簡介
在管理信息系統的開發過程中，數據流程圖的作用是非常重要的，它是描述原有系統和新系統邏輯關係的重要工具。用數據流程圖描述一個管理信息系統的數據、存儲和處理的邏輯關係，使用數據流程圖既可清晰地反映出一個系統的數據處理需求和處理過程，配以相應的數據字典，就能溝通系統開發人員與系統用戶之間的思想。因此在系統分析時，正確地畫出所要描述信息系統的數據流程圖是十分重要的。
數據流程圖繪製的基本方法
眾所周知，數據流程圖是由外部實體、數據處理、數據流與數據存儲4種符號組成，畫圖時，採用“自頂向下、逐層擴展”的方式。首先畫出信息系統的頂層（0級）數據流程圖，描繪出該信息系統的系統邊界與外部的關係，然後再畫出系統的1級數據流程圖，對系統的內部主體結構做進一步的描述，即信息系統的1級數據流程圖。
在這一級的圖中，重點是描繪該信息系統的主要功能，包括信息系統中最主要的各模組的數據處理過程與數據關係，使人通過這個圖就可對信息系統的主體結構和主要功能有清晰的概念，切忌不要畫得過細，那樣會干擾使用者的思路，使他們抓不住重點。然後再根據具體的情況，對1級數據流程圖中的每個主要模組進行進一步擴展，從而形成2級、3級等各級數據流程圖。
每個下級數據流程圖都是對上級圖中某一個處理模組的擴展。這就是“自頂向下、逐層擴展”的繪製方式。最後一級數據流程圖中的每個數據處理模組一般都不必再進一步分解，每個開發者與使用者都清楚地知道該模組具體的處理方式與處理過程。
數據流程圖繪製的基本原則
在目前的管理信息系統的有關書籍中，有關數據流程圖畫法的討論一般都是一些關於基本規定的說明，即數據流程圖的基本符號和數據流程圖的分層結構等。而對於具體的畫法原則討論較少。
主要提出一些數據流程圖畫法的基本原則，以便使信息系統的開發者和使用者都能準確地表達和理解信息系統數據處理的思路、內容和過程，增強開發者與使用者之間的溝通交流，更好地完成信息系統的建設。一套較規範的數據流程圖應符合以下原則。
1、數據平衡原則
信息系統的數據流程圖是由一整套自上而下分解的多級數據流程圖組成。在分解的各級流程圖中，上、下級圖應保持數據平衡關係。即下級數據流程圖的數據流入與流出應與對應的上級數據流程圖相一致。
2、編號清晰原則
為了準確標示出數據流程圖，圖中的數據處理模組、數據存儲模組和數據流一般均用相應的標示加以標註。在標註時要儘量清晰，容易識別和理解。一般可採用分級編號的方法。對於0級數據流程圖中的數據處理模組，可直接編號為P（因在0級圖中，只有一個數據處理模組）；而在1級數據流程圖中，各處理模組可分別標註為P1，P2，P3等；在2級圖中，由P1分解產生的圖中，各處理模組可標註為P1．1，P1．2，P1．3等；在由P3模組分解的圖中，各處理模組可標註為P3．1，P3．2，P3．3等，以此類推。而對於數據存儲與數據流的標示，可分別使用D與F開頭的編號。在各級圖中，數據存儲與數據流不必分級編號。有時為了簡化和表達清晰，也可對數據存儲與數據流進行分解，可產生如D2．1，F4．2等編號，表示是D2數據存儲的某子集和F4數據流的某子集，並在相應的數據字典中加有對應說明。
3、數據流的畫法原則
在數據流程圖中，每一個數據流均應賦予相應的名稱或編號，數據流的名稱應為名詞，並在數據字典中配有相應的說明。但如果與數據存儲相連的數據流表示的數據內容與數據存儲中的數據內容是一致時，該數據流可不標數據流名稱和數據流編號，也不必在數據字典中做相應描述。
4、外部實體畫法原則
外部實體是描述本數據流程圖之外的數據來源與數據去向的客體。外部實體一般為人、單位等，也可以是其他的信息系統或模組，用名詞說明。在畫數據流程圖的外部實體時要注意，從外部實體流出的數據流一定要指向一個數據處理模組，而流入外部實體的數據流一定是來自於數據處理模組。
5、數據處理的畫法原則
數據處理是對流入的數據進行變換，因此任一個數據處理模組一定要有流入的數據流和流出的數據流，缺一不可。如果2個以上的數據處理模組之間是由數據流直接連線，說明這幾個數據處理是緊密相關的，實質上是一個程式的多個處理步驟，且任意一下游數據處理模組只能有一個上游數據處理模組。數據處理模組的名稱通常是動賓結構的。
6、數據存儲的畫法原則
在一個信息系統完整的數據流程圖中，任一個數據存儲必定有流入的數據流和流出的數據流，但在某一級別的數據流程圖中，不要求這一點。在任意一級數據流程圖中，如果一個數據存儲只與某一個數據處理模組有關聯，而與其他處理模組無關時，則在此張圖中該數據存儲可以省略不畫。如果在某一級數據流程圖中，一個數據存儲與2個以上的數據處理模組有關聯，則這個數據存儲一定要在此圖中畫出。任何一個數據存儲只能與數據處理模組有關聯。
7、同級圖同層次處理模組原則
在某一級數據流程圖中，只能存在同一級別的數據處理模組，且該圖中的所有數據處理模組均來自於同一個父模組。
8、圖中數據處理模組有限原則
在任意一級數據流程圖中，所包含的數據處理模組一般在3～8個，過多的數據處理模組會讓使用者分不清主要數據處理思路，而過少的數據處理模組會使整個信息系統的數據流程圖過多，不利於用戶使用。
