工作原理
ShareMail其實是一個能架設簡易郵件伺服器的軟體，其工作原理比較簡單，就是通過郵件地址的前綴來識別是哪個人的信箱。例如原來的公共郵件帳號為$#@60;**@163,net$#@62;，有3個內部用戶“Alex”，“Jack”與“Mary”，那么這三個信箱的名稱可以設定為"Alex"$#@60;**@163,net$#@62;、"Jack"$#@60;**@163,net$#@62;和"Mary"$#@60;**@163,net$#@62;。其網路結構如圖1。內部用戶向Internet發郵件時，郵件首先送到ShareMail，然後由ShareMail定時向Internet傳送郵件，同時從公共的信箱中收取郵件，再分發給內部用戶。
安裝卸載
ShareMail的安裝十分簡單，解壓縮後運行Setup.exe就可以了，ShareMail還提供了Uninstall程式進行卸載。ShareMail運行後會隱藏成一個圖示，放置在Windows系統列的右方。
設定信箱
設定ShareMail需要如下幾步：
1.設定公共信箱
使用滑鼠點擊系統列中ShareMail的圖示，可以看到主選單。選擇“OptionsSetting”，ShareMail會要求你輸入管理員的口令，初始口令為“password”。然後選擇“Mailbox”選項卡。先選中“Internet”，然後點擊滑鼠的右鍵，會彈出選單。選擇"AddPublic"，於是公共信箱的設定對話框會顯示在你面前。對於公共信箱你需要設定以下信息。
SMTP Server:設定公共信箱的SMTP伺服器地址，本例設定為163,net
POP3 Server:設定公共信箱的POP3伺服器地址，同樣為163,net。
POP3 UserName:設定公共信箱的帳號，本例為**。
Password:為公共信箱的口令。
EmailAddress:設定公共信箱的全稱，本例為**@163,net。
所有這些設定好後，選擇OK，你就會看到你添加的** @163,net
2.定義內部信箱
選中上一步設定好的公共信箱** @163,net，點擊滑鼠右鍵，在彈出的選單中選擇你要添加的內部信箱的類型。內部信箱有3種類型：普通(Normal)、別名(Alias)和廣播(Broadcast)。普通信箱需要設定信箱的名稱與初始的口令。可以設定自動回信功能。如果你需要設定別名信箱和廣播信箱，那么你應先定義普通信箱。
別名信箱非常有用，顧名思義別名就是為普通信箱起的另一個名稱。比如你可以為Alex起一個Sales的別名，那么以後所有傳送到Sales的郵件實際上都會送到Alex的信箱中，由Alex處理。如果以後Alex走了，那么你可以把Sales賦給Mary，交由Mary處理。在設定時你要輸入別名信箱的名稱，並給它選擇一個真正的信箱（普通信箱）。別名信箱不需要口令，因為它本身不存儲郵件，所有的郵件都放置到真正的信箱中了。
廣播信箱是為工作組設計與服務的。例如Alex與Mary屬於GSM項目組，那么我們可以建立一個廣播信箱，名稱定義為GSM，然後將Alex與Mary添加到該信箱的成員中。那么以後所有傳送到GSM信箱的郵件，Alex與Mary會各收到一份。廣播信箱也是不需要口令的，因為郵件存儲在它的成員的信箱中。
3.定義信箱的管理員
如果ShareMail不能識別是給誰的郵件，那它怎么辦？繼續以上面的設定為例，當收到的郵件是給"Mike"$#@60;**、@163,net$#@62;或者沒有指明給誰，如$#@60;**、@163,net$#、@62;時，ShareMail會把此類郵件全部送到管理員的信箱中，讓管理員來親自識別。設定管理員信箱的方法如下。選擇“Internet”，然後點擊滑鼠右鍵，選擇“Set”選單。此時會彈出一個對話框。通過該對話框選擇你管理員的信箱，並且可以關閉ShareMail的管理員口令。
其他參數
選擇“Schedule”選項卡設定ShareMail的聯網時間。可以設為每隔一段時間聯網，也可以由你指定具體的時間聯網。
選擇“Connection”選項卡設定ShareMail的聯網方式，這裡聯網方式是指與Internet的聯網方式是採用LAN還是採用Modem撥號聯網。在撥號聯網中你要設定撥號器的名稱、登錄時的口令與用戶名稱，以及告訴ShareMail在收發完郵件後是斷線還是保持線上。
選擇“Filter”選項卡設定郵件過濾與防止大郵件功能。
選擇“System” 選項卡設定可以設定以下內容:
1.通過代理伺服器訪問Internet，ShareMail支持SOCKS代理協定;
2.ShareMail的伺服器連線埠;
3.自動運行功能（在WIN95或WIN98下有效）;
4、日誌功能;
5.允許內部用戶更改內部信箱的口令。ShareMail允許用戶使用3128連線埠來更改口令。用戶需要在瀏覽器中輸入如下的地址“http://安裝ShareMail計算機的IP位址:3128/”，然後便可以通過瀏覽器改變自己內部信箱的口令（瀏覽器必須支持JAVA）。
郵件軟體
內部用戶的郵件軟體需要作適當的設定，才能從ShareMail收發郵件。本文以Outlook Express為例，其設定如圖3，其他的郵件軟體可以參照ShareMail的幫助檔案。這樣設定後，你就可以通過ShareMail向外部收發郵件了。
內部信箱
ShareMail可以識別二種郵件地址的格式——“"Alex"$#@60;**、 @163,net$#@62;”或者“Alex$#@60;** 、@163,net$#@62;”。但是不同的郵件軟體對地址的處理有所不同，例如使用OutLook Express發信，在TO中用鍵盤輸入“"Alex"$#@60;** @163,net$#@62;”，那么OutLook Express就會把你輸入的地址變為“"\"Alex\""$#@60;** 、@163,net$#@62;”，而出錯，不過Netscape3.0卻沒有問題。經過測試得到表1的結果。因此只要傳送郵件時注意一下地址的格式，ShareMail就可以識別。
其他特性
1.可以設定多個公共信箱，並且內部用戶間可以自動轉發郵件，不需要通過Internet。
2.可在WIN95/98下自動運行，還可以以NT的服務方式運行。
3.實現自動撥號，並且可以識別Modem是否已經聯網。如果聯網則不再撥號，而是利用該聯網的Modem進行數據傳送。
4.支持代理伺服器（WinProxy,WinGate等）。
5.支持CC功能，可以給多人同時發郵件。
6.ShareMail還提供一個只有幾十kB的郵件監測軟體，自動定時檢測是否有新的郵件到來，並且進行聲音提示。
