軟體架構簡介
外貿軟體按技術架構來分又分為C/S和B/S兩種架構，其中C/S架構又分為2層C/S架構和3層C/S架構，2層C/S架構只適合在公司內部套用，不支持遠程辦公；B/S架構是通過瀏覽器訪問，所以用戶無須額外安裝客戶端，只需要使用平時上網使用的瀏覽器即可。
實際上，經過10多年的爭論，如今正逐步形成一種共識，也可以說是一種趨勢，那就是C/S逐步向B/S過渡.2010年前C/S架構是主流,而隨著技術的發展,B/S架構已取代C/S成為新的主流.國內外知名軟體廠商，2013年都在原先C/S產品的基礎上，推出B/S架構的產品，這也許充分證明了這個趨勢。
以上是從技術角度的進行分析，其實對於絕大部分用戶來說，基本都不懂技術，而另一方面，市場上同類軟體很多，表面看起來都差不多，這讓很多用戶都不知道到底怎么選擇？很多企業雖然花了很多錢，買了很多次軟體，但基本上每一次最後都成為擺設，究其原因，我們認為主要有2個方面：
1）決策者不懂軟體，購買時很容易被一些概念所誤導，比如有些軟體公司因為產品本身無法在公司以外的地方或IPAD、IPHONE等移動終端上面使用，就忽悠用戶說遠程使用不安全,容易中毒等等。
2）貪圖價格便宜，殊不知軟體價格與軟體的“易用性”和售後服務密切相關，所謂“易用性”是指軟體功能是否操作方便，軟體功能是否實用，“易用性”不太好的軟體，即使價格很便宜也不應該買，因為買了以後實際上是用不起來的，結果就是零，管理軟體買的是服務，因此買軟體時，儘可能不要從代理商那裡買，最好從軟體開發商的直屬銷售分公司或辦事處購買，這樣服務就有保障，出現問題也能及時回響，而代理商的售後服務相對來說不太好，這是利益使然。
軟體構成
自從2012年底外貿軟體主要分外貿客戶資源管理系統和外貿業務管理系統兩大部分，從市面上的外貿客戶資源管理系統看，其功能主要有：客戶管理、郵件管理、檔案管理、產品管理、訊息管理，一般而言，外貿客戶資源管理系統比較適合中小型並處於快速發展階段的外貿企業，這些用戶的主要特點是員工人數一般在20人以內，在業務流程管理上還沒有形成一個完整規範的分段式管理模式，這類用戶的重點還是在於客戶開發及如何獲取更多的訂單方面，因此如果用戶把外貿客戶資源管理系統和Office軟體結合起來使用的話，應該是比較實用的，而另外有些外貿企業，由於其產品的特殊性，其實一般也不適合使用外貿業務管理系統，除非花巨資定向開發，並且即使花巨資專門開發的系統最後也不一定實用，並且維護性也很差，因此，對於這類用戶（如石材行業、家具行業等），建議還是將外貿客戶資源管理系統和Office軟體結合起來使用比較合適；而外貿業務管理系統一般由報價管理、訂單管理、採購管理、出運管理、單證管理、核銷管理、財務管理、決策管理等基礎模組組成，一般適合那些已經形成完整規範的分段式管理體系的外貿企業，並且人數一般在20人以上，業務比較穩定，部門也比較齊全，一般由：業務部、採購部、儲運部、工程部、財務部、行政部組成，分工比較明確，這樣的用戶在實施好客戶資源管理系統的基礎上，可以繼續實施外貿業務管理系統，當然如果想實施好的話，投入是比較大的，但如果實施好了，肯定對企業的進一步長期發展是有利的，當然這時候選擇軟體應該更關注軟體的技術實力和售後服務，而不能只看表面的包裝了。
關於企業使用CRM還是業務管理，是要根據企業的實際情況來的：
一、對於小企業，沒有固定客戶的，自然需要管這方面，另外有固定客戶的，只需做做單證，也簡單；
二、對於中大型自營業務為主的公司，分工明確的，自然重點是業務管理、財務核算、財務業務一體化等等；
三、還有些做代理的綜合性外貿公司，關於代理費用的計算，資金利息、最終的結算等等，更多的關注後期的財務核算統計等等；
四、對於工貿一體型的企業，除了前面的客戶、業務，更多要關心後面的生產訂單流程，包括mrp、生產計畫、領料、繳庫、日報等等，還會涉及到bom等展開。
市面上的各個品牌的軟體都各有側重點，真正所有都做的非常好的公司真的不多，所以很多企業都在組合使用不同的系統。
軟體四大類
1、外貿客戶管理軟體
外貿客戶管理軟體，是以客戶關係為核心，以業務管理流轉為主線，將客戶關係管理與業務系統進行有機結合，從線索客戶的尋找，到意向客戶的跟進及產品開發，到銷售契約的跟蹤以至到客戶服務，形成一套對客戶挖掘及維護的綜合管理體系。
2、外貿業務管理軟體
外貿業務流程管理軟體，是將物資流、信息流、工作流和資金流貫穿在一起，解決從產品報價、契約、採購、入庫、出貨、應收應付帳款、貿易單證、盈虧分析及統計匯總等一系列業務流程，幫助外貿企業全面增強企業競爭力。其涵蓋了外貿業務中的各個方面，包括：產品管理、客戶管理、供應商管理、商機管理、報價管理、訂單管理、生產/採購庫存管理、樣單管理、財務管理等。
3、OA辦公管理系統
OA辦公管理系統，是建立一個統一、整合的辦公管理平台，規範員工的日常工作習慣、提高執行力。OA 辦公系統主要包括：人力資源管理平台、簽核流程管理平台、知識管理平台、有效溝通平台、行政辦公管理平台、信息發布管理平台、工作流表單引擎、目標管理平台和常用工具等。
4、外貿郵件管理軟體
外貿郵件管理軟體是將郵件統一處理和存儲，所有的郵件都通過系統收發有效解決郵件散落、流失、丟棄等浪費問題；將郵件與客戶等有機的結合，改善客戶信息分散，聯繫過程無記錄可查狀態，可方便的查詢到某個客戶的所有來往郵件記錄，方便領導層對郵件的監督和查詢。
