訂貨控制制度

訂貨控制制度是企業應當建立嚴格的訂貨控制制度，對採購方式的確定、供應商的選擇等作出明確規定，確保採購過程的透明化。在採購方式的確定上，應當按照採購項目的性質、金額等要素確定是集中採購還是自行採購。企業一般只對小額零星物品或勞務的採購才使用自行購買的方式。

對於集中採購項目，要按照規定的程式進行公開招標、邀請招標或競爭性談判等，不能人為地將集中採購分拆成若干個自行採購項目。在供應商的選擇上，要充分了解供應商的信譽、供貨能力等，堅持“貨比三家”，對於詢價過程中不同的供應商所提供的貨物報價單，由採購、使用等多個部門通過比較貨物價格、質量標準、折扣、付款條件、供貨時間等情況，選取最有利於企業生產和採購成本最低的供應商，按照企業規定的授權批准程式初步確定以後與其進行談判。企業應當根據談判結果儘量與供應商簽訂購貨契約，在契約中明確雙方的權利責任、業務交往中要使用的合法票據等。同時，企業要向供貨方發出事先連續編號的訂購單，要注意訂購單發出前要有專人核對訂購單是否得到授權批准、是否附帶有效的請購單作為支持憑證、訂單內容是否符合請購要求和契約規定等。訂貨控制制度的核心內容在於對選擇供應商、簽訂契約和發出訂單的控制。