製作
第一步
（以下均以Word的操作為例）
1、首先安排整個文檔的層次結構，分等級設定好標題（假設按章節體設定標題，則“章”為【標題1】；“節”為【標題2】；“目”為【標題3】）；
第二步
2、然後按以下步驟進行：
◎依次選擇【視圖】→【文檔結構圖】，打開視窗左格。
◎在文檔中選擇一個標題。
◎依次選擇【格式】→【段落】，打開段落對話框。
◎在【縮進和間距】選項卡的【大綱級別】文本框下拉列表選擇上述標題的級別。
◎單擊【確定】，該標題進入視窗左格文檔結構圖
注意事項
a.在【文檔結構圖】中插入標題，要注意按文檔中的標題順序逐一進行。
b.在規範的輸入文檔時【文檔結構圖】會自動生成。
c.只有文檔的1-9級大綱才會出現在文檔結構圖中，正文文本不會出現。
打開
方法一
點擊選單視圖-文檔結構圖，可以打開或者關閉文檔結構圖；
方法二
點擊標準工具列上的文檔結構圖按鈕，可以打開或者關閉文檔結構圖。
使用
查閱
◎在【常用】工具列中單擊【文檔結構圖】按鈕。
◎單擊【文檔結構圖】中要跳轉的標題。該標題及其內容就會顯示在頁面頂部。
調整大小
◎將滑鼠指針指向窗格右邊，當指針形狀變化時，向左或向右拖動即可。
◎如果標題太長，超出文檔結構圖寬度，不必調整窗格大小，只需將指針在標題上稍作停留，即可看到整個標題。
標題
◎凡是隱藏了子標題的上一級標題，前面會有一個展開符號“+”，單擊“+”即可展開所有子標題。同時“+”號變成“-”號，即摺疊符號。
◎如果要隱藏某一標題下的子標題，則單擊標題旁的 “-”號，所有的子標題即被摺疊隱藏起來。
顯示標題
◎可在【文檔結構圖】的標題上單擊滑鼠右鍵，然後單擊快捷選單中的一個數字（例如，單擊【顯示至標題3】可顯示標題級別1至3）。
關閉
◎單擊【文檔結構圖】（按鈕）或雙擊窗格右邊。
刪除
◎在【文檔結構圖】中選擇要刪除的標題，
◎依次選擇【格式】→【段落】。
◎在【段落】對話框的【大綱級別】下拉列表中選擇【正文文本】，然後單擊【確定】就可刪除所選標題。逐一刪除了全部標題，【文檔結構圖】就不存在了。
◎如需要刪除的不是標題而是正文中的某一段文字，則在正文中找到這段文字並刪除它，【文檔結構圖】中相應的文字就會同時被消除。如果正文中需要這段文字就在原處重新輸入。但不能使用單擊工具列中【撤消鍵入】命令的辦法來恢復這段文字。
Word2010
最新版本的Word2010文檔結構圖的打開方法不同於Word2003，具體操作如下：
第1步，打開Word2010文檔視窗，切換到“視圖”功能區。在“視圖”功能區的“顯示”分組中選中“導航窗格”複選框。
第2步，在打開的導航窗格中，單擊“瀏覽您的文檔中的標題”按鈕可以查看文檔結構圖，從而通覽Word2010文檔的標題結構。
