政府採購信息化的必要性
實際上，傳統的政府採購並沒有很好的遵循上述原則，特別是高效性和透明性原則。在以往的政府採購中經常出現低效、浪費、重複採購，甚至是濫用職權等現象。這些現象的出現與傳統採購方式及相關採購制度均有關係。隨著計算機、網路、通信技術等科技的發展，信息化也可以套用到政府採購中，實現公開、公平、高效、透明的採購，推動其健康的發展。
以往的政府採購信息一般是發布在相關報刊上，由於其時效性不強和發行範圍的限制，信息發布效果不佳。而信息化後，採購信息的發布又多了一條重要的渠道，那就是網路，網路信息更新速度快且不受地域限制，使採購信息發布更快捷，很好的解決了這個問題。同時，信息化降低了採購成本。據義大利政府估計，信息化的採購系統在2001年為其節省了13．9億歐元，2002節省了約25億歐元。在我國，如果通過網路進行採購，按照目前的平均節省規模(5%～20%)，保守預計每年可節約的實際資金將達到1500—2500億元左右，這些資金相當於每年GNP的2%—3%。政府可以拿這些錢做許多其他的事。
而且，實現信息化後，可以減輕採購中人員調配的複雜度，利用系統資料庫可以方便採購信息的管理。和供應商之間進行網路通訊比傳統的郵寄或電話更快捷、安全、成本低且通信量大。由於信息化採購減少了人為的操作，使得採購更程式化，因而也會有效的防止採購中的腐敗行為。
從另一個方面看，政府採購信息化有利於推動經濟發展和結構調整，促進企業轉型，對我國高新技術，特別是信息產業發展也起到了推進作用，是我國政府面臨WTO挑戰的一個必然。
政府採購信息化的建設
在信息化發展的今天，已經有許多政府意識到採購信息化的好處並開始建設了一些政府的採購網站。但是僅建設採購網站並不等於採購的信息化。採購的信息化是從採購的申請、審批、實行到最後完成、驗收整個過程的信息化，是一個系統化的工程。
我們可以將政府信息化系統分為對內和對外兩個子系統：
(1)對內子系統
主要實行採購的內部信息化管理。包括採購申請、採購審批、採購人員的調撥等。實現這些程式的信息化管理依靠多種資料庫支持，如政府內部的財務資料庫、人力資源管理資料庫等。並且，要求這些資料庫能集成為一個系統，實現各庫之間的數據交換，進行統一管理。
(2)對外子系統
1．政府對外發布信息
包括具體的採購需求信息，供應商參與投標要求，已發生項目的評標，中標，成交結果，以及其他相關法律法規，機構介紹等信息。
2．供應商參與競標或競價
供應商從政府採購網站上獲取相關信息後，有意參與競標或競價的主要可以通過以下方式。
競標方式：可以從政府採購網站上直接下載投標的相關檔案，然後把競標檔案用電子郵件的形式直接傳給政府。這樣既節省了費用和不必要的程式，也增強了時效性。不過用電子郵件傳送競標檔案存在一個安全性問題，這點可以借鑑電子商務中的“數字證書”來解決，數字證書是一個經證書授權中心數字簽名的包含公開密鑰擁有者信息以及公開密鑰的檔案。最簡單的證書包含一個公開密鑰、名稱以及證書授權中心的數字簽名。它可以和電子郵件結合使用，以保證網路信息傳輸的保密性、數據交換的完整性、傳送信息的不可否認性、交易者身份的確定性。
競價方式：直接在採購網上競價。供應商可以在政府採購網上註冊成為會員，然後登錄進入網站的“競價採購”頁面線上競價。目前國內提供這種競價方式的政府還不多。以上海政府採購網為例，線上競價的步驟有以下幾點：第一，在供應商主界面中，點擊“競價採購”選項，進入“競價採購”頁面，這裡顯示了所有可以由供應商進行競價的項目、該供應商是否就某個項目報過價、以及各項目離競價結束時間等信息，供應商可以先瀏覽項目信息，也可以直接進行競價；第二，點擊某個項目後的“進行競價”選項，進入會員競價頁面，在此頁面中，如果項目中每個子項目的商品品牌是無限制的，那么供應商要先選擇自己所報商品的品牌，從品牌欄的下拉列表框中選取，如該品牌不在其中，則選擇“其他品牌”，並在後面的文本框內填上該品牌的名稱，然後從“確定競價代表人”下拉列表框中選擇代表供應商進行該項目競價的代表人；第三，按“下一步”按鈕，進入競價頁面，這裡顯示了供應商的競價代表人、距離競價結束時間、供應商報價的品牌、報價變化單位(即每次報價的變化量必須為報價變化單位的整數倍)、供應商當前排名、供應商報價記錄等信息，供應商應認真填寫報價，任何不正常的出價將被視為惡意報價，都會被記錄在案，作為評定供應商誠信的依據；第四，如果是有限次報價，供應商達到報價限制後，系統會有提示，供應商可點擊“回到登錄頁”一供應商主界面；若為無限制報價，則可一直線上報價，直到競價結束時間。所有投標報價必須在採購網規定的截標日期及時間之前提交。不過，這種競價方式可能會由於設備故障、通信故障或其他無法預料及不可抗拒因素造成競價失敗的，則該競價項目及供應商對此項目所作報價都會無效，所以系統的穩定性很重要。
3．確定採購供應商，與之簽訂契約
經過供應商競標，專家評標的過程後，確定中標供應商。把評標，中標的相關信息公布在採購網上。通知中標供應商並與之商討項目採購的具體事項以及簽訂電子契約，這些均可以通過加密的電子檔案實現。
4．實施交易
實施交易的過程就是政府的支付和供應商的貨物傳送過程。政府的支付可以通過電子支付實現，主要形式有電子支票(一種借鑑紙張支票轉移支付的優點，利用數字傳遞將錢款從一個帳戶轉移到另一個帳戶的電子付款形式)、電子現金(E—Cash，是一種以數據形式流通的貨幣，它把現金數值轉換成為一系列的加密序列數，通過這些序列數來表示現實中各種金額的市值)和網上銀行(又稱網路銀行、電子銀行、虛擬銀行，實際上是銀行業務在網路上的延伸，可以通過網上銀行進行轉帳)。
內外子系統雖然是兩個不同的工作平台，但兩者之間要有信息交換和流通，才能保證兩個子系統的正常、充分的利用。因此。兩個子系統既是相互獨立的，又應該是互動的、連線的。
政府採購信息化的障礙及解決措施
如今，計算機、網路、通訊技術的高速發展使政府採購信息化建設在技術上已經不存在什麼問題，但我國的實際情況仍是”發展緩慢”，只有上海等少數城市基本實現了政府採購信息化，一些地方都僅僅局限於採購信息的網上發布。究其原因，政府採購信息化還存在許多方面的障礙。這裡主要論述一下相關法律法規和採購機制的問題。
1．傳統的政府採購相關法律法規跟不上信息化的發展
本來，傳統的採購法律法規相對於傳統的政府採購就存在許多需要改進的地方，如重複採購的出現，操作程式不規範，集中採購和分散採購概念不明確等。信息化後，其暴露的弊端就更明顯。
要使採購信息化後的效果更好的體現，要使信息化後的採購效率更高，就必須同時進行相關法律法規的改進和創新。如2003年元月開始實施的《政府採購法》在借鑑國際經驗的同時，也依據了我國的國情進行了不少制度創新，如關於政府採購的概念和範圍的界定、集中採購機構的設立和定性、採購人員和相關人員的迴避制度、救濟制度等等，並且還為將來進行進一步的制度創新預留了較大空間，如關於採購方式的規定和集中採購目錄、採購限額標準的規定等等。傳統法律法規的發展，新的法律法規的實施不僅為傳統政府採購的良性發展提供了保障，同時也促進了政府採購的信息化發展。
2．政府採購的監督機制不完善
我國目前政府採購的監督機制還存在一些漏洞，如監督的對象不全面，由誰來監督不明確。建立完善的監督機制，是政府採購良性發展的一個重要保證，也可以為採購信息化發展提供健康的環境。建立和完善政府採購的監督機制首先要解決政府採購的監督對象問題，對政府採購的監督應該是對政府採購所有當事人的監督，包括集中採購機構、預算單位、供應商、政府採購中介代理機構和其他與政府採購有關的部門及機構。同時，也是對政府採購全過程的監督，包括政府採購預算和政府採購計畫、項目的具體採購過程、政府採購契約的履行以及政府採購項目實施的效果。而政府採購監督可以是政府行政機關實施，也可以由政府採購的參與者或社會公眾來實施，應儘量做到監管機構與操作機構的分離。
3．評價供應商的誠信機制不健全
存在一些供應商投機取巧、坑蒙拐騙的行為。如在投標時故意隱瞞核心技術或遺漏關鍵部件，中標後在履約過程中再漫天要價，或在分期招標的項目中，先以低價謀取中標，然後在後續採購中再設卡等。這是政府採購信息化發展的一個大障礙，政府採購信息化是在一個虛擬的環境中進行，這樣更有可能存在這種不誠信的行為，所以應及時健全供應商的誠信評價監督機制，對誠實守信的供應商提供優惠政策，對違背誠信原則的供應商實行嚴厲的懲罰，甚至可以應拒絕其進入政府採購市場。
