一、涵義
通用公文從文種上劃分,可分為行政公文和事務公文。根據2000年8月24日頒布的《國家行政機關公文處理辦法》規定,行政公文種類包括以下13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。事務公文包括:計畫、總結、調查報告、領導講話稿、典型材料等。由此得知事務公文是從通用公文文種劃分出來的,帶有總結性、宣傳性、鼓舞性等這幾種性質,一般對某個事項做好充分的調查之後,用大量充實的文字材料進行論述、概括、總結的書面語言形式。是套用寫作重要的研究文體
二、事務文書的基本功能
規制令使作用。公文是各級各類領導機關發號施令的手段,是實施領導、處理公務的工具。公文在實施領導、實施管理中能夠發揮規範控制、令行禁止、組織協調的作用。
明事通情作用。各級各類領導機關在實施管理職能、開展公務活動中,在上下左右之間,需要經常溝通情況、交流意見,以求共識共作。公文作為明事通情手段在機關工作中廣為套用。
參謀決策作用。各級各類領導機關在決策和決策實施過程中,離不開信息的蒐集、處理和運用,離不開調查研究和徵求意見。公文以其法定的渠道和效率滿載各種信息為資治輔政服務。宣傳輿論作用。各級各類領導機關在實施領導、處理公務中需要有效的宣傳輿論的支持。而公文的貫徹執行是宣傳輿論的核心。
商洽聯絡作用。各級各類領導機關之間有許多事情需要商洽、紹介和聯絡,以便互相理解、支持和配合,發揮整體效應。此中,公文寫作不可或缺。
存儲憑證作用。公文是各級各類領導機關職能活動的真實記錄,是統一思想、處理問題的基本依據。公文在執行的時候是這樣,成為檔案之後仍然是這樣。
三、事務文書的主要特徵
主題的職能性。公文是實現機關管理職能的工具和手段。在公文里,鼓勵什麼遏制什麼,支持什麼反對什麼,允許怎么辦和不允許怎么辦,或褒或貶,或是或非,或倡或戒,或行或止,十分鮮明。
材料的可靠性。在公文里所採用的事實材料、數字材料、理論材料以及所依據的法律法規、方針政策,必須真實、準確,來不得半點臆想、虛構和捏造。
結構的邏輯性。公文寫作思維方式主要是邏輯思維,通過概念、判斷、推理,通過綜合、比較、論證形成寫作思路,完成寫作任務,多用說明、敘述、議論的表達方式,慎用文學手段。文風的平實性。力求準確、鮮明、生動,力戒說大話、空話、假話、套話,不能言之無物,也不能譁眾取寵,要實實在在,明明白白。
表述的簡明性。結構力求簡約,層次力求簡化,語言力求簡潔,在把事情、想法寫清楚、寫明白、寫透徹的前提下,文字越簡越好。
體式的規範性。要有強烈的文體、文種意識,要注意公文的書寫格式、語體特點,也要注意公文的附加標識。(《套用寫作》www.appliedwriting.com)
四、公務文書的寫作要求
符合黨和國家的方針、政策、法律、法令和上級機關的有關規定。
情況屬實、觀點明確、文字精練、條例清楚、層次分明、標點正確。
人名、地名、數字、引文要準確。日期一般要寫具體的年月日。
數字,出成文時間、部分結構層次序數和詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,一般用阿拉伯數字書寫。
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