外貿郵件管理系統 電子郵件最大的特點是:人們可以在任何地方時間收、發信件，解決了時空的限制，大大提高了工作效率，為辦公自動化，商業活動提供了很大便利。在現代商務中，電子信箱已經成為不可或缺的交流方式。
企業信箱的繁盛也說明了信箱在商務中扮演了舉足輕重的地位。外貿郵件管理系統是專門針對外貿企業而設定的信箱，根據外貿行業對信箱的具體需求，做出設定。
外貿郵件管理軟體解決外貿公司加強對電子郵件管理的迫切需求，將郵件統一處理和存儲，所有的郵件都通過系統收發，有效解決郵件散落、流失、丟棄等浪費問題；將郵件與客戶等有機的結合，改善客戶信息分散，聯繫過程無記錄可查狀態，可方便的查詢到某個客戶的所有來往郵件記錄，方便實現老闆或經理對郵件的監督和查詢。
但市場上的一些外貿郵件管理系統已經超出了這種範圍，除去郵件管理，它還會進行客戶管理和文檔管理。
一，郵件管理
1、統一存儲郵件及資料
所有郵件等資料都會存儲伺服器端，業務員跟據許可權處理郵件,個人電腦里沒有任何郵件信息；
2、郵件自動分發功能
對於公共信箱，如果是老客戶的郵件，系統會自動分發給負責該客戶的業務員，如果是陌生的郵件，可設定郵件分發規則，實現郵件分發自動化、智慧型化；
3、高效群發，輕鬆推廣
群發功能可以從檔案中導入信箱地址，也可從客戶中批量添加信箱地址；
4、郵件收發審批功能
企業可以基於業務員或特定的客戶建立郵件審批設定；
5、郵件黑名單管理
把垃圾郵件放入黑名單，有效防範垃圾郵件；
6、統一郵件模版，統一公司形象
定製郵件模板，提高郵件撰寫速度，統一郵件模板管理；
使用統一郵件模板對外傳送、轉發郵件；
7、歷史郵件，快速導入
FOXMAIL,OUTLOOK等系統郵件，只要將郵件格式轉化為elm檔案,就可以輕鬆批量導入系統,延續郵件的正常使用；
8、與客戶管理結合，實現郵件與客戶的有機聯結
收發的郵件可自動歸到客戶名下，有序排列，對於往來Email，根據其業務屬性，如：報價、詢價、日常往來、樣品等進行歸類管理，方便查詢，便於管理，並建立統一的客戶往來信息資料庫；
9、嚴格的各級許可權管理
業務人員只能查看和修改其許可權內的數據，高層及經理可設定查看其下屬人員的信息；
對業務員能否查看客戶聯繫方式也可進行設定；
10、領導查詢和監督功能
高層和主管可以根據各種條件的組合靈活檢索所有的往來Email，查看和監督日程業務的運作和進展情況，包括發出的郵件和處理郵件的情況等；
管理層不用抄送即可了解所有人員每天郵件收發內容，並自動對照翻譯；
可查看用戶的操作日誌及線上情況；
二、客戶管理
1、客戶檔案管理
完整地記錄客戶信息；按客戶等級、來源、行業、類型、區域等分類；
起用系統時可以快速導入客戶檔案，延續原先客戶檔案的正常使用，提高效率；
2、客戶關係管理
完整地記錄客戶所有相關的活動，包含郵件往來、客戶文檔、樣品收發記錄、報價、契約、發貨、客戶收款、客戶反饋等信息，為客戶關係管理提供了堅實的數據基礎；
提供客戶數據的統計分析，比如按客戶的所屬國家、等級、類型、來源等進行統計分析；
3、客戶跟進提醒
自動提醒功能,提醒跟進人員及時處理,避免待慢客戶、遺漏商機！
4、客戶資料及郵件移交
當業務員流動或需交換客戶時，快速將業務員的業務資料(郵件，客戶等等)交接到另一業務員，實現業務無縫交接管理；
5、簡單快速的遠程訪問，方便分支機構或遠程移動辦公
提供簡單快速的遠程訪問服務，老總、經理或業務員可以隨時、隨地進行郵件管理與處理，處理方式跟在公司一模一樣；
支持ADSL等動態IP接入方式，無需增加任何額外的費用。數據通信通過SSL加密方式，保證數據傳輸安全；
遠程訪問通過密鑰形式登錄，給您提供銀行級別的安全保證；
6、其它功能
內部訊息管理、個人通迅錄等功能；
三、文檔管理
外貿郵件管理軟體根據需要設定公司文檔、圖片、業務部、技術部、財務部、辦公室等資料夾；
線上修改，線上圖片顯示，線上瀏覽檔案，操作簡便；
異地辦公，調用檔案，方便快捷；
強大的檔案庫查詢功能；
可以對每一個文檔的查看、新增、修改、下載、刪除等許可權進行設定，讓每一用戶只能在設定的許可權內處理文檔；
自動記錄文檔修改歷史；
