基本信息
標準全稱：大型活動可持續性管理體系要求及使用指南
標準號：GB/T31598
發布日期：2015年6月
英文名：Event sustainability managemen tsystems—Requirements with guidance for use
制定背景
大型活動可持續性管理體系要求及使用指南制定本國家標準的目的在於指導組織建立和實施可持續性管理體系，切實有效地將可持續發展理念融入到所承辦的活動的全生命周期之中，推動和促進可持續發展。隨著中國經濟實力增強、國際地位提高，我們承擔了越來越多的國際大型活動。但在國際上，可持續發展理念深入人心，國際組織往往要求大型活動採用ISO20121:2012《大型活動可持續性管理體系要求及使用指南》。國際奧委會也要求申辦2022年冬奧會國家通過ISO20121的認證。因此，我國以ISO20121為藍本制定了國家標準，並將按照該標準申辦、舉辦2022年冬奧會。
適用範圍
本標準適用於組織大型活動的所有類型和規模的組織，以及不同地理、文化和社會環境。可以為任何種類的大型活動或與大型活動有關的活動提供可持續性管理體系，並提供指南。
核心內容
1、組織背景。組織要確定與其目的有關的所有議題，並積極了解相關方的需求和期望，建立可持續管理體系，並界定其範圍。還要以目的和價值聲明方式，界定其可持續發展的治理原則。
2、領導力。最高領導者應當制定可持續發展方針，並就適用可持續管理體系作出承諾。還應向社會提供與此有關的信息。
3、策劃。在建立可持續性管理體系時，要符合上邊說的要求，並確定可能的風險和機遇。要積極識別可持續發展議題，並評價這些議題的重要性。要確定本次活動的可持續性目標，並界定實現目標的路徑。
4、支持。應確定並提供所需資源，並確保自己具備必要的能力。要確定就大型活動可持續性管理體系進行內部和外部溝通的需求，並形成與此相關的所有檔案信息。
5、運行。組織應通過制定過程準則、根據準則對過程進行控制等，策劃、實施和控制滿足要求所必需的過程。如遇環境發生變化等情況，要對議題、目標、指標和方案的相關之處進行評審和修正。要確定每個目標、指標和方案與各單個供方之間的相關性，並提供足夠的信息，使供方能夠確定其支持目標實現的能力。
6、績效評價。要建立一套方法，對照目的和價值聲明以及與大型活動管理有關的可持續發展治理原則，評價當前績效和目標績效。
7、改進。對於存在的問題，要及時作出回應，還要持續改進大型活動可持續性管理體系的適宜性、充分性或有效性。
管理步驟
國家標準為企業活動可持續性管理提供了一整套管理體系，企業可以依據國家標準進行系統管理。但該標準按照翻譯法等同採用ISO20121，語言比較晦澀。郝琴女士總結了活動可持續管理的十二個步驟。這些步驟雖然不能完全覆蓋標準的內容，但更加突出了最核心的要點，便於企業操作。
（一）取得最高管理者支持
首先要取得最高管理者的支持，最高管理者對可持續產生了興趣，就會主動關心相關事情，有助於獲得必要的資源支持，幫助提供人員、能力、培訓、基礎設施、技術和財務等方面的資源。此外，管理團隊對可持續管理的信心和熱情，對於成功進行可持續管理也是很重要的。
最高管理者承諾可以包含以下內容：
——制定與組織戰略一致的方針和目標。
——將可持續性管理融入組織業務過程。
——為活動可持續性管理提供必要資源。
——就大型活動可持續性管理的重要性進行溝通，並遵守大型活動可持續性管理體系的要求。
——確保活動可持續性管理體系取得預期結果。
——指導並支持個人致力於大型活動可持續性管理體系的有效性。
——推動持續改進。
——支持其他相關管理角色證實其職責範圍內的領導力。
（二）弄清可能的影響因素
可能對活動可持續產生影響的因素包括內部的和外部的。
內部因素包括：
——治理、組織結構、角色和擔責。
——方針、目標，以及為實現它們所制定的舉措。
——在資源和知識方面的能力和理解(即資金、時間、人員、過程、體系和技術)。
——信息系統、信息流和決策過程(包括正式和非正式的)。
——與內部相關方的關係，內部相關方的認知及價值觀。
——組織的文化。
——組織採用的標準、指南和模式。
——契約關係的形式和程度。
外部因素包括：
——國際、國內、地區和當地的政治、經濟、社會、文化、法律、法規、技術、金融、自然環境、競爭環境。
——影響組織實現目標的外部關鍵因素及其發展變化趨勢。
——與外部相關方的關係，外部相關方的認知及價值觀。
（三）動員利益相關方參與
要使可持續性活動取得成功，就必須把利益相關方團結起來。利益相關方參與，一是可以增強利益相關方對可持續的認識。二是有利於識別出活動中可能影響可持續管理的因素、風險等。三是有助於激勵利益相關方更積極地參與。
（四）確定基本原則
有了基本原則，就容易確定具體措施了。大型活動可持續管理包括以下原則：責任、包容、操守、透明。首先，你要在組織層面接受這些原則，其次要把這些原則融入到活動當中去。我們也可以參照其他國際、國家標準中確定的原則，比如社會責任系列國家標準、全球契約等。
（五）識別議題
在管理中，我們要認真研究我們的活動，發現其中的風險和機會。這些風險和機會，就是我們可持續管理的議題。這些議題既可能是正面的，也可能是負面的。我們改進可持續管理的障礙，也是議題。具體來說，我們要問自己這些問題：有哪些議題?誰對這些議題負責?誰關心這些議題?這些議題有多么重要?該怎么做?怎么做效果最好?什麼是必須要做的?
我們在進行議題識別時，需要考慮以下因素：
——活動類型、目的、活動性質和規模。
——活動地點，包括當地與可持續發展有關的法律法規，以及當地的社會、環境和經濟特徵。
——勞動力或員工特徵，包括承包商員工和志願者的特徵(如年齡、技能、教育和培訓等)。
——組織所參加的大型活動組織，包括由該組織所承擔的與可持續發展有關的活動，以及其所推動的與可持續發展有關的守則或其他要求。
——內外部相關方的關切、大型活動管理的相關結構、大型活動管理的性質和大型活動管理中的決策。
——活動的供應鏈。
（六）打造可持續管理團隊
這裡主要指提升團隊對可持續的理解和實施可持續的能力。大型活動可持續最終是要使可持續理念融入活動各個方面的。但融入的前提是相關人員知道自己要乾什麼，理解、認同可持續的理念，並有相應的能力。這裡所說的能力，也包括對標準有必要的認識，以及知道如何實施這一標準。
如果你第一次搞大型活動的可持續管理，那你要先學習相應的知識，聘請專家對相關人員進行可持續知識的培訓。進行了這樣的培訓，你和你的團隊才能掌握可持續的理念和知識，才能識別和管理相關議題(事項)，並制定計畫和措施做好這些事情。
企業可以通過以下渠道，提升自己的可持續管理能力：
——招聘技能嫻熟的人員。
——對現有員工進行培訓。
——招募志願者。
——購買服務。
——聘請專家擔任顧問。
如果企業選擇培訓的方式，培訓需要涵蓋以下內容：
——可持續發展方針、過程和要求。
——重要的可持續發展議題、方法和預期成果。
——有關遵守法律法規的議題。
——不符合可持續發展方針、過程和要求的後果。
——可持續地舉辦大型活動的實踐和技術技能。
——管理體系及方法。
（七）制定可持續性方針
可持續方針應該包括可持續承諾，以及實現這一承諾的路徑，還應該包括可持續目標，以及可持續檢驗標準。可持續方針既可以只是一頁紙的內容，也可以涵蓋更多內容。我們認為方針應該是有血有肉的，應該有些具體內容。方針可以對外發布，也可以用來回答問題，或給新員工培訓。
制定可持續方針的要求包括：
——與組織的目的相適應。
——能為制定可持續發展目標提供框架。
——包括對滿足適用要求的承諾。
——包括對持續改進大型活動可持續性管理體系的承諾。
制定可持續方針要考慮以下因素：
——供應鏈組織的訴求。
——大型活動管理周期，包括從構思、策劃，到實施、評審和大型活動的後續活動。
——由相關方的參與而帶來的輸出。
——終端用戶的需求。
——遺產議題。
（八）確定可持續性目標
設定目標的作用，不只是有了一個目標，還能幫你以後測量你在可持續方面有多少進步，以及你所做的事情是否有一個正面的效果。如果你第一次對活動進行可持續管理，那你的目標里，就應該包括收集數據建立一個基準，用以評估你未來有多大進步。還要建立對活動可持續進行評價的核心指標，比如GRI就有一套相應的指標體系。
我們制定可持續性目標，要符合以下要求：
——符合可持續方針。
——可測量。
——考慮適用的要求。
——被監視。
——被傳達。
——適時更新。
制定可持續性目標，我們要考慮以下因素：
——關於可持續價值觀的聲明。
——法律法規等要求。
——技術的選擇。
——財務、運行和業務要求。
——遺產議題。
——對提高大型活動可持續性替代方案的考慮，以尋求可用的最佳整體解決方案。
——在目標時限和組織實現目標能力的範圍內實際可行的最大改進。
——相關方的反饋。
——相關的供應鏈議題。
（九）保持和利益相關方的溝通
首先，我們要讓每個利益相關方都在可持續上與自己達成一致。要告訴他們，這樣做有什麼好處，比如能樹立好的形象，節約費用，能符合最佳工業實踐，滿足利益相關方的期望，社會責任實踐的要求，等等。要把這些告訴所有相關的人，告訴企業的成員，我們的可持續性方針是什麼，哪些是強制性要求。在制定目標、採取措施時，要多與利益相關方溝通。不僅要口頭溝通，還要採取書面形式，比如寫進契約，包括網路、社交媒體等手段都要用上。
溝通要包括以下內容：
——可持續性管理的基本原則。
——大型活動的目的。
——用於管理已改進的大型活動可持續性的系統。
——議題、目標和指標。
——實現目標和指標的指南和最佳實踐。
——與相關方的相關性。
——與績效有關的進展。
——利益相關方的反饋。
（十）可持續性採購
大型活動要做到可持續性管理，其實在很多方面都是要依賴供應鏈管理的。比如，活動場地、餐飲、標識、聲光供應、廢棄物管理、衛生系統等。企業不可能自己獨立完成所有這些事情。要使供應商支持可持續性目標，可以採取以下辦法：在招標中納入可持續性條款，在契約中寫入相關條款，建立獎懲機制，等等。供應鏈管理的內容很多，我們這裡只能介紹最主要的內容。我們認為，活動的可持續性管理，必須實現以下關鍵目標：
一是將產品和服務的負面影響降到最低。如對健康和空氣品質的影響、有害廢棄物的產生、酒精飲料和麻醉藥品帶來的社會影響等。
二是將資源需求降到最低。如使用資源利用率高的產品，如節能電器、節能車輛和含有回收材料的產品等。
三是將供應鏈自身，尤其在社會方面的負面影響降到最低。如向當地供方、社會福利企業以及符合基本道德、人權和就業標準的組織傾斜等。
四是確保使用並尊重公平的契約條款。
（十一）評估可持續性管理績效
企業在活動一開始，就要想著自己最終是要對活動可持續性的績效進行評估的。其實想著績效評估，想著自己最受關注的問題，也有利於找準可持續性議題，並有效地進行管理。另外，我們要建立一套可持續性績效評估的體系，對可持續性管理的績效進行評估，及時發現需要改進的地方。
國家標準在附錄中提供了一個成熟度矩陣，我們可以參照它進行績效評價。
（十二）歸檔
我們通常都是拍腦袋決策或憑經驗辦事。這樣做的局限性非常大。國家標準要求我們，在一次活動後，要把所有資料保存下來，並建立一套流程體系。這些資料和流程必須是完整的、成體系的。這些檔案應該包括：
——利益相關方的期望。
——大型活動可持續性管理體系的範圍。
——可持續發展原則及目的和價值聲明。
——可持續性方針。
——組織的角色、職責和許可權。
——議題識別和評價。
——可持續性目標和如何實現目標。
——供應鏈管理。
——監視、測量、分析和評價。
——存在的問題和改進措施。
（摘自：郝琴.企業社會責任戰略[M],中國經濟出版社.2016年5月版.）
