關於規範志願服務記錄證明工作的指導意見解讀

《關於規範志願服務記錄證明工作的指導意見》解讀是在2015由民政部發布的解讀檔案。

日前，中央文明辦、民政部、教育部、共青團中央四部門聯合下發了《關於規範志願服務記錄證明工作的指導意見》（民發﹝2015﹞149號，以下簡稱《指導意見》）。《指導意見》對志願服務記錄證明工作進行了科學規範，是提升志願服制度化水平、推進志願服務事業發展的又一個政策舉措。《指導意見》發布後引起了社會廣泛關注。記者就社會關注的一些問題採訪了民政部社會工作司有關負責人。
問：請您簡要介紹一下《指導意見》出台的背景？
答：志願服務是現代社會文明進步的重要標誌，黨和國家高度重視志願服務的制度化建設。根據國務院第十三次全國民政會議和中央文明委的有關要求，2012年，民政部出台了《志願服務記錄辦法》，並在全國137個地方啟動了志願服務記錄製度試點工作，探索建立健全志願服務記錄管理體制和運行機制。兩年多來，試點工作取得了良好效果，有力推動了當地誌願者隊伍建設和志願服務事業發展。但在實踐中發現，為志願者開具記錄證明工作還存在著主體不清、格式不一、內容不全、隨意性大等問題，影響了志願服務記錄的公信力和志願服務證明的權威性，不利於志願服務事業的健康發展。為規範志願服務記錄證明工作，落實中央文明委《關於推進志願服務制度化的意見》及《分工方案》，中央文明辦、民政部、教育部和共青團中央決定聯合出台《指導意見》，對志願服務記錄證明的出具主體、內容格式、辦理流程和監督管理進行規範。
問：志願服務記錄證明是什麼？哪些人可能會用到？
答：志願服務記錄證明是記載志願者身份、志願服務時間和服務內容等信息的重要載體，是志願服務日常記錄的重要延伸，是志願者參加志願服務活動的真實體現。近年來，隨著志願服務的廣泛開展，越來越多的人參與到志願服務活動中來，越來越多的單位和組織將參加志願服務作為招生、招錄人員和進行評優、表彰的重要參考和依據。因此，志願服務記錄證明的使用者會越來越多，使用範圍也會越來越廣。不管是中國人還是外國人，只要在中國境內參加了志願服務活動，都可能會用到志願服務記錄證明。在他們需要時，向有資格出具志願服務記錄證明的單位提出申請即可辦理。
問：哪些單位有資格為志願者開具志願服務記錄證明？
答：確定志願服務記錄證明的出具主體需要堅持“誰記錄誰證明”的原則。志願服務記錄證明出具主體應同時滿足三個條件：（1）依法設立的組織或單位；（2）需要出具證明的志願者參加了該單位組織的志願服務活動；（3）客觀真實地記錄了該志願者參加志願服務活動的相關信息。根據這個要求可以看到，志願服務記錄證明出具主體資格是相對的，一個依法成立的單位組織了志願服務活動且記錄了志願者的服務信息，有資格為這些志願者出具志願服務記錄證明，但對未參加其組織的志願服務活動的志願者而言，不具備出具主體資格。
此外，出具主體因合併、分立、解散或其他原因無法開具證明的，承接其工作的單位或其上級單位（主管部門）可以作為主體接續辦理相關事宜。
問：志願服務記錄證明應該包含哪些信息？確定證明信息要素時主要有哪些考慮？
答：為確保志願服務記錄證明能夠真實、客觀、準確地反映志願者參加志願服務活動的情況，《指導意見》中規定志願服務記錄證明應包含四方面信息：一是志願者姓名、證件類型和號碼、志願者編號等志願者身份信息；二是志願者參加志願服務活動的服務時間（以小時為計量單位）和內容等志願服務信息；三是出具主體的名稱、負責人、經辦人、聯繫方式等出具主體信息；四是證明編號、出具證明的日期及其他需要說明的事項等其他信息。
這些信息項主要是從需要和精簡兩個原則考慮確定的。首先，志願者身份和志願服務信息是申請開具證明的志願者希望證明的核心內容，出具主體的信息和其他信息是對志願服務記錄證明工作進行規範管理必須明確的內容。第二，證明一般不宜過長，一頁紙的篇幅較為合理。為了平衡需要和精簡兩個原則，《指導意見》中規定，如需補充證明志願者參加志願服務活動的其他信息，如志願者參加的志願服務活動、相關培訓及獲得表彰獎勵等信息，可以附屬檔案形式附在證明後面。
問：志願服務記錄證明有統一推薦的格式嗎？
答：《指導意見》提供了志願服務記錄證明推薦格式。該格式的設計吸收了各方的合理化建議意見，目前看來比較完善，如：考慮到少數民族或外籍志願者名字可能較長，我們將志願者姓名設計為單獨一行；考慮到外籍人士和出國留學、就業志願者的需要，證明同時兼容了中英文版本；考慮到需要添加附屬檔案以證明其他志願服務信息的情況，在證明中設定了是否有附屬檔案的選項，等等。該格式具備志願服務記錄證明應包含的全部要素，樣式莊重大方，電子版可以在民政部入口網站中下載。
為確保志願服務證明的權威性、嚴肅性，出具主體應按照統一規範的格式為志願者開具證明。
問：志願者申請開具志願服務記錄證明時需要注意哪些問題？
答：志願者需要開具志願服務記錄證明，首先，要明確向誰申請，如果志願者只參加了一個單位組織的志願服務，直接向該單位提出申請即可；如果志願者在多個單位參加志願服務，可有兩種方式供選擇：（1）向自己註冊或經常參加活動的單位提出申請，由該單位核實匯總所有志願服務記錄信息，志願者提供相應的協助。志願者提供的協助主要是向負責核實匯總的單位提供其他單位為其記錄的志願服務信息和聯繫方式以便查實；（2）向具備證明出具資格的主體分別提出申請。其次，要以有效的方式提出申請，可以提出書面申請，也可以通過網路等其他形式提出申請，如志願服務信息管理系統中的特定操作、傳送電子郵件等。為了使“提出申請”成為一個管理上確定可查的行為，申請不宜以口頭方式提出。再次，要提供充分的申請信息，包括證明的用途、申請日期和聯繫方式，並提供個人身份證件號碼。
問：志願服務記錄證明的出具主體為志願者辦理志願服務記錄證明時有哪些注意事項？
答：收到申請的單位在辦理志願服務記錄證明開具業務時需要注意：第一，應確認自身是否有資格為申請人開具志願服務記錄證明，如申請人未參加過本單位組織的志願服務活動，不能受理；第二，應嚴格依據志願服務記錄為申請人開具志願服務記錄證明，證明中不能隨意添加志願服務記錄以外的信息，確保證明的真實性；第三，要加蓋本單位公章，負責人和經辦人需要親筆簽名，還要做好證明的編號、登記等工作，妥善保管好相關檔案；第四，將證明提供給申請人之後，應及時通過公示欄、網站、QQ群等方式在本單位成員內部進行公示，時間一般不少於7天；涉及多個志願服務記錄主體的志願服務記錄證明，出具主體應在志願服務管理信息系統中予以公示，接受本單位成員及其他社會成員的監督。
問：開具志願服務記錄證明時，證明單位是否可以使用自己的志願服務標識？
答：為弘揚志願精神，培育中國特色的志願服務文化，2014年12月5日中央文明辦、教育部、民政部、文化部、團中央、全國婦聯、中國文聯、中國志願服務聯合會等聯合發布了全國志願服務標識。《指導意見》所附證明左上角即使用了該標識，以體現證明的權威性。但考慮到志願服務是一項豐富多彩的事業，一些組織在志願服務實踐中已經形成了有自己特色的志願服務標識，希望在證明中使用的，可置於證明右上角。附屬檔案中已經以青年志願者心手標識為例做了插入示範，需要使用自己的志願服務標識的，可以依此方式製作。如沒有自己的志願服務標識，可直接將推薦格式右上角的示例刪除後使用。
問：通過志願服務信息系統記錄服務信息的志願者如何辦理志願服務記錄證明？
答：隨著志願服務事業的不斷發展，志願者隊伍的不斷壯大，依靠信息技術最佳化志願服務管理已經成為發展趨勢。2012年，民政部組織建設了全國志願者隊伍建設信息系統，近年來部分地方和組織也建設了自己的志願服務信息系統，通過這些信息系統，網上註冊志願者、網上記錄志願服務信息已經成為現實，線上列印志願服務記錄證明也成為了可能。今年7月22日民政部發布了《志願服務信息系統基本規範》，中央文明辦、民政部、共青團中央擬聯合發文推廣實施該標準。未來，凡是符合該標準，且與全國志願者隊伍建設信息系統完成對接，實現了數據全國聯網的信息系統，均具備直接為志願者列印志願服務記錄證明的功能和資格。通過全國志願服務管理信息系統實現線上註冊和服務記錄的志願者，可直接在信息系統中下載列印志願服務記錄證明表格，到自己註冊或經常參加活動的單位申請核實相關情況並加蓋公章。
問：志願服務記錄證明關係志願者切身利益，如何保證志願服務記錄證明的真實性？
答：志願服務是一種崇高的行為，應該得到社會的肯定，志願服務記錄證明正是這種肯定的有效載體。確保志願服務記錄證明的真實性既是對志願者利益的保護，更是對社會誠信的保護。《指導意見》對此也有充分的考慮。第一，要求志願服務記錄證明嚴格依據志願服務記錄開具，而《志願服務記錄辦法》中已經設計了多種方式儘可能確保志願服務記錄的真實性，這是志願服務記錄證明真實性的基礎；第二，建立了證明公示制度，提出了一般不少於7天的公示時間要求，使證明內容能得到有效的監督；第三，要求證明中提供聯繫電話，便於接受相關人員對證明真偽的查證諮詢；第四，建立了“誰證明誰負責”的虛假證明的追責機制，《指導意見》中要求志願服務記錄證明應加蓋出具主體公章，需要負責人與經辦人簽字，明確責任人。單位出具虛假證明或履行職責不及時的，將向其主管單位進行通報並由主管單位責令其改正。個人偽造志願服務記錄證明的，取消其因此獲得的各項榮譽與優待，並書面告知相關單位。對出具、偽造虛假志願服務記錄證明的單位或個人，探索將其納入單位或個人誠信體系，並以適當方式向社會公布。