前言
現代大型企業或政府機構為了最大程度地保證公司和投資者利益，通過事先公布採購條件和要求，眾多的投標人按照同等條件進行競爭，將採購活動置於透明的環境之中，來保證招標項目獲得最佳的質量和成本。儘管企業信息化的發展已經到了一定的程度，當前不少公司仍然採用手工或電子文檔的方式進行招標管理，普遍存在效率不高，溝通成本高昂，風險控制複雜等問題。
其管理核心是招標項目，圍繞招標項目進行一系列的管理工作，保證招標項目的完整有序高效進行。
招標管理階段
在實際的招標管理中，招標管理具體分為五個階段來執行：
招標立項階段：業務部門提出採購申請，主管部門依據制度確定招標申請並報領導審批。
招標準備階段：建立招標項目，完善招標檔案，制定招標計畫。
招標預審階段：依據招標要求，初步篩選投標人。（此階段在有些情況可以不進行。）
招標評審階段：依據招標計畫，成立評標專家組，召開評標會議對投標人提供的投標資料進行評審，最終形成招標結果，選定中標人。
招標契約談判階段：與最終中標人進行契約談判。此過程可以用標準的契約管理過程管理。
系統平台
在對招投標業務進行深入分析的基礎上，需要搭建協同管理平台，進而構建協同招標管理系統，包含如下平台：
業務平台：為業務數據提供錄入維護平台，支持多種查詢方式和多種關聯方式查看業務數據。
協同平台：系統提供審批會簽、業務共享、業務催辦、業務審核等實現協同辦公。
許可權管理平台：貫穿所有的業務模組，細緻管理用戶的各種操作許可權，支持按角色快速配置大批量用戶。
預警平台：對重要事項進行到期提醒，依據運行規則自動產生提醒。
報表平台：對系統內業務數據進行加工處理，按照用戶的要求呈現或列印。
主要業務模組
供應商管理：管理所有的參加投標的供應商。並進行評價。
專家管理：建立完善的候選專家庫功能。建立動態的專家考評機制，保證評標質量，將不合格的專家及時排出合格專家隊伍。建立專家培訓機制，確保專家及時跟進企業招標管理的需要。
招標立項申請：業務單位依據公司的管理制度，在招標採購前先擬定招標立項申請，在領導審批同意後，正式成立招標項目。
招標項目信息：一旦決定招標，即形成招標項目，後續的工作均屬於招標項目的過程與環節。招標項目狀態要隨招標進行的階段動態變化。
招標項目計畫：依據招標目標，明確各個階段、各個環節、個性工作的時間、需要的人員、需要的其他資源，形成詳細的項目計畫，指導後面的招標各項工作。
招標項目組：依據制度和計畫，成立項目組，每個成員承擔明確的責任和工作。
招標檔案：依據公司制度，結合項目計畫，相關員工協同編制形成完整的招標檔案。
招標公告、招標邀請：依據公司制度採用公開招標方式或邀請招標的形式，告知潛在的投標人。
招標聯繫記錄：詳細記錄與投標人、其他相關人的聯繫情況。
招標會議記錄：記錄招標項目組的內部會議情況。
投標檔案：投標人在依據招標要求傳送的檔案被項目組接受後，記錄到投標檔案中。
評標專家組：依據公司制度，在合適的時間，確定專家組，通知專家參加評標會議。
評標會議記錄：記錄評標會議的詳細情況。
評分管理：評標專家依據評分標準，給出專家的評分，最終匯總各位專家的意見形成最終得分。
評標報告：依據專家評分及招標小組的意見，形成最終評標報告。
契約管理：確定招標人後，雙方進行契約談判，確定契約文本，在契約草案審批後轉為正式契約，制定履行計畫與結算計畫。
成功案例
招標管理系統涵蓋了競價招標、談判招標、直接招標等多種方式的同時還支持企業特有的招標方式。以8ManageSPM招標管理系統為例子：招投標系統從標書的制定公布－招標－評標整個流程在同一個平台上完成。供應商可以自助登錄並在期限內提交相關的資料＼投標等一系列操作。系統還會自動記錄採購員與供應商直接的每一系溝通與交易記錄、比價，招標、契約，應收、付款等都會產生數據。實現這個過程的電子化和透明公正。提供一個有效的框架，用於創建不同類型的招標計畫和戰略。它支持端到端的電子招投標過程，並跟蹤以下記錄：1、候選人名單
2、標書準備
3、發布
4、供應商應標
5、評標
6、最終選標
7、公告結果
為招投標者提供一個基於網路的平台，用於招標徵集、招投標溝通與投標人提交檔案等操作。
1、每個投標者都可以登錄系統並查看相同的信息。
2、招標信息通過電子方式同時傳送給所有投標者。
3、電子論壇可確保所有投標者都同時收到相同的Q&A信息。
4、每個投標者都可以通過系統提交應標書，並且系統會自動在截止時間禁止提交操作。
