管負責人或單位分管領導審簽後，應如實在市政府公眾信息網上公示，管理系統提供網上辦結郵件公示功能。
十、存檔統計
市長信箱和單位信箱的所有電子郵件的處理過程都自動記錄分類保存在公開信箱處理系統中，各單位可隨時查閱本單位的有關信息，同時可通過管理系統顯示或列印《重慶市政府系統公開電子信箱處理情況登記表》（附表9）。市長信箱每周統計一次，各單位信箱應定期統計。
十一、工作通報及考評
（一）市政府值班室利用公開信箱處理系統不定期抽查各單位信箱的收閱及辦理情況。
（二）市政府值班室每周以《市長信箱工作周報》方式，定期向市領導報告市長信箱接處情況及各單位信箱接處市長信箱交辦郵件情況，並向市委值班室及有關單位通報。各單位信箱應以月報或季報方式向本單位領導、下屬機構和市長公開電話值班室通報信箱接處情況。
（三）按照《市長公開電話工作制度》（渝辦發〔2005〕113號）及《政務值班工作考核暫行辦法》（渝辦發〔2005〕114號）有關規定，將公開信箱工作納入公開電話工作範疇進行考評。
