第二方框法是一種時間管理的方法。第二方框是指一些重要但並不緊急的事項,例如體育鍛鍊,對健康非常重要,但對於大多數人來說,並非需要緊急處理的事項。
第二方框方法的實施步驟
第二方框方法的實施是以價值、成果、貢獻為中心,以原則為指導,以周為單位組織安排個人的整個生活。
(1) 認同角色
寫下你的主要角色,指明你希望經常投入時間和精力的各個領域。
(2) 選擇目標
考慮在今後的七天裡每項角色中應取得的兩至三個重要的結果,即目標。這些短期目標與參照個人使命表確定的長期目標連線在一起。在選擇目標時,要進行自我更新“磨快鋸子”活動,包括
①身體方面:營養、鍛鍊、就醫等; ②智力方面:讀書、思考、寫作等;
③精神方面:價值深思、動機激發、娛樂休閒等; ④社會方面:服務、協作、交往等。
(3) 安排日程
心中帶著目標為目標在下一周中作出時間安排。
(4) 每日調整
每日計畫起調整每天的活動、安排活動的優先次序和應對未預料到的事項的積極作用。
第二方框方法的實施策略
(1)學會委託:是否有委託他人的能力是管理者和生產者兩種角色之間的主要區別。
①“聽差式委託”:通常是“去做這個,去做那個,做這,做那,做完後告訴我”。
②“管家式委託”:將焦點放在結果上,其必須先明確所求結果、指導方針、人力物力、責任歸屬、獎懲後果五個方面的內容,並予以支持。
(2)選擇忽略
選擇忽略一些不重要的事情,能使第三方框緊急而不重要的活動作有限反應,對第四方框活動時間投入相應減少,從而為第二方框的管理贏得時間。
(3)學會說“不”
學會對一些不重要的事情說“不”,以及對自己和他人說“不”。減少第三、四方框的時間精力投入,為實施第二方框方法贏得時間。
把注意力集中在維持、增進關係和取得成果上,即維持產出和生產能力的平衡。它是有效的自身管理的心臟。