悠會網打造全球“會務超市”
從會議策劃到預定場地、安排食宿、選擇交通工具，籌備一個普通會議往往至少需要一個月的準備期。如果要準備一個大型的國際會議或大型論壇，從選擇場地、策劃、會議邀約、會議安排、現場搭建、現場管理更是需要提前半年甚至一年來進行準備。然而現在有這樣一個網站，它讓辦會變得像超市購物一樣簡單：定會場、定住宿、定機票、租車、會議網站搭建、會議宣傳、會議邀約、會議現場管理等一系列的會務工作全都可能在一天的時間內輕鬆搞定，這就是悠會網。
悠會網CEO黃剛偉把這樣的平台稱為“會務超市”，他表示，傳統的會務模式已經不能適應行業的發展需要，而新的模式將讓會議服務變得更加透明和便捷。
市場喚出悠會網
黃剛偉的第一個創業公司IMC，專業為500強企業做市場行銷、策劃、戰略諮詢的企業，已近十年。談及創辦悠會網的初衷，黃剛偉說，2011年在跟多家500強企業客戶的高管溝通過程中，他發現眾多企業在會議解決方案方面都存在困惑，之後便開始關注會務市場。IMC組建了一個專業研究團隊，通過大量專業的市場調研和分析發現：國際上，會務已經發展到一個比較成熟的階段，逐漸呈現出整合的趨勢。而國內會務水平卻跟不上會議行業的發展，如服務不清晰、價格不透明、供應商參差不齊、整體服務能力弱、專業團隊少等等。據國家會務行業白皮書統計顯示，國內會議業每年擁有近一萬個億的產值，會議需求的消化卻缺乏力度和專業體系。IMC分析認為，未來會務行業的發展趨勢一定會接近國際發展趨勢，走向整合的道路，提供出更好的會務解決方案。
一方面，舊的會務模式中，服務的專業度不夠，價格不透明，容易滋生灰色地帶，導致承辦大型國際會議的信任度較低。例如，訂一個酒店房間，通過攜程等網站就能大致了解市場價格和服務標準，但是訂一個會議場地或找一個好的會議服務供應商卻沒有多少相關信息可查。另一方面，酒店等會議場地的供應商、優質的會務服務供應商也在煩惱如何把自己的信息發布出去，獲得為更多企業提供服務的機會。另外，會務服務市場的價格制定標準混亂，沒有一個公開的平台可以進行查詢和規範，致使會議需求方難以判斷和選擇。
供需雙方信息的不對稱和中間溝通環節的紛繁複雜等問題都阻礙了會務業的發展，市場已經在呼喚一種更加便捷、透明、專業的服務模式出現。於是，以整合會務行業各個層面資源、提升整體服務能力、服務會議主辦者為己任的悠會網應運而生。
整合會務產業鏈條的綜合服務平台
悠會網是服務會議主辦者各個層面會議需求的綜合電商服務平台，同淘寶、攜程等電商平台不同，悠會網主要進行B2B的服務。簡單來說，悠會網整合會議服務各環節的供應商資源，在平台上發布會議場地、設備以及各項服務的價格等信息，辦會者通過篩選這些信息，線上完成各項會務預定和付款。具體地說供應商通過悠會網發布的信息不是簡單地只介紹會議室大小和價格，而是涵蓋主辦一個高質量會議所需的各環節服務信息，包括會議室允許的擺放方式、適用的人數規模、現場音響、投影等設備情況、燈光、背景布置情況；場地方的住宿餐飲條件、娛樂設施；以及會議的邀約、宣傳及流程管理等服務性內容；甚至包括會務機票、用車、會議旅遊、會議禮品等一系列延伸服務信息和收費標準等內容。悠會網就是整合整個會務服務產業鏈條的平台，為用戶提供可自主組合配置適合自己需求的會議解決方案。會議主辦者通過悠會網可以很輕鬆了解到滿足自己完整會議需求的服務有哪些，然後根據具體的會議需求計算出會務預算，並且通過網站進行線上預定和付款或者通過電話客服完成預定。
一般中小規模的會議，用戶通過線上的預定就能完成會務“採購”，而針對大型會議，悠會網擁有專業的會議服務系統，幫助會議進行專業的行銷與推廣，將眾多篩選後的優質服務供應商提供給用戶選擇。悠會網還組建了一支專業的會展策劃執行團隊，可以提供會議策劃、現場執行、會獎旅遊、參會者邀請等更加全面的服務。
“從悠會網的名字，就可以看到我們想傳達的是一種讓辦會變得悠閒、輕鬆、快樂的服務模式，這也是我們悠會人的人生態度。”黃剛偉解釋道。
顛覆傳統會務模式
悠會網是繼國際會議管理公司Cvent後，適應中國會務市場特點的專業會議管理公司的典型代表，全面滿足中國企業的國內外會議需求和國外企業進入中國辦會的需求，是會議綜合解決方案提供商。這種全新的服務模式為中國會務產業帶來了嶄新的變化，是對傳統會務模式的一次徹底顛覆。首先，簡化流程，節約時間。傳統的會議服務方式往往是通過面對面的商談進行的，而且需要涉及眾多環節的不同供應商，會議主辦者需要花費很多時間去籌備協調會議的各個環節，以及商談各項服務價格。而通過悠會網的整合服務模式，能夠大大簡化這個過程。網站系統提供專業的搜尋，幫助用戶便捷地篩選用戶需要的服務與價格；選擇幾家酒店進行綜合對比，也可以選擇多個會議服務商的綜合對比，制定適合自己的會議需求，籌備普通的中小型會議可能只需要不到一天的時間就能線上完成，大型會議可以依託悠會網的線上服務系統制定全程的安排計畫，從而大大節省用戶的時間，讓會議的每個環節都可以清晰把控。
其次，價格信息更透明，更優惠。供應商把各類服務價格發布在網站上，這就容易形成較合理和公開透明的市場價格。而且專業的供應商評估體系能幫助用戶更好地了解各供應商的服務水平、價格、設施等狀態，更有效的篩選適合自己的供應商。
第三，用戶評價體系監督服務質量。每次辦會之後，用戶可以通過悠會網的評價系統點評供應商的設備或服務的質量，分享辦會體驗，這不僅是對供應商服務質量的監督，也給之後的辦會者以清晰明了的參考。“現階段國內電商已發展到一個相對成熟的階段，從各種模式的發展中我們也可以吸取教訓和學習優秀的經驗。例如，我們注意到一些團購網站失敗的主要原因就是因為追求量化但不注重產品質量的把控，得不到可持續性的發展。因而評價體系的建設對這種新的會務模式的持久運營是很有意義的。”黃剛偉說。
最後，黃剛偉提到這也是最重要的一點：“悠會網的願景是做全球頂級的會務整合運營商，在行業中提出了‘會務超市’的概念。我們是第一個吃螃蟹的人，這不僅需要投入很大的人力物力，而且還需要克服很多的技術難題，應對團隊架構等問題。這些都是沒有先例可以借鑑的。”
用戶看到的是一個很簡單的網站平台，然而支持這個平台的正常運轉，背後需要一系列錯綜複雜的軟體系統支持。例如CSM供應商平台，供應商在平台上發布信息，並實時查到用戶的預定信息、處理結算情況，真正通過專業系統幫助用戶與各個供應商迅速建立起最方便快捷的溝通渠道，大大提升會議舉辦的效率與效果。
會務整合服務平台模式的可行性和初期目標
對於這樣的一個平台模式來說，Cvent已經成功，這更充分的驗證了會務整合服務模式是符合市場需求與發展趨勢的。中國會務市場需求巨大，各類會務服務商資源豐富，市場的培育和成熟只是時間問題。真實的市場需求和趨勢，堅定了黃剛偉對悠會網模式可行的信心。悠會網於2012年3月啟動，組建團隊、研發各種支撐軟體系統、整合供應商資源，逐漸夯實基礎。目前，悠會網的服務還沒有全部在網站平台發布，但已經整合了5千多家供應商、2萬多個會議室，到2013年底計畫完成1.5萬家供應商的合作，提供7萬個場地。此外，悠會網的會議服務管理系統、會議行銷系統、會議流程管理系統、呼叫中心、機票預定、租車、會議旅遊、海外供應商等項目已經在全面的開發整合中；悠會網的線下團隊也在緊鑼密鼓地擴建，以支撐更多高端用戶的會議現場服務需求，加強合作供應商的整合管理。
值得一提的是，2012年悠會網已經成為世界頂級國際會議協會ICCA的會員單位，並獲得2013年規模盛大的ICCA全球年會的籌辦組委會成員資格。悠會網計畫到2014年底整合海外130多個國家的供應商，而今年他們也將邁出海外拓展的第一步——在加拿大成立分公司。
悠會網還沒有進入大規模運營，就能夠通過嚴格審核成為ICCA會員，正是因為會務整合平台的創新模式和專業能力得到了ICCA和業內高層領導者的認可。而悠會網的目標也是致力於全球的會務整合，不僅能夠滿足國內業務需求，也能夠成為承辦國際會議，以及國內企業、機構到國外辦會的最可信任和便捷的一站式服務平台。
