為了維護政府機關檔案的權威性和嚴肅性，切實解決檔案過多過濫和不規範等問題，根據省、市政府辦公廳（室）的有關規定和要求，經縣人民政府研究，現將縣政府、縣政府辦公室檔案的劃分及基本式樣通知如下，請各鄉鎮人民政府，縣政府各工作部門一一對照認真落實。
一、鳳岡縣人民政府檔案
（一）《鳳岡縣人民政府檔案》（鳳府發〔20××〕××號），主要用於發布比較重大的帶有普遍指導意義的檔案。如下發縣人民政府重要決定、指示、通報，下達全縣國民經濟計畫，批轉有關部門、地區帶有普遍指導意義的重要請示、報告、意見，貫徹執行市政府檔案的通知等。
能用其它方式下達的檔案一律不發縣政府檔案，以提高《鳳岡縣人民政府檔案》的權威性。
（二）《鳳岡縣人民政府檔案》（鳳府呈〔20××〕××號簽發人：縣長或常務副縣長），主要用於縣人民政府向市人民政府的請示、報告，請求批准、匯報工作。
（三）《鳳岡縣人民政府令》（第××號），用於以縣長名義簽署發布的縣政府行政規章，宣布施行重大強制性行政措施。改變或撤銷縣政府各部門、直屬機構不適當的命令、批示和下級政府不適當的決定、命令（也可用鳳府函發通知）等。
（四）《鳳岡縣人民政府任免通知》（鳳府任〔20××〕××號），用於縣人民政府決定的幹部人事任免。
（五）《鳳岡縣人民政府》（鳳府函〔20××〕××號），主要用於縣政府向市直機關或兄弟縣（市、區）政府等平級機關商洽工作、詢問答覆問題；涉及面小又需要以縣政府名義答覆的事項，如對征撥土地、改變行政區劃、調整行政機構，增減人員編制，授予烈士稱號及其它比較重要的、需履行行政手續的請示、報告的批覆等。
二、鳳岡縣人民政府辦公室檔案
《鳳岡縣人民政府辦公室檔案》（鳳府辦發〔20××〕××號），主要是轉達縣人民政府及縣政府領導同志的帶有普遍指導意義的重要指示，下達需要各地區、各部門（或多數地區和部門）周知和辦理的事項，轉發一些部門和地區的報告；有關行政事務的通知，如成立某項工作的領導小組，印發《政府工作報告》等。
（二）《鳳岡縣人民政府辦公室》（鳳府辦函〔20××〕××號），用於答覆個別地區或部門的一般請示事項，如召開會議，轉達縣人民政府領導對個別地區、部門的批示。
三、會議紀要
（一）《鳳岡縣人民政府常務會議紀要》，用於縣政府常務會議決定事項的記錄備案。
（二）《鳳岡縣人民政府專題會議紀要》，用於縣長辦公會、分管副縣長召集相關部門就某項工作進行研究決定事項的記錄備案。
四、白頭檔案、信息
不需印正式檔案的，可用其它形式印發，如印“白頭檔案”；縣人民政府領導同志的講話，一般以《政務要情》形式印發，如式樣十二；縣政府領導活動情況，鄉鎮、部門工作信息以《鳳府信息》形式印發，
五、檔案行文過程
由相關科局、縣政府辦公室擬草檔案初稿，送縣政府辦公室秘書股審核，審核後送聯繫協調有關工作的副主任、主任審簽，審簽後送縣長、副縣長或縣政府常務會議、縣長辦公會議研究簽發。
六、成文時限
（一）鳳岡縣人民政府檔案
經縣政府領導同意後，在三個工作日內行文。特殊檔案酌情急辦。
（二）鳳岡縣人民政府辦公室檔案
經縣政府領導或縣政府辦公室領導同意後，在三個工作日內行文。特殊檔案酌情急辦。
（三）會議紀要
會議結束後的一個工作日內行文。
二○○六年十月十日
