目錄
(上海市人民政府辦公廳1996年1月5日發布)
總則
第一條 為使本市各級國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《國家行政機關公文處理辦法》和本市實際情況，制定本細則。
第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第三條 各級行政機關要發揚深入實際、聯繫民眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。
第四條 各級行政機關要逐步改善辦公條件，積極推進辦公自動化建設，推廣套用計算機電子公文，努力減少紙質公文的數量，提高公文處理工作的效率和公文質量。行文要少而精，注重效用。
第五條 各級行政機關的辦公廳、辦公室、秘書處是公文處理的
管理機構。其主要職責是：
（一）制訂、落實公文處理業務規範，做好本機關的公文處理工作。
（二）對下級機關的公文處理工作進行指導，組織經驗交流和業務培訓。
（三）負責公文辦理過程中的督查工作，推動行政機關各項決策和部署的貫徹落實。
（四）會同有關部門搞好辦公自動化建設。
（五）負責公文處理中的安全保密工作，開展經常性的保密教育和保密檢查，落實安全保密措施。
（六）完成與公文處理有關的其他工作。
第六條 各級行政機關要重視公文處理工作.各級行政機關的辦公廳、辦公室應當設立文秘部門或者配備專職文秘人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠於職守，公正廉潔，掌握有關專業知識和操作技能。
第七條 公文由文秘部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。通過會議等途徑發出的公文，收文者應當及時交本單位文秘部門登記處理。
第八條 各級行政機關的公文處理工作，應當貫徹“黨政分開”的原則。
第九條 公文處理工作必須做到及時、準確、安全，並嚴格執行保密法律、法規和有關保密規定，保守國家秘密。
公文種類
第十條 行政機關的公文種類主要包括命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要，具體適用範圍如下：
（一）“命令（令）”適用於依照有關法律、法規的規定發布規章，施行重大強制性行政措施，獎勵有關單位和人員，撤銷下級機關不適當的決策。
（二）“議案”適用於各級人民政府按照法律程式，向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
（三）“決定”適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位和人員。
（四）“指示”適用於對下級機關布置工作，闡明有關指導原則。
（五）“公告”適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（六）“通知”適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不
相隸屬機關的公文，發布規章，傳達要求下級機關辦理和有關單位需
要周知或者共同執行的事項，任免和聘用幹部。
（七）“通報”適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（八）“報告”適用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
（九）“請示”適用於向上級機關請求指示、批准。
（十）“批覆”適用於答覆下級機關請示事項。
（十一）“函”適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向不相隸屬的有關主管部門請求批准等。
（十二）“會議紀要”適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
公文格式
第十一條 公文一般由公文名稱、秘密等級、緊急程度、份數序號、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案說明、成文日期、印章、附屬檔案、附註、主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期等部分組成。
公文各組成部分的要求如下：
（一）公文名稱置於首頁上方，一般由發文機關名稱加公文種類或“檔案”兩字組成。聯合行文，公文名稱中的主辦機關應當排列在前。
（二）秘密公文，應當按照國家秘密密級具體範圍的規定，在首頁右上角分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
（三）緊急公文，應當在首頁右上角秘密等級之上分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。
（四）公文的份數序號，置於首頁左上角。公文的發文字號，包括機關代字、年份、序號，置於公文名稱之下並居中；聯合行文，只標明主辦機關發文字號。
（五）上報的公文，應當在發文字號的右側註明“簽發人：×××”。聯合上報的公文，只需註明主辦機關簽發人姓名。
（六）公文標題，應當完整、準確、簡要，即一般應當標明發文機關名稱、公文主要內容和公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號以及並列的幾個機關名稱之間可加頓號外，一般不用標點符號。批轉或轉發的公文，標題中不冠發文機關名稱，但應當在文末或標題之下寫明。會議通過的檔案，應當在標題之下、正文之上註明會議名稱和通過日期。
（七）除“公告”、“通告”、“會議紀要”外，公文應當標明主送機關名稱（同類型機關可用統稱）。主送機關名稱一般置於標題之下、正文之上，頂格寫；“命令”的主送機關名稱也可置於公文末頁主題詞欄之下、抄送欄之上。
（八）公文如有附屬檔案，應當在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附屬檔案說明，標明附屬檔案順序和名稱，或在正文相關處用括註標明“見附屬檔案”等字樣。但正文標題中已標明所批轉、轉發、印發、報送、轉報、發布的檔案的，不加附屬檔案說明，也不標註“見附屬檔案”等字樣。附屬檔案應當在用印頁之後另起一頁,並儘可能與正文裝訂在一起；如附屬檔案篇幅較長，製作複雜，可分別裝訂，並在附屬檔案首頁的左上角註明發文字號。
（九）成文日期，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最後簽發機關領導人的簽發日期為準。如領導人簽發後，因故不能及時發文，時間耽擱超過20天的，成文時間可由承辦單位確定。電報的成文日期，以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日。
（十）除“會議紀要”和翻印的檔案外，公文應當加蓋印章，“命令（令）”一般加蓋發文機關領導人的簽名章。聯合上報的非法規性檔案，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。用印應當端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應當在頁首用括註標明“此頁無正文”。
（十一）附註（如“此件發至縣團級”、“此件可登報”等）應當置於成文日期左下方並加上括弧。
（十二）主題詞置於公文末頁抄送欄之上，詞目之間應當有一個字的間隔。上報的公文，應當按照上級機關的要求標引主題詞。公文的主題詞一般不超過5個。標引順序是先標類別詞，再標反映公文內容的類屬詞，最後標反映公文形式的類屬詞。
（十三）抄送機關名稱置於主題詞欄之下。
（十四）印發機關名稱和印發日期置於抄送欄之下，印發日期以送印日期為準。如需註明印數，應當注在印發欄之下並居右。
第十二條 公文應當在每頁下方外口用阿拉伯數碼標註頁數。
第十三條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米），也可以採用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米），一律左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第十四條 計算機電子公文的儲存格式和傳輸規範,應當符合統一的行政機關公文處理通用軟體標準。
行文規則
第十五條 各級行政機關的行文關係，應當根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
第十六條 在行政機關的公文中，不應有向黨的組織作指示、布置任務的內容。
第十七條 政府各部門在本部門職權範圍內，可以互相行文，可以向下一級政府的有關業務部門行文；也可以根據本級政府授權和職權規定，向下一級政府行文。
第十八條 向下級機關的重要行文，如實施辦法、實施細則等規範性檔案或涉及計畫、財政、機構、人事、勞動工資、物價等內容的公文，應當同時抄送直接上級機關，便轉發該機關的公文除外。政府各部門向下一級政府的重要行文，應當抄送本級政府。
第十九條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。
聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。
第二十條 行文請示要求做到：
（一）一文一事,具有可操作性。
（二）除第十九條所列情形之外，一般只主送一個機關(包括向有關主管部門請求批准的“函”)；如需同時送其他機關，可以用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。
（三）除領導直接交辦的事項應當寫明緣由並通過辦公廳、辦公室、秘書處轉報外，不得直接送領導者個人。
（四）一般不得越級請示；因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關，並在文中寫明越級的理由。
（五）按規定應由主管部門審批或先行審核的請示事項，應當報送主管部門處理，不得越過主管部門直接向政府請示。
（六）受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
（七）要求批轉的請示，應當代擬批轉機關的通知稿。
第二十一條 “報告”中不得夾帶請示事項，不應出現“請批覆”、“請審批”等字樣。
第二十二條 經批准在報刊上全文發布的規章,應當視為正式公文依照執行。同時，由發文機關印製少量文本，供存檔備查。
第二十三條 凡是能通過當面協商、電話聯繫等方式解決的事務性問題，不必行文。對下級機關的請示事項，除按規定必須正式行文批覆的外，可採取抄告領導同志批示等方式予以答覆。
第二十四條 屬於部門職權範圍的事項，應當由部門自行發文或者由幾個部門聯合發文，不要報請政府批轉、轉發。一年一度需要重點布置的工作，無特殊情況，一般也應當由有關主管部門發文。須經政府審批的事項，經政府同意後，也可以由部門發文，文中可以註明已經政府同意。
公文辦理
第二十五條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、督查、立卷、歸檔、銷毀等程式；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、登記、繕印、校對、用印、傳送、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第二十六條 需要辦理的公文，文秘部門應當根據內容和性質，及時提出擬辦意見送本機關領導人審批或者者交有關部門辦理，內容涉及幾個部門或者地區的，應當確定一個主辦機關。緊急公文，應當提出辦理時限。
第二十七條 承辦單位接文後，應當抓緊辦理並及時答覆辦理結果，不得延誤、推諉。對不屬於本單位職權範圍或者不適宜由本單位辦理的公文，應當迅速退回交辦的文秘部門並說明理由。
第二十八條 凡涉及其他部門或者地區的問題，主辦機關應當主動與有關部門或者地區協商、會簽，有關部門或者地區應當積極協作配合。上報的公文,經過反覆協商,如有關部門或者地區意見仍不一致,應當向上級機關如實反映。部門或者地區之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,上級機關有權責令糾正或者撤銷。
第二十九條 上報的公文，應當符合上級機關規定的報送份數。如有附屬檔案，且附屬檔案篇幅較長、製作複雜，可適當減少附屬檔案的報送份數。
第三十條 要建立督查工作網路，健全督查工作制度，加大督查力度，提高督查質量。
督查的重點是：
（一）重要檔案的貫徹落實情況；
（二）重大決策、重要部署以及發展規劃等的貫徹實施情況；
(三)重要會議議定事項的執行情況；
（四）領導同志重要批示的貫徹落實情況；
（五）人大、政協關注以及市民關心的熱點問題。
對列入督查的事項，要按照職責分工確定承辦單位，提出具體辦理要求，並根據輕重緩急，做到緊急事項跟蹤督查，重要事項重點督查，一般事項定期督查。承辦單位對督查事項應按要求指定專人辦理，並在規定時限反饋有關情況。對確有特殊原因不能按期辦結的，要向交辦的文秘部門說明情況並提出進一步辦理的意見。
第三十一條 草擬公文要求做到：
（一）符合法律、法規、規章，黨和國家的方針、政策及本市的有關規定，所提措施和辦法切實可行。如提出新的政策性措施或者超出現行規定範圍的，應當加以說明。
（二）情況屬實，觀點明確，表述正確，層次清楚，前後照應，文字精煉，篇幅力求簡短。
（三）用字用詞準確、規範，標點妥貼，字跡清楚。使用簡稱應當前後一致，一般先用全稱，加以說明後再使用簡稱。
（四）人名、地名、單位名稱、數字、時間準確。除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，公文中的數字應當使用阿拉伯數碼。
（五）引文準確無誤，刪節得當，必要時註明出處。引用公文應當列出標題，並在標題之後用括註標明發文字號。
（六）根據公文內容和行文規則，準確把握髮文規格，正確使用文種。
（七）結構層次序數，第一層為“一、”,第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。
（八）使用國家法定計量單位。
一些政策性強、涉及面廣的重要公文在草擬過程中，要廣泛徵詢各方面的意見，組織有關部門和專家進行論證。
第三十二條 公文送領導人簽發之前，必須由文秘部門進行審核。審核的重點是：
（一）有無必要行文，發文規格是否恰當。
（二）是否符合公文的審批程式和行文規則；需要與有關部門或者地區協商、會簽的，是否經過協商、會簽。
（三）公文內容是否符合法律、法規、規章，黨和國家的方針、政策及本市的有關規定；與本機關過去發出且繼續生效的公文有無矛盾；是否具有可操作性。
（四）文種使用是否準確，公文格式是否規範。
（五）層次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否簡潔、通順、確切。
第三十三條 公文應當按簽發許可權送本機關領導人簽發。
（一）政策性強、涉及面廣的重要公文，包括重要的“請示”、“報告”，由正職領導人或者主持日常工作的副職領導人簽發。
（二）內容屬於副職領導人分管範圍的公文，可由副職領導人簽發；如同時涉及其他副職領導人分管範圍的，應當先送其他副職領導人審核或者會簽。
（三）屬於履行手續的公文和內容已經會議決定的公文，經授權，可由秘書長或者辦公廳、辦公室主任簽發。
第三十四條 審批公文，主批人應當簽署明確意見以及姓名、日期。其他審批人圈閱，應當視為同意。
第三十五條 草擬、修改和簽發、批辦公文，書寫工具和材料必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。
第三十六條 上報的公文如有下列情況，上級機關的文秘部門可退回呈報單位並提出處理意見：
（一）請示內容不符合法律、法規、規章，黨和國家的方針、政策及本市的有關規定，又不作必要說明的。
（二）不符合“黨政分開”原則的。
（三）無特殊情況越級請示或者越過主管部門直接向政府請示的。
（四）涉及其他部門或者地區的事項，未與這些部門或者地區充分協商，或雖經協商但仍不一致，未能如實反映的。
（五）請示事項可以在來文單位職權範圍內自行解決或者可以與其他部門、地區協商解決的。
（六）一文多事、多頭主送、不蓋公章和其他明顯違反《國家行政機關公文處理辦法》以及本細則有關規定的。
第三十七條 秘密公文，必須由機要通信部門或者指定的人員傳遞，並建立嚴格的簽收、登記制度。其中，絕密級公文一律由機要人員或者指定的專職人員負責簽收和管理。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置，但絕密級公文不得利用計算機傳輸。
上級機關的秘密公文，除絕密級和註明不準翻印的以外，經下一級機關領導人或者辦公廳、辦公室主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，密電不得明復，明電、密電不得混用。
第三十八條 各級文秘部門接收計算機電子公文後,作為正式公文先行辦理；收到正式公文後，應當將計算機電子公文辦理過程中產生的有關材料併入正式公文，繼續辦理或者歸檔。
公文立卷
第三十九條 公文辦理完畢，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時收集公文定稿、正本和會簽稿、重要修改稿等，保證有關材料的齊全、完整。
第四十條 公文立卷，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值分類整理，以便保管和利用。電報隨同檔案一起立卷。
歸檔和銷毀
第四十一條 聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存複製件。
第四十二條 公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製機關證明章，並視同正式檔案妥善保管。
第四十三條 案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期移交檔案部門歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第四十四條 沒有歸檔價值和存查價值的公文，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，並由兩人監銷，確保不丟失、不漏銷。
附則
第四十五條 本市政府規章方面的公文，依照《上海市人民政府規章制定程式的規定》處理。本市外事方面的公文，由有關部門根據本市實際，參照國家有關部門和本辦法的規定處理。
本市各企業、事業單位、人民團體有關公文的處理，可以參照執行本辦法。
第四十六條 本市行政機關計算機電子公文的具體處理辦法，另行制定。
第四十七條 本細則由上海市人民政府辦公廳負責解釋。
第四十八條 本細則自發布之日起施行。1987年12月15日上海市人民政府辦公廳發布的《上海市國家行政機關公文處理辦法實施細則》同時廢止。
