概念
外貿開發信就是外貿業務員把自己公司的產品、服務、優勢等通過郵件、信函傳送給潛在的國外客戶，希望建立合作關係，共同發展，潛在的國外客戶收到郵件、信函後，如有意向，則會與外貿業務員進行進一步的溝通、談判，最終確立購買契約。
郵件寫法
明確的主題
一個不明確的主題，會讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個就需要經驗了，內容要言簡意賅，直接吸引客人通過主題去點開郵件，目的就達到了。至於他看了以後有沒有反應，就要看實際情況和你內容的功力了。
使用最最簡單的辭彙和句子。
需要多學多模仿客人的郵件，用最簡單的辭彙來表達你要表達的東西。外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”，能用一個詞表達的絕對不用兩個詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對不寫兩句。誰能用最少的句子表達同樣的意思，那就是最厲害的！
多使用被動語態。
我們明天會寄你樣品。中國人喜歡說We'll send you the samples tomorrow. 這句話沒錯，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被動語態，人稱就沒有了。
語氣要緩和。
其實郵件本身是比較死板的，在電腦面前閱讀那些冰冷的字眼，和面對面的交談或者電話溝通是完全不一樣的。看一句話“Pls give me reply today.” 這句話如果面對面講，客人不會覺得有什麼問題，會很高興說ok，或者no problem；如果電話里說，也不會有大問題；但如果放在郵件里，是不是略微生硬了一點點呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑問句，加上could, help這樣的字眼顯得十分委婉，但是又明確表達了你希望今天得到答覆的準確意願。這樣不是更好么？
所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"這樣的話在郵件來往中是很普遍的。除非你和客人已經非常熟了，偶爾客套一下即可，平常就可以不需要了。
郵件忌諱
忌長篇大論介紹。
寫公司介紹要看具體情況。如果公司有突出的優勢，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了。可以這樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
簡單一點，一兩句話點到重點，調起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達到了。做業務久了你就發現，很少有客人每封郵件長篇大論的，即使有，也是極少數的特例，或者是要確認一些細節之類的。
不可過長
客人的時間很寶貴，每天要收到數百封郵件，你想想，一個不認識的人發了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附屬檔案，你會不會認真去看？而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。
不要使用奇奇怪怪的字型。
很多人為了追求醒目，總喜歡用很誇張的字型，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實一眼看上去會讓人很不舒服。經常跟老外寫email的人會發現，客人很少會用奇怪的字型或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數的奈及利亞、非洲客人，歐美人一般比較常用的字型就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字型的，但相對少一點。一部分台灣和香港客人會用PMingLiU這種字型。至於顏色，一般都是黑色或者藍色，別在一封郵件里出現多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。
一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標註的，肯定是特彆強調的東西。比如有個客人的郵件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒並強調，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡單，你不太容易忽視，但是如果一封很長的郵件，裡面詳細確認各種規格的時候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。
不要說一些毫無意義的話。
比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復？那就沒下文了喔。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風景，等於一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。
開發信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什麼，你的優勢在那裡。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以後慢慢談。
儘可能不使用附屬檔案和圖片。
附屬檔案和圖片並不是不好，但是第一次發開發信的時候如果有附屬檔案或者插入了圖片，很容易被國外的伺服器攔截的。很多人喜歡第一次聯繫客人的時候就使用報價單，或者打包很多產品圖片，或者發電子樣本給客人，這樣的成功率並不高，不是被默認為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當你收到一個新客人的詢價的時候，那你回復的時候，就可以插入報價單或者圖片了。
第一次聯繫客人的時候最好全文本，不要出現任何的圖片和附屬檔案。
不要插入URL連結。
很多朋友在寫開發信的時候，總是會在內容里加上自己公司的網址，或者在簽名的下面加上連結，這樣做，同樣有很大的機率被伺服器攔截掉的！最好在客人回復後，第二次給他寫郵件的時候插入這些就沒問題了。
寫作技巧
客戶分析
要對客戶進行認真的分析以後再寫開發信，切忌在沒有分析客戶類別、沒有清楚客戶需求的情況下就盲目地寫開發信，寫開發信要有針對性。盲目地寫開發信就像大海撈針一樣，收效甚微。在寫開發信前一定要弄清產品是不是正是客戶需要的，客戶的規模是怎樣的等。要結合自己的產品優勢和特點，分析客戶情況，挑選出可能適合自己的客戶群，有針對性地發郵件，哪怕一天只發十幾封，甚至是幾封，效果都要好過沒有針對性地發上幾百封。
注意時差
寫開發信時最好計算好中國與客戶的時差，在客戶上班或即將上班的時候發，這樣客戶讀到開發信並回復的機率就大大提高了。
如何介紹
開發信不宜過長，重點介紹自己的產品。在信的結尾寫上自己的公司名字、標誌和網站網址，讓客戶覺得我們就是一家真實存在的有誠信的公司。
加客人的名字
一般來說，寫外貿開發信應該儘量用到對方的名字，使得開發信更加人性化和個性化。一般建議在標題上直接寫上客戶的名字，比如可以有以下簡單原始的模式：客戶名字+產品名稱；或者是：客戶名字+產品名稱+MADE IN CHINA;又或者是：客戶名字+我們是生產“產品名”的生產商；客戶名字+假定式開發信標題，客人名字+疑問式開發信標題。
突出自己
就算挖空心思想也得想出自己的優勢來。我以前也是在很小的貿易公司做sales，沒有產品優勢，沒有供應商優勢，沒機會去展會，一開始連B2B都沒有，唯一的辦法就是google和歐洲的yellow page啊。
我當時想出來的優勢有這么幾個：
第一，我能在第一時間回復客人；
第二，我能一次性給全所有信息，包括產品信息和包裝資料，價格，裝箱量，起訂量，裝櫃數，裝運港，以及計算運費等等，只要客人一封詢價email就能得到完整回復；
第三，我能提供免費樣品；
第四，我能提供免費樣本；
還有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的優勢所在的。
看你有沒有花心思和動腦筋了。銷售的精髓就是差異化行銷！Evian礦泉水為什麼賣9塊多一小瓶？那是因為它的差異化就在於它的水出自法國alpes山，純淨無污染，從生產到最後裝瓶沒有經過任何一個人的手指，這就是它能做到，而別人做不到的，就是它的賣點！所以他就能賣高價，拉開價格差距。
模板套用
開發信寫得好壞，很多時候直接關係到回復率。因為太多朋友都只是自己寫一個模板，或者網上抄個模板，就一個一個漫天亂髮，結果幾乎都是石沉大海，就是因為缺少針對性，而且函電書和網上很多內容都有點過時了。
只有讓客人覺得，你是一個認真的人，而且從你的郵件里一眼就能覺得你的專業和與眾不同。客人對你第一印象好了，將來的合作希望就是存在的呢！
寫作準備
搜尋客戶信息
外貿開發信，即是通過郵件的形式將產品及企業信息傳送到潛在客戶信箱，從而達成合作意向，收穫訂單，發展業務！但在實施過程中，許多的企業或個人發現，搜尋大量的客戶信息及企業信箱地址讓人苦惱不已！不僅工程浩大，而且效率低下，但又不得不做。有鑒於此，
確認客戶信息
中國作為全球垃圾郵件的重大來源地，因此在郵件的傳送數量以及退信數量上，每個郵件運營商都有著嚴格的規定與限制！那么，怎樣在有限的發信量上提升效率，儘可能的減少退信數量呢？郵件退信，除了對方伺服器限制，網路連線等不可控的情況，大多數的退信是由於我們的目標郵件地址不正確造成的！
主體內容
1)不長篇大論的介紹公司或工廠；
2)不炫耀英文水平；
3)不插入超連結或圖片；
4)不說毫無意義的廢話；
5)少說從哪裡得到客人聯繫方式；
6)少用第一人稱；
7)少用書面語；
8)少用中國式英語。
外貿函電的精髓就是，“簡單簡單再簡單”。
再補充幾句：好的開發信肯定是必要的，但是當大家有一封好的開發信寫給採購商後，大家請別忘記要進行跟蹤。目前效果最直接的跟蹤客戶的方式就是打電話跟蹤。
優勢
外貿開發信的最大優勢在於，可以最大限度地降低公司開發國外客戶的成本，僅需外貿業務員，一台電腦，網路，藉助於搜尋引擎即可完成。甚至可以沒有開通國際長途的電話，因此，作為一個外貿業務員，即使沒有非常流利的外語口語功底，也可以完成外貿開發信的工作。
弊端
因外貿開發信僅僅藉助於郵件、信函完成，因此可能因為國外客戶的信箱地址不正確等各種原因而被拒收，也可能因為無法通過國際長途催促客戶回覆郵件而只能被動地等客戶回覆郵件，等各種原因，而錯失與國外客戶確立合作關係的機會。
範例
Hi Sir,
Glad to hear that you're on the market for fiberglass. We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.
一開始開門見山指出，很高興獲悉您對某某產品感興趣，我們專業生產這類產品多年，優勢在於什麼地方，質量好，價格相當有競爭力。這樣就已經把要表達的意思表達出來了。
Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!
第二段就是兩句話，有問題隨時聯繫我，免費樣品隨時會寄來供您測試！既表達了你想要合作的願望，又表示了自己的誠意，只要您有需要，我們隨時為您服務。這樣寫的就給人感覺不卑不亢，既沒有顯得很拽，也沒有在老外面前矮一截。大家是平等的關係，本來就是相互的合作，找機會爭取雙贏。這點反而會讓西方人比較讚賞。
Tks & br,
Jack
**** company (這裡留下公司名、電話、傳真、郵件就可以了，正文就可以寫的很簡單)
Tel: ***
Fax: ***
Mail: ***
Website: **** (如果要在裡面加上網頁連結，請放在簽名里，不要放正文，讓人感覺更像搞推銷的，不太好。)
退信原因
1、信箱地址出現拼寫錯誤；
2、對方信箱已經棄用；
3、發件人自己的信箱已滿，導致接收不到客戶郵件；
4、信件有可能被對方的信箱默認為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習慣；
5、網路原因，或者信箱的穩定性不好，導致傳送失敗；
6、客戶國家過節，導致回復延遲；
7、郵件的標題引不起客戶興趣；
8、帶有附屬檔案，客戶擔心病毒，不敢打開；
9、附屬檔案過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10、客戶可能不願意相信免費信箱發的郵件並與其有郵件往來，擔心信息被竊取；
11、對客戶無絲毫了解，產品不對路；
12、誤讀客戶的求購信息，產品不對路；
13、客戶的求購信息發布已久，目前無需求；
14、給予對方的回信不夠及時，對方已經找到好的買家；
15、不了解自己的優勢產品和沒有把握好目標客戶，大海撈針，開發信無針對性和目的性；
16、開發信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17、錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18、開發信行文措辭不夠專業；
19、信件內容沒有做到言簡意賅並體現自身產品的價值；
20、對方國家擔心中國人的產品傾銷，給予高關稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產品；
21、對方公司已有自己固定的供應商；
22、某些客戶發布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23、開發信的內容無吸引力；
24、某些客戶可能不願與中間商（foreign trade（外貿）公司）談合作事宜；
25、產品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望範圍之內；
26、對方對你的公司與產品缺乏了解，有心理防範作用，擔心上當受騙；
27、某些客戶由於對產品的需求時間較急，喜歡更直接的聯繫方式，例如電話，傳真等，但是開發信上沒有標明這些聯繫方式；
28、對方可能設定了拒絕接收陌生郵件。
