階段
一般包括這么幾個階段：
一是通知階段。稅務機關應當在約談前書面通知納稅人或扣繳義務人，約談通知應當載明約談的時間、地點、附列需要由納稅人說明的有關情況的資料、拒不參加約談的法律後果。
二是約談階段。在約談過程中，稅務約談人員提出涉稅問題，要求納稅人或扣繳義務人解釋，納稅人可以進行陳述和舉證釋疑。對於納稅人因為不了解政策和稅收法規而導致的涉稅問題，稅務機關則應該給予必要的宣傳和輔導。
三是審查階段。約談結束後，稅務機關應該給予納稅人或扣繳義務人必要的時間自查自糾。
在自查自糾後，納稅人要向稅務機關提交書面報告，稅務機關在審查報告後，可根據不同情況採取以下措施：
1、如納稅人所涉及的問題已經得到解決的，作出結案決定；
2、如納稅人所涉及的納稅問題已經得到解決但仍然存在問題的，可以要求限期整改：
3、如納稅人拒絕糾正或正在整改期間仍然拒絕糾正有關納稅問題，依法立案查處。
特徵
徵稅行為是一種能直接或間接產生法律效果的行為，即設立、變更或中止納稅主體的某種權利義務關係。其間接產生法律效果是指通知、納稅評估、納稅諮詢、稅收檢查等“準徵稅行為”，以及制定稅收規範等抽象徵稅行為。故與納稅評估、稅收檢查同為控稅手段的稅務約談也就成其為一種“準徵稅行為”，在此之上的稅務約談制度也就呈現出徵稅制度的特徵。
1.主動性
稅務約談制度的實施由稅務機關依據職權做出，雖然納稅人可向徵稅機關提起約談在理論上成立，但在實踐中不可行，或者由申訴行為所代替，稅務約談仍由稅務機關主動啟動，以達到控稅目的。
2.針對性
稅務約談制度的針對性有兩層含義，一是直接針對存在一般性涉稅違章違法行為或稅務疑點的納稅人，而非所有納稅人。二是在具體採取的約談方式、技巧上有較強的靈活性和變動性，如：某一稅務問題在行業內普遍存在，就採取集中約談方式，大規模的進行行業稅收政策輔導；若是個別企業行為，則採取單戶約談方式，重點突破。
3.強制性
作為“徵稅制度”，稅務約談制度同樣體現了國家的徵稅意識，一經做出即具有法律效力，納稅人必須執行。若納稅人無正當理由拒絕參加約談，就要承擔相應的法律後果。當然，納稅人在稅務約談中應履行的義務和承擔的法律責任應該事先明確。對於納稅人出於正當、合法理由不能或拒絕參加約談，如約談部門對其沒有管轄權，就不應該承擔法律後果。
4.服務性
徵稅行為是徵稅主體在納稅主體合作下所作的稅收公共服務行為。作為化解征納矛盾的稅務約談制度更體現了這種人文精神，在解決稅收爭議的同時，為納稅人提供了無償的政策諮詢，以免其疏忽或不知遭受到損害。
作用
1.稅務約談制度有助於降低征納成本
征納成本由稅務機關的徵收成本和納稅人的納稅成本構成。其中納稅成本中包含了納稅人為逃稅、避稅所花費的時間、精力、金錢以及因逃稅、避稅失敗而受到的懲罰等費用。
在公民納稅意識不強，稅法遵從度較低的情況下，偷逃騙稅和尋求權利尋租的現象屢禁不止，稅源監控面臨巨大困難，要進行有效徵收必然要加大稅務要素的投入，特別是在反稅務違法犯罪上不斷增加成本投入。鑒於事後監督打擊方式查補稅款作用較大，能夠對涉稅違法分子產生威懾作用，稅務機關頻頻動用稅務稽查手段，認為稽查就是執法，處罰就是管理，對納稅人在納稅申報中非主觀差錯的漏報、錯報、少報行為不加區分，統統予以行政處罰，這增加了納稅人的納稅成本。稅務約談制度的引入，給予了這部分納稅人自查自糾的機會，對疏忽行為可能產生的後果及時進行補救，減少了因行政處罰帶來的經濟損失，同時也轉變了稅務機關“重打擊、輕管理”的觀念，有利於稅務機關最佳化資源配置，把有限的稅務資源投入到重大涉稅案件的查處上，提高了稽查工作的效率和質量。
2.稅務約談制度有助於提升納稅服務質量
納稅服務是稅務機關根據稅收法律、行政法規的規定，在納稅人依法履行納稅義務和行使權利的過程中，為納稅人提供的規範、全面、便捷，經濟的各項服務措施的總稱。其目的是增強征納雙方的良性互動，促進納稅人依法納稅意識和能力的提高，營造一個法治、公平、文明、高效的稅收環境，從根本上提高征管質量和效率。內容包括：加強稅法宣傳、強化納稅諮詢輔導，減輕納稅人不必要的辦稅負擔，健全納稅服務制度等。一個成熟的納稅服務體系應該是充分性和發展性的有機統一，否則就會流於形式。從稅務約談制度的具體實踐中，我們可以看出，稅務約談正是這樣一種內容與形式高度統一的服務方式，它創新了稅法宣傳的形式，提高了納稅輔導的針對性，能幫助納稅人正確理解和履行納稅義務，在稅務機關和納稅人之間搭起了溝通的橋樑；它尊重和保護納稅人權利，以溫和的手段處理稅務爭議，避免了雙方激烈對抗，為構建和諧稅收征納關係打下了良好基礎。
3.稅務約談制度有助於改善稅收征納環境
在實際工作中，由於種靜原因，納稅人對於稅收法律法規和政策的理解不到位，征納雙方產生稅收爭議在所難免。稅務機關如果片面強調執法剛性不給納稅人陳述、申辯和糾錯的機會，結果是，一方面嚴重挫傷納稅人依法納稅的積極性，激化征納矛盾，另一方面造成對納稅人權利的漠視，損害了稅務機關的形象。稅務約談制度的引入，是以人為本觀念在稅收征管中的體現，稅務機關由原先的以自身為出發點向以市場經濟活動的主體納稅人為出發點轉變，雙方在解決爭議過程中地位平等，以協商機制共同推動約談進行。通過對納稅人權利的考慮和充分尊重，融洽了征納雙方的關係，稅務機關的形象不斷提升，社會的納稅信用危機得到很大改觀。
4.稅務約談制度避免了非對抗性爭議轉化為對抗性行政司法爭議
只要存在稅收，就一定會存在征納爭議。對因稅務機關具體行政行為侵犯了納稅人合法權益而引發的對抗性爭議，我們通過行政複議、行政訴訟等法律救濟渠道解決。而納稅人理解稅法有誤而對稅務機關行政行為產生的疑義，或稅務機關因硬性執法引起納稅人產生誤解等非對抗性爭議，通過非法律途徑解決。非法律途徑包括監督、約談、聽證、信訪等。
面對稅收征管中時常發生的非對抗性爭議，如果稅務機關對此“不告不理”，勢必產生征納隔閡，加劇矛盾衝突，造成損害納稅人合法權益的後果，引起稅務行政司法爭訟，這增加了稅務機關的執法風險。另一方面，稅務機關和納稅人的法律地位平等，但稅收征納關係卻是一種非對等的經濟利益關係。稅收征納關係的一個重要特徵就是稅務機關處於主動地位，即征納關係的開始、中止以及終結都由稅務機關決定。當納稅人與稅務機關產生非對抗性爭議時，納稅人通常希望與稅務機關溝通、交流，避免引起對抗性行政司法爭議給企業經營帶來的消極影響。如：企業在稅務問題上的表現被該行業中的其它企業或代理人時刻觀察著，稅務糾紛能否妥善解決總會影響社會對其商業信用的評價。同時，因稅法缺乏預見或情勢變更所導致的“稅收罅漏”引發的爭議，法院在判決中，可能遇到法官本人的有限理性和知識局限性，以及出現各種原因而偏袒一方的情況，付諸法院解決對雙方可能是很大的冒險。因而以稅務約談制度解決非對抗性爭議可實現“雙贏”。
原則
稅務約談制度的原則是稅務約談制度在構建、實施、完善中應該遵循的法則，也是衡量一個制度好壞的標準。
1.依法行政原則
稅務機關應當依據國家稅收法律、行政法規行使約談權，並在法律、法規的授權範圍內明確稅務約談制度的約談對象、約談方式、約談內容以及征納雙方在約談中的權利和義務等關鍵性要素；同時，稅務機關在約談納稅人過程中必須以依法行政為前提，強化依法約談，防範執法風險、建立健全對約談工作的審核、監督、複查機制。堅持依法約談是稅務機關開展約談工作的靈魂和基本原則，絕不能單純以提高行政效率為藉口，損害或犧牲納稅人合法權利，或從中謀取私利，而使稅務約談淪落成權利尋租的工具。
2.程式正當原則
稅務機關要改變“重實體、輕程式”的觀念，增強程式意識，在全國範圍內對稅務約談程式進行統一，使之制度化、具體化、規範化，具有可操作性，並在實踐活動中嚴格遵守和全面執行。接受納稅人對約談程式執行情況的監督，追究違反法定程式者的法律責任。
3.公平公正公開原則
公平原則要求稅務機關要依法、合理確定約談對象，減少隨意性和盲目性；公正原則要求稅務機關在涉稅問題的處理上一視同仁，相同問題相同處理；公開原則要求稅務機關將有關稅務約談的制度、流程等向納稅人公開，約談處理結果要向約談對象公開，接受各方面的監督。
4.高效便民原則
稅務機關要轉變行政管理理念，堅持以人為本，堅持聚財為國、執法為民。在稅務約談中，儘可能選擇方便納稅人的約談方式，嚴格按法定期限履行職責，進一步最佳化納稅服務，廣泛開展政策宣傳和業務諮詢輔導，同時要大力推進信息化建設，提升約談工作的科技含量。
5.尊重納稅人原則
基於納稅人的人性尊嚴和主體性要求，稅務機關必須在實施稅務約談前，明確告知納稅人的相關權利和義務，以免因其疏忽或不知而遭受損害。稅務約談中，給予納稅人平等對待。納稅人有權要求稅務機關對自己的合法權益予以保護，稅務機關不得拒絕。
6.信賴保護原則
在征納雙方間構建互信機制，稅務部門在尚無確鑿證據證明納稅人有稅務違法行為存在的情況下，應首先假定納稅人是誠實申報其真實收入，納稅人也應該信賴稅務機關的決定是公正和準確的。稅務機關開展稅務約談，不得干涉影響到納稅人的正常生產經營活動，非經法定事由並經法定程式，稅務機關不得撤銷、變更已經生效的稅務約談處理決定，同時要暢通納稅人的權利救濟渠道，建立對稅務約談行為的責任制度。
實施
稅務約談制度的實施即稅務約談。
一、稅務約談的特點
l、約談主體的一方必須是主管稅務機關，必要時，約談權可發生轉移，上級稅務機關有權介入對重要疑點納稅人的約談。
2、約談對象是存在疑點問題的納稅人、扣繳義務人。
3、稅務約談適用於稅務管理階段和稅務稽查階段，具體包括同常征管、日常檢查、所得稅彙算、納稅評估、稅源監控、稅務稽查等過程。
4、稅收約談的內容包括納稅評估、納稅輔導、納稅自查，約談處理。
5、稅務約談目的是為了加強稅源監管，溝通征納關係。
二、稅務約談的分類
依據標準的不同，稅務約談可以分為：
1、依稅務約談對象的性質，分為對企業納稅人的約談和對個體工商戶的約談。其中，將所管轄的企業納稅人劃分為工業、商業、服務業等若干大類，再細分機械加工、紡織服裝、電子產品、商業零售等若干小類，進行分類約談。國稅機關對工業、商業企業納稅人的約談還要區分一般納稅人和小規模納稅人。
2、依稅務約談的實施機構，分為征管部門約談和稽查部門約談。征管部門約談主要針對納稅人在稅務登記、發票及帳簿管理、納稅申報、稅款徵收、日常檢查中存在的疑點問題等發起約談。稽查部門約談存在於對納稅人的事後稅務檢查中，經納稅評估發現納稅人存在稅務問題或稅務疑點而啟動。
3、依稅務約談的具體方式，分為書面約談、直接約談和委託約談。對於發現的問題比較簡單或經提供有關資料即可說明情況的採用書面約談，約談對象需在規定時限內，自查核實約談通知書相關內容，提交書面答覆。對發現問題較多或存在重大疑點的應當同納稅人當面交談，聽取納稅人陳述或需要向納稅人就相關稅收政策進行輔導的可採用直接約談方式。納稅人可以採用委託約談方式，委託稅務代理機構對其納稅情況進行審查，代為向稅務機關答覆。
4、依稅務約談的不同作用，可分為預防性約談、警示性約談、處罰性約談。預防性約談是指對以前有偷逃騙抗稅記錄的納稅人，或稅負變動較大的納稅人，為控制和降低涉稅風險而進行的約談。警示性約談是指對存在納稅疑點的納稅人，在無充分證據證明其存在主觀性差錯的前提下，提醒其自查自糾，避免將疑點問題放大的約談。處罰性約談是指對明顯存在涉稅違章違法行為的納稅人，在對其作出具體行政處罰前的約談。
