校辦公室所屬的會議室、接待室是學校舉行會議、接待賓客的重要場所。為保證學校日常工作的正常運轉，提高會議室的使用效率，特制定本管理辦法。
一、會議室管理
1.會議室概況
會議室名稱 地點 座席數
涵慧廳 田家炳八樓 178
行健廳 田家炳八樓 28
一德廳（視頻） 田家炳八樓 48
時習廳（講座） 田家炳八樓 70
致遠接待室 田家炳八樓 20
休息室 田家炳八樓 10
第一會議室 辦公樓2樓 18
第二會議室 辦公樓2樓 12
第三會議室 辦公樓2樓 30
第五會議室 辦公樓3樓 50
第一會議室 行政樓3樓 80
第二會議室 行政樓3樓 12
常委會會議室 行政樓3樓 14
學術報告廳 第31教學樓 288
2.上述會議室由校辦公室統一管理，協調使用。
3. 上述會議室由使用單位自備茶葉、紙杯、開水、服務等。
4. 上述會議室由校辦公室提供設備技術服務和負責會場衛生工作。
二、使用範圍
（一）田家炳八樓會議室使用範圍：
1． 涵慧廳主要用於學校召開的大型會議；幹部全體會議；學校召開或承辦的各類學術報告會等
2．行健廳主要用於學校領導召集的有關會議。
3．一德廳（視頻）主要用於接受上級機關召開的視頻會議。
4．時習廳主要用於學校組織承辦的各類中型會議；各類中型學術報告會等。
5．致遠接待室、休息室主要用於接待外賓、重要領導和重要來賓臨時休息。
（二）辦公樓會議室使用範圍：
1．第一會議室主要用於學校領導召集的有關會議；經批准由機關職能部門召集的有關會議。
2．第二會議室主要用於接待外賓、重要領導和重要來賓；校領導召開的會議。
3．第三會議室主要用於學校領導開會；經批准由機關職能部門召集的有關會議。
4．第五會議室主要用於學校組織承辦的各類中型會議；經批准由機關職能部門召集的有關會議。
（三）行政樓會議室使用範圍：
1．第一會議室主要用於學校領導開會；學校召開的中型會議和經批准由機關職能部門召集的有關會議。
2．第二會議室主要用於辦公室承辦的各類小型會議；經批准由機關職能部門召集的有關會議。
3．常委會會議室主要用於校領導開會；接待外賓、重要領導和重要來賓。
未經批准，機關各職能部門、下屬學院不得隨意使用各會議室。以學生為主要參加對象召開的各類會議，一般不得使用各會議室。
（四）學術報告廳使用範圍：
1.主要用於學校召開或承辦的各類學術報告會、大型幹部會議等。
2. 以學生為主要參加對象的機關各職能部門、學院、學生群團、學生協會等組織的活動。
三、申請程式
各職能部門、下屬學院使用會議室須向校辦行政科預約申請（大型會議提前三天，一般會議提前一天），登記並經批准後方可安排使用。
1.會議室使用必須提前預約，不提前預約的常規性會議一般不予安排使用。
2.機關各職能部門、學院、各群團、協會等組織使用學術報告廳需向校辦公室提前申請，經批准後方可使用。
3.校辦嚴格按照各會議室功能安排使用。特殊情況下，各職能部門、學院不得超越使用範圍使用其他會議室。
4.因未辦理登記手續、登記不及時或不明確而造成延誤會議等後果，由聯繫部門負責。
四、使用注意事項
1.優先使用原則：列入學期工作計畫的會議優先使用；若各院、部、處預定的會議室與學校臨時性重要會議所用發生衝突，全校性會議優先使用。
2. 校級會議和接待由校辦公室派專人負責引領、招待。
3.會議室一經借出，會務工作一般由使用單位派人負責，會議室使用完畢後，及時通知校辦行政科。
4.使用單位應認真檢查室內設施完好情況，愛護室內公用設施，小心使用，不得帶出，如有損壞照價賠償。
5．保證會議室的清潔、衛生。禁止在會議室內吸菸、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
6．注意安全，節約用電，會議結束後請自覺關閉所有電源及門窗。
7．會議室管理人員要及時整理、清掃會議室、接待室，保持清潔環境。
8．對於不按規定使用會議室的單位，校辦有權提出批評，甚至停止其再次使用會議室。
