管理
信息設備是組成信息系統的硬體，是信息系統必不可少的重要組成部分，其質量好壞直接關係到信息系統的性能和運行壽命，因此，必須加強信息設備採購管理。
信息設備的採購管理
1．信息設備採購的基本要求
1)符合國家有關政策法規
信息設備的採購應以國家和地方相關的政策法規為指導，不得違反相關政策和法規。如政府機關信息設備採購應遵循《中華人民共和國政府採購法》；若採用招標方式採購，應遵循《中華人民共和國招標投標法》；政府機關信息設備招標採購，應遵循《政府採購貨物和服務招標投標管理辦法》。
2)選擇最佳的供應商
供應商的好壞直接影響到商品的質量、價格和售後服務的提供，因此必須慎重選擇供應商，應向信譽良好、供貨質量合格的供貨商採購。
3)爭取最優惠的價格
在保證信息設備質量的前提下，若想要得到最優惠的價格，勢必要運用一些小技巧。“貨比三家”是首要步驟，另外也可通過大盤商進貨，或是簽訂互惠契約、以現金支付、自行進口、自行運送等方法，有效降低貨款，節省營運成本。
4)獲得最正確的設備
採購規格標準是根據客戶的特殊需要，對所要採購的各種設備作出的詳細具體的規定，如品牌、配置、性能、大小、數量、外觀要求、質保期等；建立採購標準能幫助採購人在眾多貨品中挑選出合適的一種。採購標準除了文字敘述外，必要時也可以用圖片或照片加以說明，供應商在按圖索驥的情況下，錯誤供貨的機率將大為降低。
2．信息設備採購方式的選擇
採購的方式可分為邀請招標採購、競爭性談判採購、詢價採購和單一來源採購。邀請招標採購是指招標人以投標邀請書的方式邀請三個以上特定的供應商投標的採購方式。競爭性談判採購是指採購單位直接邀請三家以上的供應商就採購事宜進行談判的採購方式。詢價採購是指對三家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保價格較低的採購方式。單一來源採購是指向供應商直接購買的採購方式。
為了實現公平競爭，杜絕暗箱操作等腐敗現象，越來越多的信息設備採購都是通過各種形式的招標來實現的，這和以往領導拍板決定有很大的不同。招標主要有以下三種形式。一是內部招標。由採購單位自己成立招標工作小組，組織採購招標過程，制定招標需求和評標的標準，組織有關的專家(主要是內部專家，有時也請外部專家)成立評標小組進行評標，由工作小組將整體情況向領導匯報，最終結果由有關領導根據評標工作小組的匯報來決定。這種內部招標的方式，嚴格來說不能算是招標，除非該採購單位本身具備招標的資質並能夠從事招標工作。二是有限招標。有限招標即邀標，對有限候選人發出招標邀請，只允許選定的候選人參加投標。在邀標過程中，一般由採購單位選定招標公司，由招標公司組織編寫招標檔案(其實主要還是依靠建設單位)，向建設單位確定的候選人發出招標邀請，在評標過程中，由招標公司選擇外部專家，並按一定比例邀請建設單位專家(不超過三分之一)，共同組成評標小組，根據評標小組的評標意見，編寫評標報告提交給建設單位，通知建設單位評標結果。建設單位根據評標結果與中標人進行商務談判。整個招標過程都是由招標公司負責組織。三是公開招標。由建設單位選定招標公司，通過招標公司發布招標公告，一般要求先進行資格預審，以保證以後參加正式投標的投標人在基本條件(一般是公司實力、產品等方面)滿足要求，避免給以後評標工作帶來過多的無效工作量。招標公司根據各方提交資格預審檔案，篩選出符合資格要求的候選人，通知他們參加投標。投標人正式中標後，其組織過程和邀標過程基本相同。
3．信息設備採購方案的編制
在採購前必須制訂詳盡和實施性強的採購方案，這樣才能保證採購工作能按計畫順利實施。編制設備採購方案，要根據建設項目的總體計畫和相關設計檔案的要求，採購的設備必須符合設計要求。方案要明確設備採購的原則、範圍、內容、程式、方式和方法，採購方案中要包括採購設備的類型、數量、質量要求、周期要求、市場供貨情況、價格控制要求等因素。從而使整個設備採購過程符合項目建設的總體計畫，設備滿足質量要求，設備採購方案最終需獲得建設單位的批准。根據設計檔案、需要採購的設備編制擬採購的設備表及相應的備品配件表(含名稱、型號、規格、數量、主要技術性能、交貨期)和這些設備相應的圖紙、數據表、技術規格說明書、其他技術附屬檔案等。
信息設備的招標管理
1．招標前的準備
招標單位為了在招標中獲取最佳結果，需要花費大量的人力財力，做好充分的準備工作。招標前的準備工作具體包括：廣泛蒐集投標信息、提交各種招標檔案等。
1)招標信息的蒐集
招標信息是指為決定進行招標所需了解的情況，具體包括招標項目名稱、招標工程的大致內容、招標日程安排和招標者名稱等。招標單位要派人與投標者進行聯繫，目的是了解投標者的總體計畫與條件；與本國駐國外的商務機構保持經常聯繫；選擇並利用當地代理人。
2)招標檔案的準備
招標檔案是法律檔案，除了相關的法律法規外，在招標的全過程中招標單位、投標單位、招標代理機構共同遵循的遊戲規則就是招標檔案，這是參加招標工作三方人士必須遵循的法律檔案，具有法律效力，所以編制招標檔案的人員須有法律意識和素質，在招標檔案中體現出公平、公正、合法的要求，對投標單位有什麼要求，如何評標，如何決標，招標程式是什麼，都在招標檔案中作出規定。
按照有關招標投標法律法規與規章的規定，招標檔案一般由以下七項基本內容構成：招標公告或投標邀請書；投標人須知(含投標報價和對投標人的各項投標規定與要求)；評標標準和評標方法；技術條款(含技術標準、規格、使用要求及圖紙等)；投標檔案格式；擬簽訂契約主要條款和契約格式；附屬檔案和與其他要求投標人提供的材料。
2．招標工作的程式
1)發出招標公告或者投標邀請書
實行公開招標的信息系統建設單位應通過國家指定的報刊、信息網路或者其他媒介發布信息設備招標公告。任何認為自己符合招標公告要求的信息系統開發商都有權報名並索取資格審查檔案，招標單位不得以任何藉口拒絕符合條件的投標單位報名。採用邀請招標的，招標單位應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的信息系統開發商發出投標邀請書。
2)對參加投標報名單位進行資格審查
資格審查是保證項目保質保量地完成的必要手段。信息系統建設單位必須高度重視資格審查工作，加強對參加投標報名單位的資格審查。招標前，應對參加投標報名單位的資質、信譽、履約能力、資金準備、技術保障措施、人員設備狀況等進行考察。資格審查主要是對其資質證書及其相關證件，諸如安全生產許可證、工商營業執照、稅務登記證、法定代表人證書、項目經理資質證書等進行審查。
通過資格審查，選擇較好的單位作為投標參與方，參與投標的單位在同一管理水平上進行競爭，避免管理差、能力弱、價格過低的單位入圍，這樣才能進行真正的公平競爭。投標單位的數量對招標有較大的影響，如果投標單位太多，反而浪費了招標單位的資源和精力，分散了評標專家的注意力，影響了對最合格投標人的評價時間，結果很可能評選出來的不是最合適的承包人選；另外，可能會有一些有實力的投標單位會認為投標單位多將導致本單位的中標機率降低，交易成本提高而退出本次招標活動，這就有背於招標的初衷。
3)進行招標輔導
這裡說的招標輔導是指進行詳細的招標交底，把招標檔案中有關廢標的條款詳細解釋，讓投標單位清楚、注意。不要因為細節規定導致廢標，導致使有效標數量達不到要求而使招標失敗、反覆。將項目的特點、招標方的特殊要求進行詳細介紹，引起投標方注意，避免因為要求不清楚或歧義導致各方報價過低或者過高。加強與投標方交流，這個過程是增加雙方彼此了解、熟悉，增強各方信心的過程。同時也是熟悉各投標方的優劣勢、優缺點，彼此了解對方習慣的過程，同時，為以後合作夥伴關係打下基礎。
招標輔導可以大大降低有效標數量風險和投標報價過高、過低的風險。讓投標單位清楚地知道招標單位的要求，並根據招標單位的要求進行報價；明確投標中須注意的細節，避免因為格式等細節問題導致廢標情況的發生，如多家單位因為這些導致廢標，那么招標失敗，須從新進行招標。
4)發放招標檔案
招標單位應在招標公告、投標邀請書或資格預審合格通知書中載明獲取招標檔案的辦法，如果是公開招標，招標單位應當首先將招標檔案報招投標管理機構審查並備案，審查合格後方可發出。
5)開標、評標與定標
開標、評標與定標應當按照招標檔案的規定進行。公開招標的項目評審由政府招標管理機構從其專家資料庫隨機抽取的專家和招標單位代表組成，其中招標單位代表不能超過總人數的三分之一。評標委員會由招標人的代表及其聘請的技術、經濟、法律等方面的專家組成，總人數一般為5人以上單數，其中受聘的專家不得少於三分之二。與投標人有利害關係的人員不得進入評標委員會。
開標會議由招標單位或者招標代理機構組織並主持；開標會結束後經招標單位初步審查符合規定的投標檔案送入評標委員會進行評標；評標應堅持客觀公正、平等、科學、合理、自主和注重信譽的原則，評標委員會應按照招標檔案中規定的評標標準、辦法對投標檔案進行評審。
招標人應當自確定中標人15日內向招投標管理機構提交招標投標情況書面報告。
6)確定中標單位並發放中標通知書
招投標管理機構自收到評標書面報告之日起5日內未通知招標單位在招標投標活動中有違法行為的，招標單位可以向中標單位發出中標通知書，並將中標結果通知所有未中標的投標單位。中標通知書的實質性內容應當與中標單位的投標檔案的內容相一致。
3．評標的關鍵指標
在評標過程中，雖然不同的需求會有不同的評標標準，但是有一些主要的考慮因素，是任何建設單位都不能忽略的。
1)投標單位的綜合實力
投標單位的綜合實力主要分成兩類：存續能力和帶來附加價值的能力。建設單位在招標過程中，一定要求最終的中標單位具備足夠的存續能力，能夠支持長期的產品發展，包括產品的不斷升級換代和產品的售後服務，至少其產品的生命周期不短於建設單位使用該產品的時間。為此，公司的規模、發展戰略、經營管理狀況、融資能力等，都會成為考察的內容。在附加價值方面，如果投標人在其他方面具有對建設單位未來發展非常有幫助的附加價值，那么建設單位會更願意與這樣的公司建立合作關係。
2)產品與特定需求的符合性
這是評標過程中最主要的考察內容。評標小組會根據招標檔案的要求，設定評標條件，在產品特性方面設定許多細緻的評比條件。這就需要投標人能夠認真閱讀招標檔案，深入理解用戶的需求，想用戶所想，充分表達出其產品與需求的符合性。
3)投標單位的項目實施能力
根據不同招標內容，所要求的執行能力也會有差別。例如，及時供貨能力、技術支持能力、專業技術能力、項目管理能力、長期支持服務能力等。這就需要根據具體標的分析出必須具備的能力，並向建設單位清晰地闡明如何具備這樣的能力。例如，在集成項目中，公司的技術力量就是一個重要內容，可以通過提交有關技術骨幹的簡歷來證明公司的技術實力。
4)投標單位的行業經驗
這一點已經受到廣泛的重視，具備行業經驗，對於產品與特定需求的符合性，對契約執行能力，都是非常有力的佐證。因為在一個行業當中，許多需求具有相似之處，如果中標人具備行業經驗，就會在與建設單位的溝通方面，在理解需求方面，大大降低雙方的成本。
5)價格因素
雖然在所有的招標檔案中都會說明價格最低不是中標條件，但無論如何價格因素在評標過程中都會占很大比重。這也是在評標過程中最顯而易見的硬指標。
信息設備的驗收
信息設備的驗收工作是質量檢驗第一關，也是檢驗契約執行情況的關鍵，驗收工作要嚴格按照有關要求和程式進行。設備到貨以後，要及時進行驗收，避免驗收不及時造成不應有的損失。驗收時需要對契約中訂購設備的數量、質量、附屬檔案等內容做全面的檢查。
1．信息設備到貨驗收前的準備
1)選擇合適的驗收人員
負責驗收的人員應當具備高度的工作責任心和一定的專業水平，一般由設備的維修工程技術人員、設備管理人員(如採購員、設備檔案管理員等)和有關使用人員組成。
2)準備驗收資料
驗收資料準備主要是收集與到貨設備籌備有關的檔案資料，如招標檔案、訂貨契約、契約備忘錄、運輸提貨單、裝箱單、商檢單據等。
3)閱讀招標檔案和訂貨契約
通過詳細閱讀招標檔案和訂貨契約，熟悉相關檔案及技術資料，了解設備的各項技術性能。參考廠家驗收規程擬訂相應的驗收程式，並對關鍵技術指標的檢測方法認真研究。
2．信息設備驗收程式
1)設備包裝與設備外觀檢查
根據訂貨契約核對商標、收貨單位名稱、品名、箱號、箱總件數等有關的外包裝標記及批次是否相符，有無油污、水漬等情況，對不可傾斜運輸的設備需檢查外包裝上傾斜運輸的“變色”標記是否變色。檢查設備表面是否清潔、外殼是否有劃痕，各按鈕旋鍵是否無損、新舊程度如何等。設備包裝情況和外觀隋況如果出現與契約不符或者有破損時，必須做好現場記錄，記入驗收報告並拍照或錄像以便分清責任。拍照和錄像應能表達破損的各個方向與部位。
2)設備數量及附屬檔案清點
以契約為依據，按裝箱單或使用說明書上的附屬器材或零配件的名稱、規格型號、數量等逐項進行核對並作記錄。如出現數量或實物與單據不符的，應當做好記錄並保留好原包裝，便於向廠方要求補發或索賠。包裝箱內應有下列檔案：使用手冊及出廠鑑定證書、檢驗合格證、維修手冊、維修電路圖紙等。
3)設備技術性能檢查
技術性能檢查是指對信息設備的功能配置與技術性能指標進行檢測，功能配置驗收應以招標檔案和契約要求的各項功能為依據，要求對各項功能進行逐項的操作演示，出現不符時要做好記錄，檢測報告應由參加檢測的各方共同簽字確認。
4)填寫驗收報告
驗收報告應由使用科室、設備科與廠商代表三方驗收人員簽字認可。在驗收過程中，所有與契約要求不符的情況都應當做好記錄填寫到驗收報告上，並拍照或錄像以備索賠，所有的檔案資料及商檢報告、驗收報告由設備檔案管理員收集並整理及時建檔保存。
影響因素
信息設備生產條件要求高，擴大生產難度大。信息設備的生產條件主要是嚴格的環境、精密的設備。信息設備的生產對生產環境的空氣品質、溫度、濕度都有嚴格而具體的要求，從而給生產廠房的新建、擴建和改造增加了較大的難度。信息設備生產所需的生產設備是精密度較高的專用設備，除對生產環境的要求外，還對操作規程、使用維護有嚴格的要求。這種設備的使用壽命、保養間隔、保養程式和時間都是不能隨便變化的，因此每台設備所生產產品的數量增長彈性較小。這給戰時的擴產帶來了困難。
人員素質要求高，加大了動員的難度。信息設備業的從業人員要求具有較高的科學文化素質。信息設備業專業性較強，所需知識複雜，不是任何人不經培訓就可以勝任的。信息設備業從業人員的基本素質包括基本的文化素質和專業素質。信息技術人才如技術支持人員、資料庫開發人員、編程人員、網路人才等，不僅要具備文化和專業素質，還要具備較高的創新能力。所有這些都為戰時信息設備業擴產的人力動員增加了難度。
生產對策
徵集電子信息專業人才可以解決信息設備業擴產所需的人力。一般採取從其它行業抽調電子信息專業人員充實信息設備業的方法。由於戰時電子信息專業人才緊缺，而且他們在各行各業中都承擔著重要工作，因此，應從與軍用關係不大的純生活服務類企業抽調人員，或提高其它單位這類人員的工作效率，釋放出部分人才支援信息設備業的擴產。
在元器件廠和組裝廠的基礎上擴大規模。由於信息設備的生產所要求的條件較為苛刻，一般企業不容易轉產，因此，可在元器件廠和組裝廠的基礎上擴大規模。一是增加生產班次和增加生產線；二是戰時將元器件廠和組裝廠擴大為從元器件生產到成品組裝的一條龍式的全能型企業；三是在現有企業基礎上分櫱出新企業。壓縮民品生產數量保障軍用需要。由於信息設備軍民用的區別並不是十分巨大，軍民用生產的通用性較高，因此要全力壓縮民品生產數量，確保軍用需要。
