總 則
第一條為使學院的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文質量和辦文效率，參照中央機關、國家機關和省市教育部門有關公文處理的規定，特制定本辦法。
第二條公文是有法定效力和規範體式的公務文書，是進行黨政管理的重要工具。公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，做到及時、準確、安全。
第三條學院黨政辦公室是我院黨政公文處理的職能管理機構，並負責指導院內各系（院、部）職能部門的公文處理工作。
第四條各系（院、部）及職能部門負責人應當高度重視公文處理工作，加強對本單位公文處理工作的領導和檢查，應確定專職人員負責公文處理工作。
公文的種類
第五條我院常用公文的種類：決定、意見、通告、通知、通報、請示、報告、批覆、規定、函、會議紀要等。
1.決定：用於對學院黨政重要事項或重大行動做出安排；處分有關人員；撤消下級機關不適當的決定等。
2.意見：用於對學院黨政重要問題提出見解和處理辦法。
3.通告：用於學院黨政在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項。
4.通知：用於學院黨政及各職能部門轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉相關部門的公文；發布規章；傳達要求相關部門、單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免幹部等。一般為下行文。
5.通報：用於學院黨政及各職能部門表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況等的下行文。
6.請示：用於學院黨政及職能部門向上級機關請求指示、批准的上行文。
7.報告：用於學院黨政及職能部門向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，答覆上級機關詢問的上行文。
8.批覆：用於學院黨委院行政答覆下級各單位請示事項的下行文。
9.規定：用於學院黨政對特定範圍內工作和事務制定具有約束力的行為規範。
10.函：用於學院之間、單位之間商洽工作、詢問和答覆問題，以及學院向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等的平行文。
11.會議紀要：用於記載學院黨政的會議主要精神和議定事項。
公文的格式
第六條學院黨政公文一般應包括下列組成部分，並按照要求格式進行排列：
1.發文字號。包括職能部門代字、年份、序號，即ΧΧ字〔年號〕ΧΧ號。採用小小三號仿宋體字。位於首頁文頭下2行，居中排布。職能部門代字另行規定（詳見附屬檔案）。年號要寫完整，統一使用六角括弧〔〕括起。序號前不加“第”字，序號不設虛位。
2.公文標題。應準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，除法律、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題與文頭紙紅線空2行。用二號小標宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時一般不用標點符號。標題與文頭紙紅線空2行。用二號小標宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
3.主送部門。指公文的主要受理部門。標題下空一行，用小三號仿宋體字左側頂格，回行繼續頂格。主送部門應當用全稱或者規範化簡稱或者同類型部門的統稱，主送部門不止一個時，每個或每類機關間用標點分隔。最後一個主送部門名稱後標全形冒號。
4.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。採用小三號仿宋體字。正文中凡使用結構層次序數的，應按照第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如不設第二層次，也可按照“一、”，“1.”，“（1）”的順序。
5.附屬檔案。公文如有附屬檔案，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”，後標全形冒號和名稱。附屬檔案如有序號使用阿拉伯數碼（如“附屬檔案：1．ΧΧΧΧΧΧ）；附屬檔案名稱後不加標點符號。附屬檔案應與公文正文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第1行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號；附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。
6.成文日期。統一用小寫漢字標明完整的年月日（不使用阿拉伯數字），“零”寫成“○”；右空4字，用小三號仿宋體字；決議、決定、規定等不標明主送機關的公文，成文日期加圓括弧標註於標題下方居中位置。公文成文日期以領導簽發或會議通過的日期為準；聯合行文以最後簽發負責人簽發的日期為準。
7.主題詞。位於生效標識（印章）之下，起首頂格，標註“主題詞：”字樣，用小三號黑體字，其後用小三號小標宋體字標註詞目，詞間空1字，不用標點。一般排在一行，如需回行時必須頂格書寫。一般標註3—5個主題詞，通常不超過7個。主題詞應從規定的主題詞表中選用，不能隨意標註。
8.抄送機關。指除主送部門以外的其他需要執行或知曉公文內容的上級、下級和不相隸屬機關。位於主題詞之下，所占區域用兩條與圖文區等寬的平行實線作為界線，形成“抄送欄”。起首空一字書寫“抄送：”字樣，採用小三號仿宋體字，其後依次標有各抄送機關，採用小三號仿宋體字，其間用逗號隔開。回行與上一行“抄送”以後的抄送單位對齊書寫，在最後一個抄送機關後標句號。
第七條其它注意事項:
1.凡涉密公文應將保密等級“秘密”、“機密”、“絕密”用小三號黑體字頂格標識在公文右上角第一行，兩字之間空一字。
2.凡對送達和辦理有時限要求的公文，應在公文右上角秘密等級下用小三號黑體字標註緊急程度“急件”、“加急”、“特急”等字樣，兩字之間空一行。無保密等級標識時，直接排在第一行。
3.當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置，使公文生效標識不能與正文同處一頁時，應通過調整公文的行間距、頁邊距等措施，使二者同處一頁。不得採用將生效標識單獨放在一頁並在其左上方標寫“此頁無正文”的方法解決。
4.公文行間距應在25—30磅之間，推薦使用28磅，字間採用標準間距。行間距為28磅時，在公文首頁發文字號距頁面首行空出5—6行間距。公文標題分多行排布時，行間距推薦使用32磅。
5.學院公文統一在左側用兩個訂書釘裝訂（特殊檔案另作要求），裝訂要整齊規範。不得在檔案的上方或左上角、右上角裝訂，或只在檔案的左側訂一個訂書釘。
6.學院的各類公文一律採用國際標準的A4型紙（210mmX297mm）。
7.頁碼統一在頁面底端居中直接以阿拉伯數字標註，公文僅有一頁時不顯示頁碼。
8.公文生效標識。指證實公文作者的合法性，使公文生效的憑據。一是凡以部門名稱制發的公文，使用與制發部門名稱一致的部門印章，二是以院領導名義制發的公文，使用簽發公文的領導在公文正本處的親筆簽名（或代以簽名章）。單一部門制發的公文在落款處不署發文部門名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文一行之內，端正、居中下壓成文日期。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦部門印章在前；兩個印章均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm，並注意排列整齊。
行文規則
第八條行文時應按照如下規則：
1.行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。
2.學院統一對外行文，各職能部門不得自行對外正式行文。學院職能部門職權範圍內的工作如需向下正式行文，可由學院黨務工作部、行政事務處轉發。
3.上報學院公文事項如涉及學院多個職能部門，應事先與涉及的部門協調溝通,然後上報。屬於主管部門職權範圍內的具體問題，應當直接報送該主管部門處理,不必向學院行文。
4.“請示”應當一文一事。“報告”不得夾帶請示事項。除學院領導直接交辦的事項外，不得以單位名義直接向學院領導個人報送“請示”或“報告”。部門或單位負責人不得以個人名義上報“請示”。“請示”不得多頭報送。
發文辦理
第九條發文辦理指制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、覆核、繕印、用印、登記、分發等程式。
第十條蘇工職院黨字、蘇工職院字的發文辦理一般由學院黨政辦公室負責。公文印刷一般應在黨政辦公室進行。
第十一條由學院各部門提出需要制發的檔案，均由該部門先行指定專人按照文檔格式草擬文稿，草擬公文應做到情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅合理，附屬檔案齊全。部門負責人應對文稿的格式、內容進行認真審核。
第十二條草擬公文經黨政辦公室送院領導簽發。簽發前黨政辦公室負責作好審核工作，審核行文是否需要，是否符合學院的決議、規定，文稿內容與各種法律制度有否違背，核稿之後，即可送至分管院領導簽發。
第十三條學院各類正式公文必須經審核完畢確認無誤後再請分管院領導簽發，不得先簽發再核稿。簽發人一般在其法定職權範圍內簽發公文（正簽）。可根據分管院領導的授權由其他院領導代簽，代簽應標註“代”或“代簽”等字樣。院領導簽發檔案時應批註定稿及是否同意印發的意見（如“發”、“同意發”等），並簽注完整的姓名和年月日。由院領導簽發後的文稿即轉為定稿，已具備正式檔案的效用，不經簽發人同意，任何人不得再對其進行修改。文稿簽發後應及時印刷。
第十四條聯合行文時，必須做好會簽工作。只有經所有發文機關的主管領導均簽發的聯合行文才具備法定效用。
收文辦理
第十五條收文辦理指對收到的院內外公文的處理過程，包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督辦等程式。
第十六條由學院統一制發的、具有學院統一編號的公文，在下發時都必須使用統一的檔案發放登記表，由檔案接收人簽收。
第十七條學院黨政辦公室收到院內其他單位呈報的公文時，應進行審核。重點是：是否應由本部門辦理；文種使用、公文格式是否規範；涉及到相關部門的事項是否已協商、會簽。
第十八條學院黨政辦公室收到各部門、單位報來的需要辦理的公文，經審核，符合辦理範圍的，黨政辦公室負責人提出擬辦意見，由學院有關領導簽署批辦意見或直接交有關部門辦理。對不符合辦理範圍的公文，經黨政辦公室負責人批准後，可以退回呈報單位並說明理由。
第十九條學院黨政辦公室收到上級機關下發或交辦的公文，由黨政辦公室負責人提出擬辦意見，送有關院領導批示後辦理。任何單位收到上級正式公文，或外出開會帶回正式公文，必須送學院黨政辦公室登記辦理，不得直接簽批或傳閱。
第二十條承辦部門收到交辦的公文後，應按時限要求及時辦理；對不屬於本單位職責範圍或不宜由本單位辦理的，應及時退回學院黨政辦公室，並說明理由；
第二十一條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協調，如仍不能取得一致時，可以提出明確意見經黨政辦公室上報分管院領導審批、裁定；除直接交辦事宜外，院領導一般不直接收取各單位請示或報告，未經登記的公文應交黨政辦公室登記辦理。檔案閱後退回黨政辦公室，不得橫傳。
第二十二條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第二十三條送負責人批示或交有關部門辦理的公文，學院黨政辦公室負責催辦；做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
公文管理
第二十四條公文處理完畢後，應及時整理（立卷）、歸檔，定期向檔案部門移交。任何個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十五條凡學院傳送的公文，各單位要有專人簽收、保管。應按照收文辦理程式及時辦理。機要檔案定期清退，集中銷毀。凡屬規章制度性的或涉及本部門、本單位的院內檔案要妥為保存。
第二十六條公文處理必須嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密法規，確保黨和國家秘密的安全；上級機關的公文，除絕密或註明不準翻印的以外，經分管院領導同意，學院黨政辦公室可以翻印、複印、轉發，按正式檔案管理。
