必要性
要建造一所歌劇院大廳，如果不搞總體規劃，那將是不可能的。一旦作出了總體規劃，一些設計小組就可以分別進行各個部門的設計了。一項完整的信息工程，其複雜性並不亞於歌劇院大廳的建造。但是，在大多數企業里，總是不經過充分詳細地搞好總體規劃，考慮好各部門如何協調工作，就著手進行。不難想像，歌劇院大廳的總設計師不必專門地為各個部門，如舞台機構、音響設備或其它子系統進行詳細設計，這些應該由不同的設計組去獨立完成。信息系統的建設亦然。
特別是隨著計算機設備的不斷跌價，個人計算機越來越多地套用於管理的各個部門，要發揮這些設備的功能，必須把它們有機地聯繫起來，既能滿足每個管理人員的信息需要，又能給決策層領導提供及時的信息。這時，人們才吃驚地發現，分散的開發所帶來的嚴重後果：修改原先的軟體，重新組織數據，連成一個統一的大系統，所耗費的人力和資金比重新建立還要多；甚至，採取維護和修改的辦法是根本行不通的。系統維護問題就象病魔一樣纏住了數據處理的發展，這就是人們所說的“數據處理危機”。總體數據規劃的誕生，就象其它理論的出現一樣，有著自己的特殊原因和動力，它是數據處理危機的必然結果。
難點
大型信息系統的建設是一項複雜的信息工程，首先要進行總體規劃或戰略規劃，這一點逐漸為更多的人所意識到。如聯合港埠公司人事檔案管理信息系統，用它或它的子集的地方竟達近十處之多。如勞人部要掌握人員基本檔案、配偶檔案、家庭成員、主要社會關係等等；技術部要掌握專業技術人員的分布、學歷、專業、再教育情況等等；黨委辦公室要掌握先鋒隊的情況；團委要掌握團員的分布、年齡構成等情況；治保辦則從安全的角度掌握特殊人員的檔案；總務部則需要房屋承租人的單位、工齡、住址、面積、暖氣投資、煤氣投資等情況；而在作業票數據處理系統中，則有門機司機代碼、流機司機代碼、調度員代碼、理貨員代碼，以便計算其計件工資。
總體數據規劃是信息工程規劃工作的基礎與核心。但在許多單位的軟體開發過程中，由於缺少必要的總體數據規劃，致使事倍功半，或者雖然知道它的重要性，但對其難度估計不足。
總體數據規劃的難點有三：
管理方面
數據流設計的最大障礙是部門設定的條塊分割，總體規劃要為用戶方面提供一種靈活性，使他們能積極主動地建立他們所需要的系統，又要遵循一定的規則，使這些系統保持一致性，不論是現在還是將來都能相互交換數據。然而，總體規劃的阻力主要來自企業里的一些用戶（包括高級管理人員）和一部分習慣於獨立開發的數據處理部門的人員。企業里的用戶總想要擁有自己的信息資源，只關心與自己有關的系統的建立和修改。習慣於獨立開發的人好象一些無政府主義者，以為最好是自己想乾什麼就乾什麼。其實，社會需要一定的基礎結構，有法律、法令和規章制度，才能保障其成員有更多的創造自己生活的自由。
例如計件工資處理子系統中對“袋物”的計件定額是一樣的，而不管它是“袋化肥”還是“袋糧食”，但在統計部門的成本分析中，不同貨類作業的能耗差距甚遠。所以統計部門能耗分析子系統的原始數據是作業票計件工資處理子系統中的數據加上“貨類”。而計件工資處理子系統又不隸屬於統計部門，操作員就不願送“貨類”，“嫌麻煩”。這種扯皮現象存在於許多系統中。
技術方面
1、計算機技術方面
系統平台、作業系統、資料庫管理系統和套用軟體系統的“連線”需要多方面的知識。例如有的資料庫系統用FOXBASE，有的用VFP，有的用ORACLE。有的時候，負擔已經很重的數據處理部門還不得不拿出很多時間來維護舊系統，還要開發一些新的項目，而新項目的時間要求又很緊。有時候，他們沒有膽量來試驗那些不熟悉的方法，對於眼前的項目只運用他們所熟悉的、牢靠的方法。
2、“業務”技術方面
這裡“業務”指用戶的業務與管理知識，如：必須懂得房改政策才能算出售房價格，懂得調度室業務知識，才能對船舶預確報、作業計畫的程式進行修改，等等。懂了這些業務，才能編出這些軟體，了解了這些軟體，也就懂了這些業務。所謂融會貫通就是這個意思。很少有軟體人員既懂船舶調度、火車調度，又懂物資管理與設備管理。
用戶方面
用戶最了解業務過程和管理上的信息需求，但是由於一些用戶素質差，或不了解計算機工作的特點，而提出一些似是而非的需求；有的甚至提出“打字員”的需求，每月底幫著列印表格；有時對同一個問題，不同的用戶有不同的提法；有時同一個人對同一個問題也前後提法不一致。
內容
總體規劃的目的不應該是包括一切的完整的設計，而應該是提出一個穩定的基礎結構，其中各個的模組設計可以被連線起來。那種綜合的、包括一切的設計太複雜，眾多部門的相互影響，數不清的變化都糾纏在一起，實現的代價也很高。而這種基礎結構，應該是管理上所需要的一組最小數目的模組，並能保證系統的擴充和互用。在良好網路結構和穩定數據模型的基礎上，用戶就有了使用他們所需要的信息資源的自由。
總體規劃的內容應當在如下三個層次上進行：
戰略的業務規劃
大多數企業都有戰略的業務規劃，而且所有企業都應有這樣的規劃。戰略業務規劃描述企業的基本目標、發展戰略和企業的指標。現在的政策和技術發展能改變企業的各個方面，在某些情況下改變企業的業務類型，改變製造方法，改變服務，改變信息流和決策的制定，並由此影響管理結構，影響產品的競爭機會。
戰略的信息技術規劃
企業計算機套用的發展需要加以規劃，這樣才能使資料庫和辦公自動化得到健康的發展。如果沒有規劃，系統的不一致性問題就會越來越多，就象雜草長滿花園一樣，與雜草不同的是，這些不一致性要想在系統中根除是極為困難的。
戰略的數據規劃
一個企業中有許多數據實體和它們的屬性，可以與套用項目和系統相互獨立地加以定義。管理、知識、技術的變化常常超出我們的認識，但是數據模型如果經過嚴格的分析和管理，可以保持穩定。通過總體數據規劃所得到的數據模型將是富有生命力的，在長達數年之內，它們可以僅有微小的調整和增加，就可適用於多種類型的系統和資料庫。
人員培訓
一個企業準備進行總體數據規劃，意味著要採用一套科學的方法進行信息工程的基礎建設。這套方法對參加者的大多數來說是新穎的，必須通過適當的培訓使他們掌握這套方法。可以說，能否使參加規劃的人員掌握科學的方法，是總體數據規劃工作能否成功的另一個關鍵因素。
首先是企業最高層管理人員的培訓。通過參加培訓班或業餘討論班，或閱讀等形式，使企業最高層管理人員（特別是一、二把手）了解計算機化企業的概念、總體數據規劃的意義、一般方法、所需人員及必要的條件，從而有利於本企業信息工程建設的正確決策，組織好工作班子，檢查、驗收各階段的工作成果。在規劃工作中，企業最高層、高層管理人員將以不同的方式參與，有的是用戶分析員，有的是核心小組成員，有的要接待調查者的訪問，就企業目標、業務模型、信息需求等問題作出回答。如果這些不經培訓和學習，就達不到良好的效果。不少單位的最高層管理人員與數據處理部門缺乏必要的交流和聯繫，存在一些隔閡。培訓中應注意少用技術行話，多結合業務實際。這種高層管理人員的培訓，一般由系統分析員承擔，總的目的是使他們認識到，在不遠的將來，最高層管理者必須建立一個高度計算機化的企業，實現這一目標的基礎是全企業範圍的數據分析規劃。
用戶分析員和廣大最終用戶，也應有一些相應的培訓，以保證企業模型和數據分析工作的順利進行。
總體數據規劃
總體數據規劃的方法有很多，有自頂向下的，有自底向上的。全局規劃需要一個人來全面掌握，如數據資源的工作或整個信息系統的規劃工作。信息資源規劃員必須聽取高層管理者的意見，而高層管理者必須簽字批准信息規劃員所做的規劃，若不做到這兩點，所作出的規劃經常會出現爭論不休，使規劃不能付諸實現。
全部規劃工作應由數據規劃小組來完成。小組成員由高層管理人員與數據處理管理人員組成。信息系統的最終用戶，是指那些直接使用計算機套用系統的各層管理人員，包括最高層、高層管理人員、中層管理人員和基層管理人員。這些人員中要抽出一部分人在總體數據規劃期間代表所在的部門參加工作，稱為用戶分析員。用戶分析員的人數應適合企業的規模，並能覆蓋全部業務職能區域。用戶分析員既是規劃工作的具體參加者，又是數據規劃小組與廣大管理人員的聯繫者，因此，應注意選擇有經驗的、素質好的人員，否則將影響所在部門的分析規劃工作，也影響全局工作。
用戶分析員要經過培訓，學會識別企業過程、分析業務活動和數據模型工作。用戶分析員完成所在部門的有關分析工作後，數據規劃小組進行綜合，完成全企業的業務模型和信息結構規劃。代表各業務職能區域的用戶分析員除了發揮自己的知識與經驗外，在規劃分析過程中要經常與其他管理人員打交道，其中包括對負責人的調查訪問，同他們討論問題，整理並反映他們的意見和見解，然後通過一定的圖表或其它文檔資料的形式反映給數據規劃小組。
值得提出的是，不論是數據規劃小組，還是用戶分析員，都必須保證在數據規劃期內能持續地參加實際工作，絕不要任何只掛名而不實幹的人員。如果沒有決心組建這樣的工作班子，這說明暫不具備進行總體數據規劃的條件，就不要開始這項工作。總體數據規劃成功與否的關鍵在於企業最高層領導的全力支持和高層管理幹部的親自參加。如果領導班子意見尚不一致，又沒有高層管理人員參加實際工作，只交給一些中低層管理人員或請外單位來搞總體規劃，是注定要失敗的。任何一位打算用計算機為企業帶來效益的企業家，應該對總體數據規劃有戰略的眼光，有決心、有魄力抓好這項對企業計算機有深遠影響的大事。
